Interview mit Optimal Systems: »Dokumente sind nichts für Cloud«

Die von Project Consult organisierte »Records Management Konferenz 2014« steht bevor (25. November 2014 in Frankfurt). Eine wichtige Veranstaltung, um einen exzellenten Überblick zu Records-Management zu erhalten. Über den Stand der Thematik sprach ECMguide.de mit Dr. Martin Bartonitz, Senior Produktmanager beim ECM-Softwarehaus Optimal Systems.

  Sie nehmen an der »Records Management Konferenz 2014« teil. Wie sehen Sie als deutscher Anbieter das Thema Records-Management in Deutschland?

Dr. Bartonitz: In Deutschland wird das Thema Records-Management mit der elektronischen Akten- bzw. Schriftgutverwaltung zum größten Teil abgedeckt.

  Welche Ihrer Lösungen platzieren Sie denn als Records-Management-Systeme?

Dr. Bartonitz: Unsere neue ECM-Version »enaio«.

  Wie ist das Verhältnis von Records-Management zur elektronischen Akte (E-Akte)? Ist es nicht in etwa gleichbedeutend?

Dr. Bartonitz: In großen Teilen wird das Records-Management durch elektronische Aktenanwendungen abgebildet. Dabei ist das Ziel die ganzheitliche Darstellung der Informationen zu einem Vorgang oder Kontext. Dazu werden Informationen aus unterschiedlichen Quellen und Informationsträgern hinzugezogen – Schnittstellen spielen deshalb eine große Rolle.
Effizientes Records-Management ist aber mehr als nur der Einsatz einer bestimmten IT-Lösung, sondern umfasst auch eine Strategie bezüglich der Erfüllung von Richtlinien und Gesetzen, die den Umfang, die Aufbewahrungsfrist und die Art der zu speichernden Daten festlegen. Auch müssen unternehmensspezifische Eigeninteressen berücksichtigt werden. Nach erfolgreicher Einführung von Records-Management müssen die Richtlinien periodisch überarbeitet werden, um diese an veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen oder an neue Anforderungen der Geschäftsbereiche anzupassen.

  Ist die Zeit in Deutschland reif, mit dem Thema Records-Management evtl. sogar in die Cloud zu gehen?

Dr. Bartonitz: Nein, Unternehmen sehen ihre geschäftskritischen Dokumente nicht in der Cloud. Dazu kommt, dass die Public-Cloud-Angebote keine ECM-Funktionalität bedienen und schon gar nicht Records-Management. Angebote á la Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive etc. dienen lediglich der Ablage von Dateien an einem mehr oder weniger unbekannten Ort im Internet und den Zugriff darauf von beliebigen Orten und unterschiedlichen Geräten. Das ist aber nicht ausreichend für das Management von unternehmenskritischen Informationen.

  Sind Ihre Records-Management-Angebote eher nur fürs Ausland bestimmt?

Dr. Bartonitz: Nein, unsere Lösung ist allgemein einsetzbar.

  Ist Records-Management evtl. nur etwas für bestimmte Branchen, wie beispielsweise Pharma, Banken etc.?

Dr. Bartonitz: Unterschiedliche Branchen, unterschiedliche Regularien und Compliance-Richtlinien, das ja. Aber Records-Management betrifft auch Querschnittsbereiche wie etwa das Rechnungswesen oder das Vertragsmanagement, die in jeder Branche wichtig sind und rechtliche und regulatorische Vorgaben bei der Archivierung erfüllen müssen.

  Wie wollen Sie auf der Records-Management-Konferenz das Thema positionieren?

Dr. Bartonitz: Wir positionieren unsere ECM-Software »enaio – das wahre ECM« als ganzheitliche Lösung für Informationsmanagement und eben auch Records-Management.

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