Für E-Mail-Archivierung sprechen viele Gründe

Kontinuierlich steigende E-Mail- und Datenmengen setzen IT-Verantwortliche zunehmend unter Druck, die Sicherheit, Auffindbarkeit und ständige Verfügbarkeit dieser Daten zu garantieren. Hinzukommt, dass nahezu alle Unternehmen rechtlich dazu verpflichtet sind, E-Mails über mehrere Jahre hinweg zuverlässig und revisionssicher aufzubewahren, sowie jederzeit verfügbar zu halten. Die geltenden Gesetze und Vorschriften wie GoBD in Deutschland mit E-Mail-Servern, Groupware-Lösungen und Backup-Systemen zu erfüllen, ist je nach Markt und Branche komplex bis de facto unmöglich. Neben der Erfüllung von Compliance-Anforderungen, gibt es noch weitere Geschäftsvorgänge mit ähnlichem Anstrich. Kommt es beispielsweise zu einem Rechtsstreit, in dem E-Mails als Beweis eine Rolle spielen, oder etwa zu einer Geltendmachung von Betroffenenrechten nach der EU-DSGVO wie der Löschung von personenbezogenen Daten, müssen Verantwortliche jederzeit in der Lage sein, unter anderem den kompletten E-Mail-Bestand des Unternehmens effizient zu durchsuchen.

Um den Umgang mit den E-Mails zu vereinfachen, hat das auf Banken und Versicherungen spezialisierte Beratungsunternehmen Horn & Company »MailStore Server« von MailStore im Einsatz. »Neben der Abschaffung von Postfachbegrenzungen und der Entlastung des E-Mail-Servers begeistert uns die Möglichkeit, eine rechtskonforme Archivierung der E-Mails vornehmen zu können«, berichtet Sebastian Danisch, IT-Manager bei Horn & Company, der den Installations- und Einrichtungsaufwand im Rückblick als gering bewertet. Die Lösung biete sowohl für die IT als auch für die Anwenderinnen und Anwender Vorteile: Die IT entlastet mit Hilfe der Software die Mail-Server und den Client Cache, während Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell und gezielt E-Mails und Anhänge suchen und finden können.

Vorteile für die IT-Abteilung

Generell lassen sich durch Archivierungslösungen Storage-Anforderungen, Belastung der IT-Administratoren und Speicherbedarf beziehungsweise Arbeitslast des E-Mail-Servers durch die Auslagerung der E-Mails senken, da diese direkt nach der Archivierung vom Server gelöscht werden können. Dadurch werden auch Postfachbegrenzungen obsolet. Die Archivierung minimiert das Risiko, E-Mails unwiderruflich zu verlieren und reduziert die Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen. Wenn die Datenvolumina auf dem E-Mail-Server niedrig gehalten werden, wird weniger Zeit und Speicherkapazität für den Backup-Prozess benötigt – entsprechend schneller lässt sich zum Beispiel ein E-Mail-Server im Notfall durch ein Backup wiederherstellen. Zudem sind Administratoren in der Lage, dezentral gespeicherte E-Mails zusammenzuführen und einfacher zu sichern. Dadurch können Probleme durch dezentral verteilte und lokal auf den Rechnern der Anwendenden vorhandene PST-Dateien und E-Mails vermieden werden. Die Zusammenführung dezentral gesicherter E-Mails und die vollständige Archivierung aller E-Mails erleichtert der IT-Abteilung auch eine mögliche Migration auf eine andere E-Mail-Plattform, die beispielsweise aufgrund eines Anbieterwechsels erforderlich ist. Bietet die E-Mail-Archivierung für die Anwender eine Self-Service-Funktion zur Suche und Wiederherstellung, muss die IT nicht länger Zeit in die Wiederherstellung von E-Mails aus alten Backups investieren. Jeder Mitarbeiter ist bei Bedarf in der Lage, eigenständig auf sein Archiv zuzugreifen.

Vorteile für die Unternehmensführung

E-Mail-Archivierung kann auch dazu beitragen, rechtliche Anforderungen umzusetzen, wofür die Geschäftsführung eines Unternehmens Verantwortung trägt. Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden Bestimmungen zum Beispiel aus Paragraph 147 AO oder Paragraph 257 HGB verpflichten Unternehmen dazu, E-Mails mehrere Jahre vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Professionelle E-Mail-Archivierungslösungen sind dazu fähig und erleichtern darüber hinaus die Nutzung von E-Mails als Beweis in Gerichtsprozessen. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen Sanktionen und in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Konsequenzen geahndet werden. Außerdem passiert es immer wieder, dass Beschäftigte wichtige E-Mails löschen – sei es aus Versehen, Unwissenheit oder Absicht. Besonders kritisch sind Fälle, in denen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, ihr gesamtes Postfach löschen. Jedoch können über eine E-Mail-Archivierungslösung alle bestehenden sowie alle künftig ein- und ausgehenden E-Mails noch vor der Zustellung an den Anwender vollständig archiviert werden. Um sich unter anderem vor solchen Datenverlusten zu schützen, nutzen beispielsweise auch die Stadtwerke Kulmbach Mailstore Server für das E-Mail-Management. Thomas Müller, Abteilungsleiter IT der Stadtwerke Kulmbach, beschreibt die Vorgehensweise genauer: »Wir setzen sowohl Journalarchivierung als auch die Postfacharchivierung ein. Darüber hinaus nutzen wir die Aufbewahrungsrichtlinien, um beispielsweise Bewerbungen gemäß Datenschutzvorgaben automatisiert zu löschen.«

