ECM und Content Services: Trends 2024

Rekord-Fachkräftemangel im IT-Bereich

Ob es wie mit ChatGPT 2024 wieder so ein umwälzendes Thema geben wird, dass das ablaufende Jahr so schnell wie kein anderes bisher auf den Kopf gestellt hat, bleibt fast zu bezweifeln. Doch unabhängig davon gibt es genügend spannende Entwicklungen, die es lohnt im Auge zu behalten. Zu den absehbaren Trends zählen beispielsweise die Auswirkungen des Fachkräftemangels auf die IT und die digitale Bearbeitung von Dokumenten. Laut jüngsten Zahlen des Branchenverbands Bitkom sind 149.000 Stellen im IT-Bereich in Deutschland nicht besetzt. Das sind noch einmal 12.000 mehr als 2022.

Entwicklung des IT-Fachkräftemangels (Bild: Bitkom)

Trotzdem müssen sich IT-Abteilungen weiterentwickeln, um den steigenden Unternehmensanforderungen gerecht werden zu können – und das mit dem gleichen oder sogar weniger Personal. »Im strategischen Fokus muss also stehen, möglichst viele Aufgaben auszulagern«, berichtet Dina Haack, Head of Marketing der xSuite Group. »Viele Unternehmen haben daher bereits die Infrastruktur – im Sinne von Hardware – ausgelagert und setzen auf IaaS und Private-Cloud-Szenarien. In Zukunft wird sich dieser Trend weiter fortsetzen. Unternehmen werden nach immer mehr Möglichkeiten suchen, Tätigkeiten auszulagern.« Damit kommen SaaS-Lösungen und die Public Cloud in den Fokus, denn hier übernehme der Anbieter einen großen Teil der Administrationsaufgaben.

SaaS im ECM-Bereich angekommen

Dass sich SaaS-Lösungen im ECM-Umfeld bereits großer Beliebtheit erfreuen, verdeutlichen die Geschäftszahlen verschiedener Anbieter wie DocuWare, M-Files und d.velop. »Das SaaS-Business ist angekommen. Wir haben fast nur noch Cloud-Nachfragen«, bestätigt Jens Büscher, Gründer und Geschäftsführer von Amagno. Dass sich Unternehmen zumindest die Cloud-Option offen halten, »um agil und flexibel zu werden und zu bleiben«, berichtet Heinz Wietfeld, Director bei Hyland. Schlagworte wie »Born in the cloud« oder »Cloud-readiness« seien gefragter denn je. Zum einen geht es darum, durch Cloudtechnologien agiler, innovativer, skalierbarer zu werden. Zum anderen stehen viele IT-Abteilungen aber auch vor der Herausforderung, aufgrund des Fachkräftemangels die steigenden Anforderungen gar nicht mehr komplett autark meistern zu können.

Dina Haack, Head of Marketing, xSuite Group (Bild: xSuite Group)

Zusammenfassend mein Haack: »Cloud First wird somit vom Wunsch zur Notwendigkeit.« Dass der Schritt in die Cloud, IT-Abteilungen tatsächlich in den Punkten Skalierbarkeit, Innovativität und Sicherheit entlasten kann, bestätigen viele Anwender, die ihn bereits gegangen sind. Diese Punkte sollten bei der Cloud-Entscheidung auch im Vordergrund stehen. Denn die Vorstellung, dass damit auch Kosten reduziert werden können – was Cloud-Anbieter oftmals ebenfalls als Argument heranziehen – stimmt nach Anwendererfahrungen in der Regel nicht.

SAP-Migration bindet Personal

Prekär könnte der IT-Fachkräftemangel gerade auch beim Thema SAP-Migration werden. SAP hat das Supportende für das noch häufig im Einsatz befindliche SAP ECC 6.0 auf Ende 2027 gelegt. Eine Migration zu SAP S/4HANA ist daher nötig. Laut verschiedenen Umfragen steht eine große Mehrheit der Anwenderunternehmen noch vor diesem Schritt. »Aktuell planen beispielsweise 58 Prozent unserer Kunden, zwischen 2024 und 2027 auf S/4HANA zu migrieren. Das lässt vermuten, dass in den nächsten Jahren der Bedarf an qualifizierten SAP-Beratern für Migrationsprojekte zusätzlich noch deutlich anziehen wird«, sagt Haack. Wie ECM-Tools bei ERP-Migrationen und -Aufgaben helfen können, haben wir unter anderem in unserem letzten Online-Special dargestellt.

Hype-Thema Künstliche Intelligenz

Natürlich wird die ECM- und Content-Services-Szene 2024 auch der Megatrend Künstliche Intelligenz (KI) beschäftigen. Einzug hat KI hier bereits gehalten. So gibt es gerade im Input-Management einige Produkte, die KI enthalten. Viele davon werden unter der neuen Bezeichnung »Intelligent Document Processing (IDP)« Plattformen geführt. Erst vor wenigen Tagen hat beispielsweise Hyland mit »Hyland Intelligent Document Processing (Hyland IDP)« eine KI-gestützte Technologie zur Dokumentenerfassung, -trennung und -klassifizierung sowie zur intelligenten Datenextraktion vorgestellt. Das neue Produkt soll Firmen dabei unterstützen, die Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit der Dokumentenverarbeitung zu verbessern. Dazu umfasst die Lösung KI-gestützte Prozessautomatisierung, intelligente Erfassung und Verarbeitung mit einer integrierten Online-Learning-Engine sowie eine skalierbare Low-Code-Plattform.

