»Auch nach fünf Sharepoint-Generationen erstaunliche Defizite«

Welche Verbesserungen erwarten Sie sich von »SharePoint Server 2016« – gerade im ECM-Bereich?

Rentergent: Microsoft gibt an, dass viel Aufwand in die Bereiche Benutzeroberflächen für mobile Benutzer mit Smartphones, Hybrid-Cloud-Infrastruktur und Compliance/Berichtswesen geflossen ist. Leider sind in der Roadmap keine direkten Verbesserungen der Content-Management-Funktionen erkennbar, die Sharepoint als Dokumentenmanagementsystem (DMS) attraktiver machen würde.

Wo sehen Sie noch Schwächen?

Rentergent: Aus Sicht eines potenziellen DMS-Anwenders, der Sharepoint mit anderen DMS-Lösungen vergleicht, gibt es auch nach fünf Sharepoint-Generationen immer noch erstaunliche Defizite. Ich kann hier beispielhaft nur einige nennen: Die Verwaltung von Dokumenten basiert immer noch auf Ablageort und dem Dateinamen. Damit wird das Verknüpfen von Dokumenten zu einer Herausforderung. Es wurde zwar mit einer Dokumenten-ID als Dokumentenattribut nachgebessert, doch muss dieses Feature zusätzlich konfiguriert werden und wirkt sich nicht auf die Links aus, die der Anwender in der Benutzeroberfläche sieht. Dort werden dann immer noch die Links mit Ablageort und dem Dateinamen angezeigt. Die Nutzung von Dateinamen bei der internen Dokumentenverwaltung bringt zusätzlich den Nachteil mit sich, dass Dateien mit Sonderzeichen erst mühsam umbenannt werden müssen, bevor sie in Dokumentenbibliotheken abgelegt werden können. Anwendungen mit Anforderungen für eine  elektronische Aktenverwaltung lassen sich mit Sharepoint nicht adressieren, da Aktenfunktionen und Werkzeuge zur Aktendefinition und Verwaltung fehlen. Elektronische Postkörbe mit einfachen Routingmöglichkeiten kann man ebenfalls nicht mit Sharepoint Bordmitteln implementieren. Wie bei den E-Akten muss man zusätzliche Drittanbieterprodukte erwerben. Bereits  mittelmäßig anspruchsvolle Workflowfunktionen zur flexiblen Erstellung und Verwaltung von Workflows für Freigaben oder Genehmigungsprozesse erfordern Third-Party-Produkte, weil die Workflow-Funktionen von Sharepoint sehr rudimentär ausfallen und schlecht zu pflegen sind. Weitere Punkte, die wir beim Sharepoint vermissen, die ein klassisches DMS deutlich besser adressiert, sind zum Beispiel einfach einzurichtende Attributsuche über die Metadaten der Dokumente, leicht anpassbare, kundenspezifische Erfassungs- und Suchmasken sowie die Berechtigungsverwaltung für Inhaltstypen/Dokumentenklassen unabhängig vom Ablageort.

Neben der On-Premise-Variante »Sharepoint Server 2016« pusht Microsoft stark die Cloud-Lösung »Office365« mit Sharepoint-Funktionalität. Wann würden Sie Unternehmen welche Variante empfehlen?

