DMS-Lösungen bieten Basis für Revisions- und Rechtssicherheit
Welche Unterlagen sind wie lange und in welcher Art aufzubewahren? Diese Frage treibt viele Selbstständige und Kleinbetriebe um, gerade wenn Dokumente in digitaler Form vorliegen. Daher sind wesentliche Bestimmungen und Vorschriften zur Revisionssicherheit hier ebenso zusammengefasst wie deren Umsetzung mit Dokumentenmanagement-Systemen.
Überblick über digitale Archivierung mit ECM-Systemen
Dass viele Unternehmen beim Thema digitale Archivierung nicht gründlich genug vorgehen, liegt wohl auch am Dickicht vorhandener Vorschriften. Die wichtigsten regulatorischen Anforderungen ergeben sich in Deutschland aus GoBD und DSGVO während in Österreich und der Schweiz ähnliches gilt. Vieles lässt sich mit ECM-Systemen abdecken.
Interview mit ECM-Profi Bernhard Zöller zu GoBD und DSGVO
Nachdem ECM-Experte Bernhard Zöller die Änderungen der neuen GoBD auf ECMguide ausführlich in einem Artikel dargelegt hat, besprachen wir mit ihm die Auswirkungen auf Unternehmen. Außerdem berichtet er im Interview über den Umgang mit der DSGVO, die Unterstützung durch ECM-Systeme und typische Fehler bei der digitalen Archivierung.
Bitkom verbindet Umfrageergebnisse mit Kritik an DSGVO
Laut einer Befragung des Branchenverbands Bitkom nutzt fast jedes zweite Unternehmen für die Umsetzung der DSGVO spezielle Softwaretools. Da der Aufwand zur Erfüllung der DSGVO vor allem für kleine und mittlere Unternehmen recht hoch ist, fordert der Bitkom unter anderem eine risikoorientierte Abstufung der Pflichten.
Econet sorgt für rechtskonforme Gestaltung von Dateisystemen
Ergänzend oder alternativ zu ECM- und DMS-Systemen bietet die Reporting-as-a-Service-Lösung »econet Reporter« Transparenz über unternehmenssensible Berechtigungsinformationen in gewachsenen Strukturen wie Dateisystemen. Für die Verwaltung von Dateisystemen und Microsoft SharePoint gibt es dazu ebenfalls neu »econet DAG«.
Erste Einblicke in die Version 12 der ELO ECM Suite
Der ECM-Hersteller ELO Digital Office hat erste Einblicke in die Version 12 der ECM Suite gegeben, die ab 31. Mai verfügbar sein soll. Sie enthält einen neuen Desktop Client und einige Optimierungen in den Bereichen Datensicherheit, Integration und Zusammenarbeit.
»Adress-Studie 2018«: Adressdaten-Qualität bei Unternehmen sinkt
Laut der »Adress-Studie 2018« von Deutsche Post Direkt sind im Durchschnitt 16,4 Prozent der Kundenadressen von Unternehmen veraltet oder falsch – 2,2 Prozentpunkte mehr als vor drei Jahren. Besonders schlecht ist die Adress-Qualität im öffentlichen Bereich, bei Verlagen und im Einzelhandel.
Pünktlich alle zwei Jahre: Neues Major Release von »ecoDMS«
Nach 2016 erscheint nun das neue Major Release »ecoDMS 18« vom gleichnamigen Hersteller. Für 20 Euro mehr als bisher enthält es unter anderem einen neuen Webclient mit Responsive Design, ein integriertes DSGVO- und GoBD-konformes Löschkonzept und PDF-Annotationen.
id-netsolutions kauft h&p Consulting für Verfahrensdokumentation
id-netsolutions hat den Spezialist für Verfahrensdokumentation h&p Consulting übernommen. Hauptbeweggrund für die Übernahme war die Softwarelösung »Compliance Document Editor (CDE)« zur Verfahrensdokumentation, welche unter anderem Richtlinien wie GoBD und DSGVO vorschreiben.
Abmahnungen durch DSGVO? Wenn ja, was tun?
Viele Unternehmen fürchteten nach Ablauf der Umsetzungsfrist für die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor allem Abmahnungen. Marit Hansen, Landesdatenschutzbeauftragte von Schleswig-Holstein, und Christopher Kunke, Rechtsanwalt und Referent für Datenschutz bei der TÜV NORD Akademie, erläutern, in welchem Maß diese eingetreten sind und wie damit umzugehen ist.