Im Büroalltag schätzen Anwenderinnen und Anwender die effektive und schnelle Suche sowie die Wiederherstellung von E-Mails aus dem Archiv, die sie selbständig ohne IT-Helpdesk bewerkstelligen können. Dieser Zugriff kann auch – meistens browserbasiert – von mobilen Geräten aus erfolgen, wenn die Lösung entsprechend konfiguriert ist. Generell vermeiden Unternehmen durch den Einsatz Postfachbegrenzungen, Performance-Probleme mit dem Mail-Client und korrupte PST-Dateien.

Erfüllung der DSGVO

Gemäß der DSGVO ist es zum Teil ebenfalls erforderlich, Informationen aus E-Mail-Systemen zu löschen beziehungsweise herauszugeben, wobei E-Mail-Archivierungs-Tools helfen können. Um beispielsweise nach Artikel 15 der DSGVO das Auskunftsrecht gegenüber Dritten zu erfüllen, lassen sich alle E-Mails und Dateianhänge – zum Beispiel zu einzelnen Kunden oder Mitarbeitern – durch eine leistungsfähige Suchfunktion schnell finden und exportieren. Schließlich haben natürliche Personen das Recht, personenbezogene Daten, die sie betreffen, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und im Unternehmen löschen zu lassen. Verarbeitet ein Unternehmen personenbezogene Daten, muss hierfür eine Rechtsgrundlage gemäß DSGVO vorliegen. Soweit man sich auf eine Einwilligung beruft, besteht die Möglichkeit der Betroffenen, diese Einwilligung zu widerrufen. Eine E-Mail-Archivierungssoftware wie Mailstore Server kann per E-Mail erteilte Einwilligungen und Widerrufe in einem vorgelagerten System zum Beispiel einem Online-Shop oder einem E-Mail-Marketing-System erfassen. Daraus resultierende Transaktions-Mails, beispielsweise Opt-ins von E-Mail-Marketing- oder Lead-Management-Systemen, finden sich im E-Mail-Archiv wieder.

Auswahlkriterien für E-Mail-Archivierungssoftware

Bei der Auswahl einer E-Mail-Archivierungssoftware sollten neben unternehmensspezifischen Interessen generell alle juristischen, wirtschaftlichen und technischen Anforderungen berücksichtigt werden. In folgenden Punkten sind die wichtigsten Kriterien zusammengefasst:

• Flexibles Speichermanagement: Setzt die Archivierungssoftware auf De-Duplizierung und Komprimierung, kann dies die Storage-Anforderungen verringern und dazu beitragen, den Speicherbedarf um bis zu 70 Prozent zu reduzieren. Flexibles Speichermanagement ermöglicht zudem, dass nur aktuelle E-Mails auf schnellen Speichermedien abgelegt werden. Ältere, weniger häufig aufgerufene E-Mails archivieren gute Systeme auf kostengünstigerem Speicherplatz.
• Einfache Installation und unkomplizierter Betrieb: Das Einsparen von Zeit und Kosten lässt sich zusätzlich erhöhen, wenn alle erforderlichen Komponenten, wie Datenbanksysteme bereits integriert sind.
• Archivierung existierender E-Mails: Bereits vorhandene E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Mailboxes und Dateien sollten sich problemlos in einer neuen Archivierungssoftware archivieren lassen.
• Nutzerfreundlichkeit: Anwenderinnen und Anwender sollten wie gewohnt mit Microsoft Outlook, per Browser oder mobil über Tablets und Smartphones ihre archivierten E-Mails bearbeiten können.
• Self-Service für die Anwenderinnen und Anwender: Um die IT-Abteilung zu entlasten, empfiehlt es sich, dass Nutzerinnen und Nutzer eigenständig auf ihren E-Mail-Bestand zugreifen und produktiv mit dem Archiv arbeiten können.
• Flexibilität: Die Archivierungssoftware sollte alle gängigen E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden unterstützen. Hilfreich ist zudem, wenn sich individuelle Anwendungsszenarien über eine integrierte API umsetzen lassen.
• Fit for Purpose: Das Archivierungs-Tool muss zur Größe und den Anforderungen des Unternehmens passen. Kleine und mittelständische Unternehmen brauchen beispielsweise eher selten große Enterprise-Lösungen, sondern Software, deren Funktionsumfang sowie Anschaffungs- und Betriebskosten auf ihre Größe zugeschnitten sind.