Rentergent: Für derzeitige Anwender bietet Microsoft eine Perspektive, Sharepoint noch einige Jahre nutzen zu können. Da kein einfacher Eins-zu-eins-Migrationspfad von Sharepoint On-Premises in die Microsoft-Cloud existiert, gibt es auch wegen fehlender Funktionalität von Sharepoint in der Cloud, kaum eine Alternative. Die von Microsoft propagierte Hybrid-Lösung für derzeitige Sharepoint-Anwender ist sicher nur in besonderen Kundensituationen zu empfehlen. Hierbei werden zwei Lösungsarchitekturen – die vorhandene »SharePoint-Farm« und das neue »Office 365« parallel betrieben und auf Anwendungsebene integriert. Das ist ein Szenario mit einer hohen Komplexität, da beide Seiten präzise geplant und aufeinander abgestimmt werden müssen. Die Integrationsunterstützung seitens Microsoft ist derzeit noch recht rudimentär und es wird dauerhaft zu höheren Aufwänden durch die getrennte und dann teilweise doppelte Datenhaltung kommen. Auch bei der Benutzerführung werden sichtbare Brüche bleiben, da Sharepoint aufgrund der Informationsstruktur (SiteCollection> WebSites>Bibliotheken>Ordner) sehr stark auf eine hierarchische Navigation ausgerichtet ist, während die neuen Werkzeuge von Microsoft zum Beispiel »Delve« im Standard intelligente, vernetzte Konzepte verwenden. Dieser hybride Ansatz ist ein pragmatischer Ansatz, um kurzfristig von beiden Produktlinien zu profitieren, aber kommt unserer Meinung nach nur für Unternehmen und Organisationen in Frage, die diese beträchtlichen Aufwände leisten und die damit verbundenen Kosten rechtfertigen können.

Wie hoch ist Ihrer Meinung nach die Akzeptanz für »Office365« in Verbindung mit Sharepoint im deutschsprachigen Raum?

Rentergent: Für viele KMUs mit Anforderungen an Collaboration mit einfachem Dokumenten-Management ist das ein attraktives Angebot.  Bisher war es für diese Zielgruppe verhältnismäßig aufwändig, eine eigene Serverfarm aufzubauen und den Sharepoint-Betrieb zu administrieren. Das wird durch eine »schlüsselfertige Infrastruktur« in der Cloud deutlich einfacher.

Schwierigkeiten bei Unterstützung der Sharepoint-Cloud-Variante

Viele ECM-Anbieter bieten Lösungen, die Sharepoint ergänzen. Funktionieren diese für Office365 ebenso wie für die Server-Variante?

Rentergent: Viele der traditionellen DMS- und Archivanbieter ermöglichen mit ihrer Lösung eine Speicherung von Dokumenten entsprechend regulatorischer oder gesetzlicher Vorgaben. Dabei werden Dokumente aus der Sharepoint-Datenbank auf andere Speichermedien ausgelagert. Hierbei wird oft der von Sharepoint unterstützte Remote BLOB Storage (RBS)-Dienst genutzt, der von der MS-SQL Datenbank bereitgestellt wird, um große binäre Objekte aus der Sharepoint Content-Datenbank auszulagern. Da RBS-Konzepte im Kontext von Office 365 nicht zur Verfügung stehen, ist dies für diese ECM-Anbieter ein massives Problem, ihre Lösungen sinnvoll zu positionieren. Aber auch bei den auf Sharepoint basierenden Anwendungen wie Vertragsverwaltung oder Projektmanagement sind grundlegende Umstellungen und Neuprogrammierung erforderlich, da sich die technologische Basis geändert hat. War eigener, »managed Code« in der »Sandbox« auf Ebene der Website-Collection bei Sharepoint On-Premises ein gängiger Weg, Anwendungen zu programmieren, so propagiert Microsoft bei Office 365 das App Modell. Sharepoint Online unterstützt die Entwicklung, Installation und Verwaltung von Apps. Dabei handelt es sich um eigenständige Anwendungen, die bestimmte Funktionen bereitstellen. Endbenutzer können Apps im »SharePoint Store« oder im App-Katalog ihrer Organisation herunterladen. ECM-Anbieter, die Web-Parts für die Integration von Sharepoint mit ihren Produkten entwickelt haben, können diese nicht mit Office 365 einzusetzen, da Webparts nicht weiter unterstützt werden.

Wenn häufige Software-Updates in der Cloud erfolgen, wie Microsoft es auch für Office365 macht und plant, ist es für Drittanbieter schwierig, Stabilität und Funktionalität nach solchen Updates zu gewährleisten. Wie schätzen Sie diesen Punkt für ECM-ergänzende Sharepoint-Produkte ein?

