E-Mail-Archivierung: GoBD und andere Compliance-Vorschriften
Seit Beginn des Jahres quält GoBD viele Unternehmensverantwortliche. Hinsichtlich der Archivierung von E-Mails hat GoBD ebenfalls Relevanz genauso wie datenschutzrechtliche Bestimmungen. Bei personenbezogenen Daten in E-Mails und privaten E-Mails über den Firmen-Account ist ebenfalls Einiges zu beachten.
»Nicht das x-te separate Tool für die E-Mail-Archivierung«
Jörg Eckhard, Vertriebsleiter von Dmsfactory, empfiehlt immer die E-Mail- Archivierung unter Nutzung eines bestehenden oder neu anzuschaffenden Enterprise-Content-Management-Systems zu realisieren. Im Interview mit ECMguide.de berichtet er, dass man damit eine zentrale und zukunftsfähige Plattform für jeglichen digitalen Dialog schaffe, der sich den ändernden Anforderungen anpassen werde.
Interview mit Abbyy über E-Mail- und Input-Management
Nicht nur mit dem Management der E-Mails, sondern mit dem gesamten Posteingang ist Abbyy beschäftigt. Im unstrukturierten Inhalt von E-Mails sieht Markus Pichler, Director Business Unit Solutions von Abbyy, sehr große Anforderungen an das Input-Management. Das Ziel bestehe, wie er im ECMguide.de-Interview äußert, in der Digitalisierung geschäftsrelevanter Daten, die in der Praxis noch nicht so weit sei wie man denke.
»IBM Verse ist für das digitale und mobile Zeitalter gebaut«
Mit Notes im Gepäck war IBM bislang nicht als Trendsetter in der Oberflächengestaltung von E-Mail-Clients bekannt. Nun hat es IBM mit Verse doch geschafft, ein modern wirkendes E-Mail-Frontend für Business-Anwender zu kreieren. Wie Verse generell und im Zusammenspiel mit E-Mail-Management und –Archivierung funktioniert, berichtet Stefan Pfeiffer, zuständig für Marketing Social & Workforce bei IBM, im ECMguide.de-Interview.
»Mit einer reinen Archivierung ist es nicht getan«
Mit einer reinen E-Mail-Archivierung ist es laut Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office nicht getan. Im ECMguide.de-Interview erklärt er, dass archivierte E-Mails immer einen Bezug zu einem Geschäftsprozess haben, der eine Verknüpfung erfordert. Hierzu seien zahlreiche klassische E-Mail-Archivsysteme nicht in der Lage.
Überblick: Was den Reiz elektronischer Akten ausmacht
Elektronische Akten zählen zu den Top-Themen im ECM-Bereich. Sie bieten ein hohes Nutzungspotenzial und sind oft die Einstiegsprojekte, um ECM-Systeme einzuführen. Das E-Government-Gesetz sowie Trends wie mobile Zugriffsmöglichkeiten und Collaboration befeuern das Thema ebenfalls.
Fachabteilungen initiieren selbst E-Aktenlösungen
Insbesondere für Fachabteilungen eignen sich elektronische Aktenlösungen, um in bestimmten Themengebieten angepasste Geschäftsprozesse mit Dokumentenworkflows zu verbinden. Wie bei der Haftpflichtkasse Darmstadt und der Eckes-Granini-Group entscheidet nicht mehr die zentrale IT-Abteilung, sondern die Fachabteilung selbst, welche Software zum Einsatz kommt.
Interview mit Materna über E-Akten in Behörden
Ein Schwerpunkt des IT-Dienstleistungsunternehmens Materna liegt in der Beratung und Einführung von IT-Lösungen in der öffentlichen Verwaltung. Die Umsetzung des E-Government-Gesetzes mit Einführung elektronischer Akten ist dabei ein wichtiges Thema. ECMguide.de führte hierzu mit Olav Neveling, Vice President Sales von Materna, ein Interview.
Für die Teamarbeit sind starre E-Akten teils hinderlich
Überall dort, wo Dokumente als Grundlage für Entscheidungen und Aktionen dienen, sieht Carsten Hunfeld, Sales Manager von Alfresco, eine gesteigerte Nachfrage nach E-Akten. Im Interview mit ECMguide.de erklärt er ebenfalls, dass starre E-Akten-Strukturen für die Zusammenarbeit in Projekten, Teams oder Abteilungen hinderlich sein können.
ELO-Chef im Interview: Digitale Agenda als Motor für E-Akte
Die Digitale Agenda der Bundesregierung ist laut Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office, einer der Haupttreiber von elektronischen Akten. Schnellere Auskunft für den Bürger und schnellere Bearbeitung von Anträgen sind das Ziel, das sich mit E-Akten erreichen lässt, wie der ELO-Chef im ECMguide.de-Interview darlegt.