IT-Trends, ECM-Lösungen und Entwicklungen im Personalwesen

Wer, wie in der Start-up-Szene gerade hip, keinen  Arbeitsplatz auf  Bali oder an adäquaten exotischen Plätzen bieten kann, muss zumindest andere Annehmlichkeiten bieten, um digitale Talente zu gewinnen. Klar ist, die digitale Transformation in den Unternehmen benötigt digitale Talente, sprich Mitarbeiter, die die Digitalisierung mittragen und vorantreiben. Doch gerade solche Talente und auch viele andere Fachkräfte sind rar. Gefragte Fachkräfte können sich ihren Arbeitgeber aussuchen und nicht umgekehrt. Teilweise richten entsprechend Qualifizierte schon persönliche Bewerberhomepages ein, wo sich Unternehmen bei ihnen bewerben können.

Wer da noch mit Bewerbungen auf seine Stellenangebote rechnen will, muss attraktiv sein. Eine Möglichkeit, eine positive Außenwirkung zu erzielen, bieten digitalisierte HR-Prozesse – etwa durch eine intuitiv bedienbare Bewerbungsplattform, dem Angebot von Online-Bewerbungen und automatisierte Abläufe, die für schnelle Reaktionszeiten sorgen. Matthias Kunisch, Geschäftsführer der forcont business technology, bestätigt, dass die Digitalisierung im HR-Bereich zunehmend als Aspekt des Employer Branding verstanden wird: »Junge Mitarbeiter verlangen eben ganz selbstverständlich nach einer zeitgemäßen Kommunikation. Es wirkt sich positiv auf das Image eines Unternehmens aus, wenn es in seinen HR-Prozessen und seiner Mitarbeiterkommunikation einen hohen Digitalisierungsgrad hat.«

Schließlich sind die Generationen Y und Z bereits mit Smartphone, Tablet und Social Media aufgewachsen. »Sie fühlen sich im Internet zu Hause, sind an schnelle Reaktionszeiten und eine persönliche Ansprache gewöhnt«, weiß auch Steffen Michel, Geschäftsführer des HR-Softwareunternehmen MHM HR.

HR-Softwarelösungen mit ihren Vor- und Nachteilen

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, hilft beispielsweise ein intelligentes Bewerbermanagement-System, das den kompletten Recruiting-Vorgang transparent abbildet, Bewerbungsunterlagen medienbruchfrei an die Fachabteilungen übermittelt und alle Prozessbeteiligten automatisiert an ausstehende Aufgaben erinnert. Durchlaufzeiten können sich so erheblich verkürzen. Vorteilhaft sind außerdem Schnittstellen zu externen Stellenbörsen oder Social-Media-Plattformen, sodass Kandidaten sich schnell und einfach zum Beispiel aus ihrem Xing-Profil heraus bewerben können.

Jedoch birgt die Automatisierung auch Fallstricke, falls nicht alle Details durchdacht sind. »Wenn Bewerber merken, dass sie automatisierte E-Mails von einer Maschine bekommen, wirkt das unpersönlich und hinterlässt einen negativen Eindruck. Auch bei den Filterfunktionen muss man aufpassen«, so Michel. »Wenn Kandidaten mit ungewöhnlichen Lebensläufen durchs Raster fallen, entgehen einem vielleicht vielversprechende Bewerber.«

Zugleich warnt Kunisch auch folgendes nicht zu vergessen: »Die demografische Entwicklung sorgt dafür, dass die Schere zwischen IT-affinen und IT-ablehnenden Mitarbeitern größer wird. Vor diesem Hintergrund wird es die Aufgabe der HR-Abteilung sein, alle Mitarbeiter sinnvoll zu betreuen.« Jedoch ergebe sich daraus auch eine Aufgabe für die Softwarehersteller selbst. »In Zukunft wird es immer wichtiger, dass wir den Zugang zur IT, zu unseren HR-Lösungen, so einfach, intuitiv und unterhaltsam wie möglich gestalten, etwa wenn es um Self-Service-Möglichkeiten für Mitarbeiter geht.«