Rentergent: Generell wird eine tiefe Integration schwieriger. Zum einen stellt Microsoft nicht auf allen Ebenen Schnittstellen bereit. Die veröffentlichen Schnittstellen werden sich zusätzlich anders als bisher nicht nur mit festgelegten Releasezyklen ändern, sondern können nach Ankündigung einfach nach Bedarf zu beliebigen Zeitpunkten geändert werden. Das wird kleine Anbieter von Add-ons, die ihre Anwendungen aus Ressourcengründen nicht permanent pflegen und anpassen können, vor große Herausforderungen stellen.

Sharepoint-Upgrades bedeuten meist hohen Aufwand

In der Unternehmenspraxis sind viele alte Sharepoint-Versionen – auch noch Sharepoint 2007 und Sharepoint 2010 – im Einsatz. Wann raten Sie zu einem Upgrade?

Rentergent: Upgrades sind in den meisten Fällen aufwändig, weil es keine Werkzeuge für eine einfache 100-Prozent-Migration gibt. Es sind fast immer gründliche Planung und zusätzliche manuelle  Arbeitsschritte erforderlich.  Deshalb empfehlen wir ein Sharepoint-Upgrade nur dann, wenn konkreter Handlungsbedarf und Nutzen besteht: zum Beispiel weil die Plattform nicht mehr unterstützt wird oder dringend Funktionen der neuen SharePoint-Versionen benötigt werden.

Wie schwierig gestalten sich Upgrades aus Ihrer Sicht in der Praxis?

Rentergent: Der Aufwand wird meist unterschätzt, da häufig die im Laufe der Zeit vorgenommenen Erweiterungen und Änderungen der Sharepoint-Farm nicht vollständig überschaut werden. Doch genau die verursachen bei der Migration den größten Aufwand. So müssen kundenspezifische Anwendungen angepasst oder gar neu implementiert werden. Wir empfehlen bei einer Migration zunächst eine vollständige Bestandsaufnahme des alten Systems, um darauf basierend ein Konzept für eine Migration zu entwickeln. Im schlechtesten Fall liegen kaum aktuelle Dokumentationen der Sharepoint-Farm vor und die Programmierer der kundenspezifischen Erweiterungen und Anwendungen sind nicht mehr greifbar. Dann kann eine Migration leicht aufwändiger als eine Neuimplementierung sein.

Welche interessante Alternativen sehen Sie aktuell zu Sharepoint und wann würden Sie diese empfehlen?

Rentergent: Man muss aufpassen, dass man Äpfel nicht mit Birnen vergleicht. Alternativen zu Sharepoint decken eventuell einige Anforderungen besser ab, haben aber dafür in anderen Bereichen deutliche Nachteile gegenüber dem Microsoft-Produkt. So sind viele der klassischen DMS/Archiv-Produkte im Bereich Content Management deutlich besser geeignet, gängige Anforderungen abzudecken, haben aber in den derzeit stark im Fokus stehenden Collaboration-Disziplinen wie virtuelle Projekträume, Chat, Conferencing, Co-Editing, Aufgabenverwaltung, Terminverwaltung, Dateisynchronisierung, Blog, Wiki, Forum etc. meist wenig zu bieten. Daher betonen wir immer, dass es absolut erfolgskritisch ist, die Anforderungen zu Projektbeginn klar zu definieren und das Wesentliche vom Wünschenswerten abzugrenzen. Der Markt für Cloud-basierte Collaboration-Produkte in dem Microsoft Office 365 mit Sharepoint positioniert, ist in den letzten Jahren stark gewachsen und noch recht unübersichtlich. Die Messlatte für innovative Produkte ist hier immer noch Sharepoint in der Kombination mit den anderen Microsoft-Produkten wie »Lync« oder »Yammer«. Interessante Produkte, in diesem Umfeld sind zum Beispiel »Huddle«, »Igllo«,» Tibrr«, »Jive«, um nur einige zu nennen.