So geht’s: Das erste Mal eine XRechnung erstellen
Die XRechnung wird in immer mehr Bundesländern Pflicht. Damit sind auch immer mehr kleine Firmen und Selbständige davon betroffen. ECMGUIDE zeigt, wie es geht.
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XRechnung ist der von Behörden genutzte elektronische Rechnungsstandard (Bild: A.Stadler)
XRechnung wird immer häufiger Pflicht
Die E-Rechnungsverordnung beziehungsweise das E-Rechnungsgesetz schreiben für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber den Standard XRechnung vor. Der Haken: XML ist für Software gut lesbar, für Menschen jedoch nicht. Auch deshalb haben viele Verwaltungen die Einführung lange hinausgezögert und ist die Möglichkeit auch bei Rechnungsstelllern nicht besonders beliebt. Da die XRechnung nur möglich, aber nicht Pflicht war, haben sie als Digitalisierung PDF-Dateien per E-Mail versandt. Das schien gerade Rechnungsstellern, die nur gelegentlich in die Verlegenheit kamen, die einfachste Lösung zu sein.
Damit ist jedoch in immer mehr Bundesländern Schluss. Seit 1. April 2023 beispielsweise ist die XRechnung auch in Mecklenburg-Vorpommern Pflicht. Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg und das Saarland hatten den Schritt bereits vorher vollzogen. Wenn man bedenkt, dass die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die öffentliche Auftraggeber EU-weit auf ein elektronisches Rechnungsverfahren und die Abschaffung von Papierprozessen verpflichtet, bereits am 16. April 2014 erlassen wurde, haben sich aber auch diese Länder reichlich Zeit gelassen.
Ein Grund dafür ist, dass mit der Norm EN 16931 zwar ein Datenmodell für elektronische Rechnungen und die elektronische Weiterbearbeitung festgelegt wurde, die Norm aber keine speziellen Formate, Übertragungswege und zu verwendende Systeme und Technologien definiert. Die waren Sache der EU-Mitgliedsstaaten. Das führte gerade aus Sicht von größeren Unternehmen, die mit Behörden in mehreren Ländern arbeiten, zu einem echten Chaos bei der E-Rechnung. Aus Sicht von größeren Firmen war die Lage aufgrund der Vielzahl der Akteure und deren unterschiedlichen Vorstellungen trotz erheblichen Fortschritten auch 2023 noch unbefriedigend.
ZUGFeRD und XRechnung
In Deutschland sorgten bei den Anwendern auch für Verwirrung, dass mit ZUGFeRD ein weiteres Format gängig ist. ZUGFeRD erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer Datei (zum Beispiel als PDF) zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte wie Texterkennung automatisch auszulesen und verarbeiten zu können. Zwar wird auch ZUGPFeRD 2.0 den Anforderungen der XRechnung gerecht, aber XRechnung hat sich als neuer Standard etabliert und ist gerade dann, wenn nur gelegentlich Rechnungen an Behörden gehen, die einfachere und bessere Wahl.
Das Rechnungsformat XRechnung erlaubt mit dem darin beschriebenen, XML-basierten semantischen Datenmodell ebenfalls das automatische Auslesen von Rechnungsdaten, zusätzlich aber auch die elektronische Weiterverarbeitung von Rechnungen ohne Medienbruch. Die XRechnung ermöglicht also, dass sowohl im leistenden Unternehmen wie auch beim Rechnungsempfänger der gesamte Prozess digital und papierlos ablaufen kann.
Vorteil für den Rechnungsteller: Da Behörden XRechnungen ohne den oft tagelangen Umweg über die Post erhalten und automatisiert verarbeiten, erfolgt die Zahlung in der Regel schneller. Die rasche Abwicklung verbessert die Liquidität der Rechnungssteller.
XRechnung verlangen nicht nur Bund, Länder und Kommunen, sondern auch die Bundeswehr, die Deutsche Bahn und Universitäten. Dadurch stehen immer häufiger auch kleine Firmen oder Selbständige vor der Aufgabe, eine XRechnung zu verschicken – und fragen sich, wie das geht.