Assmann Zeitarbeit setzt auf digitale Personalakte aus der Cloud

Unternehmensintern sorgen digitalisierte HR-Prozesse für effizientere Abläufe, Platzersparnis durch den Wegfall von Papierakten, schnellere Bearbeitungs- und Zugriffsmöglichkeiten sowie mehr Rechtssicherheit. Ursprünglich hatte der Personaldienstleister Assmann Zeitarbeit sämtliche Personalunterlagen der externen Mitarbeiter in Leitzordnern gesammelt: Arbeitsverträge, Tätigkeits- und Zeitnachweise, Prämienvereinbarungen, Urlaubs- und Krankmeldungen, Lohnformulare, Sozialversicherungsmeldungen und allgemeinen Schriftverkehr – die Personalakten langjähriger Mitarbeiter füllten oft mehrere Ordner. Wegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren bedeutete dies einen enormen Platzbedarf. Zudem war jeden Tag eine Mitarbeiterin rund vier Stunden mit der Ablage der Personaldokumente beschäftigt. Ebenfalls zeitraubend war die Suche der Disponenten nach bestimmten Unterlagen, etwa Qualifikationsnachweisen oder Prämienvereinbarungen.

»Wir wollten diese Papierflut beenden und deshalb eine digitale Lösung einführen«, sagt Thorsten Gold, Geschäftsführer der Assmann Zeitarbeit, der außerdem den Wunsch hatte, auch bei seinen Kundenbesuchen schnell auf Mitarbeiter-Informationen zugreifen zu können, ohne dafür Aktenstapel im Kofferraum transportieren zu müssen. Mit der Nutzung der digitalen Personalakte und des Dokumentenmanagementsystems DocuWare aus der Cloud ist dies seit Anfang 2017 per Tablet und Smartphone von unterwegs aus möglich. Dank der Suchmöglichkeiten durch die Volltextsuche können sich auch die Disponenten schnell einen umfassenden Überblick darüber verschaffen, was einzelne Mitarbeiter bieten. »Wir können unsere Kunden so viel schneller bedienen«, meint Gold zufrieden.

Digitalisierung hilft für Einhaltung von DSGVO und anderen rechtlichen Vorschriften

Neben dem digitalen Wandel in der Personal- aber auch in anderen Fachabteilungen, sind die gestiegenen rechtlichen Anforderungen im Umgang mit personenbezogenen Daten ein weiterer wichtiger Grund, weshalb HR-Abteilungen digital arbeiten sollten. »Egal ob es sich um Bewerberdaten handelt, die per Mail oder Post die Unternehmen erreichen, oder die Personalakte selbst – ohne eine digitale Lösung sind Auflagen wie Auskunftsfähigkeit und Löschanforderungen kaum zu gewährleisten«, berichtet Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office.

Die Anforderungen an den Datenschutz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten werden durch die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nochmals verschärft. Personalabteilungen sind besonders betroffen, da sie zukünftig deutlich mehr dokumentieren müssen: So ist sowohl die eindeutige Beschreibung von Prozessen notwendig, als auch der Nachweis, dass nur notwendige Daten verarbeitet werden. Ebenso dürfen nur berechtigte Personen Zugriff haben, was über ein Rechtekonzept realisierbar ist. Personenbezogene Daten müssen fristgerecht gelöscht werden und Bewerber sowie Mitarbeiter sind über die Verarbeitung ihrer Personaldaten zu informieren. Ein ECM-System kann diese Aufgaben lösen. Laut Mosbach stellt es die nötigen Mechanismen und Funktionalitäten bereit, um eine Compliance-konforme Datenhaltung zu realisieren.