Doch die KI-Möglichkeiten im ECM-Umfeld sind damit noch längst nicht ausgeschöpft. Büscher zeigt auf, wohin die Reise seiner Meinung nach geht: »Durch den Einsatz der KI können die bislang oft kontextlosen Dokumente eines ECM eine neue Dimension in ihrer Auswertbarkeit erhalten, die niemals zuvor durch Papierablagen oder Volltextsuche erreichbar gewesen wären. Die Nutzung der Large Language Modells (LLM) sowie das tiefe Verständnis der Dokumentinhalte ermöglicht es, Vorgänge viel individueller und genauer für Anwender ohne Fachkenntnisse aufrufbar zu machen. Wir und andere Anbieter arbeiten hier an Lösungen.«

Heinz Wietfeld, Director bei Hyland (Bild: Hyland)

Künstliche Intelligenz kann helfen, die Analyse und Automatisierung von Daten und Dokumente zu verbessern. Laut Wietfeld haben viele Unternehmen das große Potential erkannt und werden sich in Zukunft immer stärker damit auseinandersetzen, wie sie die smarten neuen Tools für ihre eigenen Prozesse einsetzen können. »Sicherlich wird nächstes Jahr noch nicht jedes Unternehmen seine eigene KI entwickeln und trainieren. Mit niederschwelligeren Lösungen wie Robotic Process Automation (RPA), Intelligent Automation und anderen smarten Workflow-Tools lassen sich jedoch für viele Unternehmen bereits beeindruckende Automatisierungspotenziale nutzen und Prozesse beschleunigen.«

Wachstumschancengesetz als Technologie-Treiber

Auch das Wachstumschancengesetz kann die KI-Nutzung im Unternehmensumfeld vorantreiben, da für Themen wie dieses höhere Fördergelder bereitstehen. Sollte das Wachstumschancengesetz tatsächlich in der von der Regierung verabschiedeten Form kommen- was zumindest in Bezug auf E-Rechnungen zu erwarten ist – wird sich in diesem Bereich einiges ändern.

Laut dem Gesetzestext ist vorgesehen, ab 1. Januar 2025 den Empfang von E-Rechnungen für jedes Unternehmen vorzuschreiben. Der Versand von E-Rechnungen, die sich auf steuerbare und steuerpflichtige B2B-Rechnungen beziehen, soll grundsätzlich ebenfalls gelten. Jedoch existieren dabei Übergangsregelungen: So soll bis 1. Januar 2027 noch für alle Unternehmen erlaubt sein, sonstige Rechnungen zu versenden. Ab 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro-Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden. Ein Jahr später sind dann alle Unternehmen dazu verpflichtet.

Regelungen zu E-Rechnungen beinhaltet das Wachstumschancengesetz (Bild: A.Stadler)

Entsprechend der Norm EN16931 müssen E-Rechnungen ein strukturiertes elektronisches Format besitzen, elektronisch erstellt und elektronisch übermittelt werden sowie elektronisch verarbeitbar sein. Reine Rechnungen im PDF-Format erfüllen diese Vorgaben nicht und zählen wie Papierrechnungen laut Gesetzestext zu sonstigen Rechnungen, die ab 1. Januar 2028 nicht mehr erlaubt sind.

Dies bedeutet, dass sich Unternehmen auf E-Rechnungen einstellen müssen und entsprechende Lösungen gefragt sind. Daher prognostiziert Büscher: »Digitale Rechnungen werden der Themenschwerpunkt der ECM-Anbieter im Marketing und verstärken nochmals die Bemühungen der vollständigen Unterstützung der Formate ZUGFeRD und XRechnung.« Gleichzeitig werde die E-Rechnungsverpflichtung auch zu Umwälzungen in einem Anbietersegment führen. »Viele Technologien und Anbieter, die im B2B-Umfeld auf die Aufbereitung von analogen Rechnungen setzen, werden diese Kerndisziplin in den nächsten Jahren verlieren und müssen sich neue Schwerpunkte suchen. Dies kann zu einer Veränderung der Anbieterlandschaft, insbesondere für OCR fokussierte Technologieanbieter führen«, erläutert Büscher.

Änderungen in ECM-Anbieterlandschaft

Doch nicht nur dadurch wird sich die Anbieterlandschaft möglicherweise stärker verändern. Die Branchenexperten sehen hier weitere Entwicklungen voraus: Laut Büscher sei erkennbar, »dass momentan viele M&A-Firmen versuchen, durch Aufkauf von kleineren unabhängigen ECM-Anbietern ein anorganisches Wachstum anderer Anbieter zu erzeugen. Sie sichern sich damit wertvolle Marktanteile und erzielen eine höhere Unternehmensbewertung.« Dies geschehe nicht ohne Grund und kann dazu führen, dass selbst große ECM-Anbieter in den »Verkauf« gehen.

Auch Hyland-Director Wietfeld sieht den ECM-Markt im Umbruch: »Einfache und geringvolumige Archivierung wird mehr und mehr zum Standardangebot auch innerhalb von ERP-Lösungen oder als »abgespeckte« Lösungen seitens der Hyperscaler.« Seiner Meinung nach werden ECM-Anbieter, die sich auf den KMU-Markt konzentrieren, daher immer größere Schwierigkeiten haben, ihre Lösungen in Zukunft noch zu verkaufen.

Angesichts dieser vielen unterschiedlichen Umstände ist es für ECMGUIDE natürlich weiterhin überaus spannend zu beobachten, was sich 2024 tatsächlich abspielen wird. Kommt wieder ein neues ChatGPT, gibt es große Verschiebungen in der Anbieterlandschaft und welche innovativen Produkte und Services rollen den Markt auf? ECMGUIDE wird in jedem Fall darüber berichten!