Buchhaltungssoftware ist unerlässlich
Die gute Nachricht: Es ist einfacher, als man denken könnte, wenn man an die langen Diskussionen im Vorfeld zurückdenkt. Die weniger gute Nachricht: Ohne Buchhaltungssoftware geht es eigentlich nicht. Solch eine Software ist aber mittelfristig ohnehin sinnvoll. Schließlich gibt es europaweit Bemühungen, die E-Invoicing-Pflicht einzuführen – nicht nur im Geschäft mit Behörden, sondern auch für Unternehmen untereinander.
Der Bitkom hat im Sommer 2023 Zahlen vorgelegt, wonach in Deutschland inzwischen die Hälfte der Unternehmen E-Rechnungsstandards wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung nutzen. Während es bei großen Unternehmen ab 500 Beschäftigten bereits 96 Prozent sind, sind es bei kleineren (20 bis 99 Beschäftigte) erst 52 Prozent. Gerade kleine Unternehmen haben also Nachholbedarf.
Was man für eine XRechnung wissen muss
Für eine XRechnung brauchen Rechnungssteller zusätzlich zu den Angaben, die sie auch bisher schon für eine Rechnung benötigen – etwa der Bankverbindung des Rechnungsstellers – die Leitweg-ID. Beide Informationen bekommen sie von der Behörde, der sie die Rechnung stellen. Außerdem müssen die E-Mailadresse des Rechnungsstellers sowie die Zahlungsbedingung oder das Fälligkeitsdatum der Rechnung angegeben werden.
Geht die Rechnung auf eine Beauftragung zurück, muss in der übermittelten Rechnung zudem die Bestellnummer und eine Lieferantennummer angegeben werden. Lediglich die Leitweg-ID ist dabei wirklich neu. Sie ist unbedingt erforderlich, wenn die Rechnung in einem Portal hochgeladen werden muss (etwa OZG-RE oder ZRE). Wie der Upload erfolgt, erklärt das Bundesinnenministerium in eigenen, kurzen Video-Tutorials (hier für OZG-RE und hier für ZRE).
Die Leitweg-ID setzt sich aus drei Zahlenblöcken zusammen: Grobadressierung (2 bis 12 Stellen), Feinadressierung(bis zu 30 Stellen) und Prüfziffern (2 Stellen). Am Anfang der Grobadressierung wird – ähnlich bei den Telefonvorwahlen im Festnetz – das Bundesland identifiziert. Dabei steht 01 zum Beispiel für Schleswig-Holstein, 06 für Hessen und 11 für Berlin. Wer sich intensiver damit beschäftigen will, findet die Formatspezifikation hier als PDF. In der Regel ist das aber nicht erforderlich, da sie wie gesagt vom Rechnungsempfänger mitgeteilt wird.
Auswahl geeigneter Buchhaltungsprogramme für KMU, Selbständige und Freiberufler
Sobald diese Informationen vorliegen, lässt sich mit den gängigen Buchhaltungsprogrammen dann auch eine XRechnung erstellen. Bei Fastbill zum Beispiel wird seit einiger Zeit neben dem PDF auch immer eine XRechnung erstellt, wenn in der Rechnung eine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist. Die Leitweg-ID wird in einem gesonderten Eingabefeld eingetragen.
Auch in Lexoffice ist das Erstellen einer XRechnung für Nutzer sehr einfach. Hier reichen fünf Klicks. Im Belegeditor lassen sich dann einmalige Änderungen vornehmen, zum Beispiel, um für einen Kontakt vorübergehend eine andere Leitweg-ID zu verwenden. Ebenso lässt sich pro Beleg eine Bestellnummer hinterlegen. Rechnungsersteller erhalten zudem zum Abschluss eine PDF-Vorschau der Rechnung.
Auch Billomat erstellt zu jeder XRechnung ein PDF, das Menschen leicht lesen und prüfen können. Sumup (früher Debitoor) bietet noch keine Funktion, um XRechnungen erstellen zu können. Easybill ermöglicht es, eine auf gewöhnlichem Wege in der cloudbasierten Rechnungs-Software erstellte Rechnungen mit wenigen Klicks in eine XRechnung umzuwandeln und die Software WISO MeinBüro ermöglicht es, sowohl ZUGFeRD- als auch XRechnungen zu erstellen und später in dem Programm wieder als PDF-Dokumente anzusehen.
About the Author: Peter Marwan