HR-Lösungen sorgfältig auswählen

Trotz der vielen Vorteile, die eine Digitalisierung der Personalabteilung mit sich bringt, ist eine kritische Auseinandersetzung mit dem Thema empfehlenswert. »Der Einführung von digitalen HR-Lösungen sollte eine konkrete Kosten-Nutzen-Analyse vorangestellt sein. Aus der Innenperspektive von HR stellt sich die Frage, ob bei einem Kleinunternehmen die Kosten der Einführung einer elektronischen Personalakte nicht den Nutzen überschreiten«, meint Lutz Tilker, Partner des Executive-Search-Unternehmens Eric Salmon & Partners. Generell gebe es hinsichtlich der Unternehmensgröße aber keine Einschränkung für digitale Geschäftsmodelle. »Digitale Geschäftsmodelle lassen sich bekanntermaßen von einem Startup-Szenario bis zum Konzern skalieren. Gerade kleine Unternehmen tun sich in der Veränderung zu einer digitalen Kultur oft leichter«, ergänzt Tilker.

Prinzipiell sollten sich Unternehmen fragen, welche Personalprozesse automatisiert und digital aufbereitet werden sollen. Hat eine Personalabteilung sowohl die digitale Verwaltung aller mitarbeiterbezogenen Informationen, als auch den Einsatz von Workflows und eine Terminkontrolle zum Ziel? Dann macht laut Mosbach eine Lösung wie die digitale Personalakte Sinn: »Ist diese Entscheidung gefallen, ist eine Bestandsaufnahme wichtig: Sind bereits HR-Systeme im Einsatz? Dann sollte man bei der Wahl der Softwarelösung unbedingt darauf achten, dass diese einfach integriert werden können. Wenn dann noch die Stammdaten in die Personalakte automatisch übertragen und permanent aktualisiert werden, ist man bereits auf dem richtigen Weg.«

Ausblick auf technologische und allgemeine Entwicklung

Technologisch werden sich die HR-Softwarelösungen selbst künftig in den Bereichen fortentwickeln, die die gesamte IT derzeit beschäftigen: Cloud, Mobilität und Analytics beziehungsweise Künstliche Intelligenz (KI). Die zunehmende Mobilität und ortsunabhängige Nutzung erfordert, dass sich alle HR-Aufgaben plattform- und geräteunabhängig erledigen lassen. HR-Software muss daher ihr gesamtes Funktionsspektrum auf allen Plattformen anbieten.

Mit einer Analytics-Komponente können heute schon große Datenmengen in Sekundenschnelle ausgewertet und analysiert werden. Auf Knopfdruck werden Leistungskennzahlen wie Zielerreichung, Fluktuation oder Urlaubsbestand einer Abteilung ersichtlich. Mittels KI werden Lösungen aber auch in der Lage sein, unstrukturierte Daten aus Dokumenteninhalten zu erkennen, zu verstehen und auszuwerten. »So lässt sich etwa, wenn ein Bewerber auf eine ausgeschriebene Stelle passt, automatisch ein Vorschlag zur weiteren Kommunikation mit diesem Bewerber machen. KI könnte auch Muster in der Mitarbeiterentwicklung im Unternehmen erfassen und so prüfen, ob die Belegschaft den Erfordernissen des Marktes standhält beziehungsweise welcher Bedarf an Qualifizierungsmaßnahmen sich ableiten lässt«, ergänzt Kunisch.

Obgleich die Herausforderungen des digitalen Wandels hoch sind, besteht die Bereitschaft der Unternehmen sich diesen zu stellen. Gemäß einer Studie von Eric Salmon & Partners aus dem ersten Quartal 2017 zum Stand der Digitalisierung mit etwa 400 teilnehmenden Executives aus Europa und Asien haben über alle Branchen hinweg 95 Prozent der Unternehmen Digitalisierung als wichtigen Teil in ihre Unternehmensstrategie aufgenommen. Die Umsetzung hakt hauptsächlich an der limitierten Verfügbarkeit von Fach- und Führungskräften mit digitalem Know-how. Diese lässt sich zumindest zum Teil damit lösen, dass die Personalabteilung digital arbeitet und somit zum Wegbereiter der gesamten Digitalisierung wird.