Die E-Mail ist und bleibt die dominierende Kommunikationsform in der Geschäftswelt. Sie stärker mit den Geschäftsprozessen zu verzahnen, lautet die wesentliche Aufgabe des E-Mail-Managements, das über die reine Archivierung hinaus ist. Dies fördert den Hybridansatz aus client- und serverseitigem E-Mail-Management, macht aber entsprechenden Cloud-Anbietern das Leben schwer.

E-Mails bergen einerseits ein großes Potenzial Geschäftsprozesse zu beschleunigen, andererseits auch eine hohe Komplexität. Sie gilt es mit Hilfe von E-Mail-Management-Lösungen zu bewältigen, die als Teildisziplin von DMS- und ECM-Lösungen gelten. Einige der Punkte, die bei der Auswahl und Umsetzung von E-Mail-Management-Lösungen zu beachten sind, haben wir hier zusammengefasst

Da die Kommunikation per E-Mail weiter zunimmt, empfiehlt Bernhard Zöller, Geschäftsführer des DMS-Beratungshauses Zöller & Partner, sie nicht in Unternehmen »wuchern« zu lassen. Er sieht weder in DE-Mail und E-Postbrief noch in Twitter und sozialen Netzen große Konkurrenz zur E-Mail als geschäftliches Kommunikationsmedium.

Für die Einbettung des E-Mail-Managements in den Unternehmenskontext sieht Manfred Forst, Geschäftsführer von Dmsfactory, noch erheblichen Aufholbedarf. Cloud-basierte Systeme seien hierzu nicht so gut geeignet. Zusätzlich stellt sich hier die Frage nach der Zugriffssicherheit und dem Schutz der Informationen.

In den Projekten des ECM-Anbieters Dvelop kommt nach Aussage von PR-Manager Thomas Malessa kaum eine ausschließliche Client- oder serverseitige Archivierung von E-Mails vor. Vor dem Hintergrund der aktuellen Sicherheitsdebatte bei Cloud-Lösungen stehen als Speichermedium derzeit Inhouse-Lösungen im Vordergrund.

Laut Dieter Woeste, Geschäftsführer des DMS-Systemhauses Alos, sind Kunden häufig überrascht, welche Komplexität sich hinter E-Mail-Management-Projekten verbergen kann. Allerdings geht es auch um komplexe Anforderungen, deren Umsetzung Abläufe verändern. Ziel ist beispielsweise eine ungeheure Flut an Nachrichten automatisiert in den Griff zu bekommen.

Ein Hybridbetrieb aus client- und serverbasiertem Lösungsansatz ist nach Meinung von Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer vom DMS-/ECM-Anbieter ELO, beim E-Mail-Management in jedem Fall zu empfehlen, da er hohe Flexibilität beschert. Unternehmen können die Vorteile aus beiden Welten nutzen: zur automatisierten Ablagelogik bei serverbasierter Archivierung ermöglicht die clientbasierte Ablage zusätzliche Freiheit.

Für Marc Paczian, Manager Solution Consulting DACH bei Opentext, stellt sich bei E-Mail-Management-Lösungen nicht nur die Frage, wie so genannte neue Medien integriert werden können, sondern auch »alte« Systeme wie ERP oder CRM. Denn nur eine komplette Sicht auf alle Informationen könne direkten Wettbewerbsvorteil bringen.