Die unternehmerische Bedeutung von E-Mail-Management

3,7 Milliarden E-Mail-Nutzer gibt es laut The Radicati Group 2017 weltweit. Das auf technologische Themen fokussierte Marktforschungsunternehmen geht außerdem davon aus, dass alleine pro Tag 269 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen werden. Viele davon dienen geschäftlichen Zwecken, da selbst die – auch im geschäftlichen Alltag – zunehmende Beliebtheit von Social-Media-Kommunikation und Kollaborationsplattformen die E-Mail-Kommunikation nicht wesentlich mindern.

Aus Unternehmenssicht sind E-Mails elektronische Unterlagen und unterliegen damit Vorschriften zur Archivierung, die sich aus GoBD, HGB, AO und TKG sowie weiteren Verordnungen wie branchen- oder länderspezifischen Vorschriften ergeben beziehungsweise ergeben können. Ein reines Back-up des E-Mail-Servers ist zwar IT-strategisch wichtig, um einen Totalausfall zu vermeiden, genügt aber bei weitem nicht, um die rechtlichen Anforderungen hinsichtlich Archivierung zu erfüllen. Trotzdem stellt Philip Weber, Managing Director von MailStore, klar: »Weder ersetzt ein Backup eine Archivierung noch ist eine E-Mail-Archivierung im Stande, klassische Backup-Aufgaben zu erfüllen. Ein Backup bleibt selbstverständlich wichtig, denn auch gesetzeskonforme Archive sollten gesichert werden.«

Aufbewahrungs- und Löschfristen für geschäftliche E-Mails

Das Einhalten der rechtlichen Vorgaben ist insbesondere mit Aufbewahrungs- und Löschfristen verbunden. Beispielsweise sind laut GoBD E-Mails mit Außenwirkung als Handelsbriefe einzustufen und gemäß § 238 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB) über einen Zeitraum von sechs Jahren zu archivieren. Steuerlich relevante E-Mails sind mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Ausgenommen davon sind E-Mails, die als Dateianhang eine Rechnung beinhalten, selbst aber keine aufbewahrungspflichtigen Informationen enthalten. Ansonsten werden E-Mails explizit als originär digitales  Dokument eingestuft und müssen entsprechend im Originalformat vorgehalten werden. Nicht nur die als Handels- oder Geschäftsbrief deklarierten empfangenen E-Mails, sondern auch Kopien der abgesandten E-Mails sind zurückzubehalten, wenn sie als Handelsbrief gesehen werden. Zu berücksichtigen ist auch, dass E-Mails als Träger von personenbezogenen Daten zu sehen sind, was auch die aktuell viel diskutierte EU-DSGVO tangiert.

Zudem sollten sich Unternehmensverantwortliche überlegen, wie sie die private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts regeln. Ist dies erlaubt, unterliegt das Unternehmen dem Fernmeldegeheimnis und kann beispielsweise Weiterleitungen erschweren. Daher sollte die private Nutzung entweder verboten oder eingeschränkt werden, indem private E-Mails als »privat« kenntlich gemacht werden. Unter Umständen gibt es beim E-Mail-Management auch ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn eine elektronische Archivierung im Einsatz ist, die das Leistungsverhalten der Mitarbeiter mit überwachen kann.

Koppelung von Geschäftsprozessen per E-Mail

Neben rechtlichen sprechen weitere Gründe wie technische für eine E-Mail-Archivierung, gerade wenn es  um die Entlastung des E-Mail-Servers oder die Auslagerung der Daten auf kostengünstigere Speichermedien geht. Immer mehr an Bedeutung gewinnt die Koppelung des E-Mail-Verkehrs an Geschäftsprozesse. Daher stehen laut Jörg Eckhard, Vertriebsleiter von DMSFACTORY, Verantwortliche vor der Entscheidung, »ob nicht gleich ein System für das E-Mail-Management-System eingeführt werden sollte, um über die reine Archivierung hinaus eine wertschöpfende Nutzung der E-Mail-Inhalte zu ermöglichen. Hier wären dann sinnvolle Verbindungen von E-Mails zu den zugehörigen Geschäftsvorfällen herzustellen. Und es müsste eine Einbettung in die unternehmensweiten Prozesse vorgenommen werden.«

Bei einer zielgerichteten Verarbeitung von E-Mails und der Verknüpfung mit Vorgängen lassen sich Prozesse wie Bestellvorgänge automatisieren und erhebliche Zeiten bei der Suche nach relevanten Daten einsparen.

Um als Unternehmensverantwortlicher rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und Vorteile aus dem E-Mail-Management zu generieren, empfehlen Experten die Journalarchivierung in Kombination mit Server- und Clientarchivierung. Die Journalarchivierung basiert auf der Journaling-Funktion des E-Mail Servers. Hierbei wird von jeder ein- und ausgehenden E-Mail eine Kopie erzeugt und in einem definierten Postfach gespeichert. Dieses Postfach wird dann von der E-Mail-Archivlösung nach einem Zeitplan archiviert. Werden E-Mails serverseitig gemanagt und archiviert lassen sie sich mittels aufgestellter Regeln in automatische Prozesse integrieren. Ebenso ist dies bei clientseitiger Archivierung möglich, wobei der Nutzer die Archivierung oder Weiterleitung veranlassen muss.

Zertifikat alleine genügt nicht

Um hinsichtlich rechtlicher Vorgaben zum Thema E-Mail-Archivierung als Unternehmer gerüstet zu sein, genügt es nicht, eine Lösung einzusetzen, die den Vorgaben entspricht. Dies gilt auch, wenn sie über ein entsprechendes Zertifikat zur Revisionssicherheit verfügt, das Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wie KPMG und Deloitte ausstellen. Wichtig ist, dass die Lösung auch gemäß den Vorgaben verwendet wird und dies vom Betrieb dokumentiert sowie für Externe nachvollziehbar ist.