31.10.2014 (eh) Drucken
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Interview mit Optimal Systems: »Dokumente sind nichts für Cloud«

Die von Project Consult organisierte »Records Management Konferenz 2014« steht bevor (25. November 2014 in Frankfurt). Eine wichtige Veranstaltung, um einen exzellenten Überblick zu Records-Management zu erhalten. Über den Stand der Thematik sprach ECMguide.de mit Dr. Martin Bartonitz, Senior Produktmanager beim ECM-Softwarehaus Optimal Systems.

  Sie nehmen an der »Records Management Konferenz 2014« teil. Wie sehen Sie als deutscher Anbieter das Thema Records-Management in Deutschland?

Dr. Martin Bartonitz, Senior Produktmanager, Optimal SystemsDr. Martin Bartonitz, Senior Produktmanager, Optimal SystemsDr. Bartonitz: In Deutschland wird das Thema Records-Management mit der elektronischen Akten- bzw. Schriftgutverwaltung zum größten Teil abgedeckt.

  Welche Ihrer Lösungen platzieren Sie denn als Records-Management-Systeme?

Dr. Bartonitz: Unsere neue ECM-Version »enaio«.

  Wie ist das Verhältnis von Records-Management zur elektronischen Akte (E-Akte)? Ist es nicht in etwa gleichbedeutend?

Dr. Bartonitz: In großen Teilen wird das Records-Management durch elektronische Aktenanwendungen abgebildet. Dabei ist das Ziel die ganzheitliche Darstellung der Informationen zu einem Vorgang oder Kontext. Dazu werden Informationen aus unterschiedlichen Quellen und Informationsträgern hinzugezogen – Schnittstellen spielen deshalb eine große Rolle.
Effizientes Records-Management ist aber mehr als nur der Einsatz einer bestimmten IT-Lösung, sondern umfasst auch eine Strategie bezüglich der Erfüllung von Richtlinien und Gesetzen, die den Umfang, die Aufbewahrungsfrist und die Art der zu speichernden Daten festlegen. Auch müssen unternehmensspezifische Eigeninteressen berücksichtigt werden. Nach erfolgreicher Einführung von Records-Management müssen die Richtlinien periodisch überarbeitet werden, um diese an veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen oder an neue Anforderungen der Geschäftsbereiche anzupassen.

  Ist die Zeit in Deutschland reif, mit dem Thema Records-Management evtl. sogar in die Cloud zu gehen?

Dr. Bartonitz: Nein, Unternehmen sehen ihre geschäftskritischen Dokumente nicht in der Cloud. Dazu kommt, dass die Public-Cloud-Angebote keine ECM-Funktionalität bedienen und schon gar nicht Records-Management. Angebote á la Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive etc. dienen lediglich der Ablage von Dateien an einem mehr oder weniger unbekannten Ort im Internet und den Zugriff darauf von beliebigen Orten und unterschiedlichen Geräten. Das ist aber nicht ausreichend für das Management von unternehmenskritischen Informationen.

  Sind Ihre Records-Management-Angebote eher nur fürs Ausland bestimmt?

Dr. Bartonitz: Nein, unsere Lösung ist allgemein einsetzbar.

  Ist Records-Management evtl. nur etwas für bestimmte Branchen, wie beispielsweise Pharma, Banken etc.?

Dr. Bartonitz: Unterschiedliche Branchen, unterschiedliche Regularien und Compliance-Richtlinien, das ja. Aber Records-Management betrifft auch Querschnittsbereiche wie etwa das Rechnungswesen oder das Vertragsmanagement, die in jeder Branche wichtig sind und rechtliche und regulatorische Vorgaben bei der Archivierung erfüllen müssen.

  Wie wollen Sie auf der Records-Management-Konferenz das Thema positionieren?

Dr. Bartonitz: Wir positionieren unsere ECM-Software »enaio – das wahre ECM« als ganzheitliche Lösung für Informationsmanagement und eben auch Records-Management.

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Infos zur »Records Management Konferenz 2014«
Am Dienstag, den 25.11.2014, führt Project Consult Unternehmensberatung zum achten Mal ihre Konferenz zu Records-Management in Frankfurt durch. Besucher erwarten fünf Best-Practice-Vorträge von Anwenderunternehmen, sechs Hands-On-Workshops mit führenden Records-Management-Anbietern, zehn RM-Speedies im PechaKucha-Style, und ein abschließender Experten-Roundtable unter anderem mit einem Analysten der Gartner Group und dem Präsidenten der Schweizer Sektion des internationalen Records-Management-Verbandes ARMA. Die Themen beleuchten alle wichtigen Aspekte zu »Ordnung schaffen & Ordnung halten«, dem Motto der Konferenz.
Schwerpunkthemen sind die elektronische Akte, Records-Management-Branchenlösungen, Metadaten-Management, Information Governance, inhaltliche Erschließung, Compliance-Erfüllung, automatische Klassifikation, Verwaltung des Lebenszyklus der Information und revisionssichere Archivierung. Für ECMguide.de-Leser gibt es ein besonderes Schmankerl: Sie erhalten 20 Prozent Rabatt auf alle Pakete mit dem Aktionscode »RMK2014-ECMguide«.
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Kommentare (3)
05.11.2014 - UKampffmeyer

Wie der Zug zu ECM in der Cloud abgeht zeigt auch unser Kommentar zur Kooperation von Microsoft mit Dropbox bit.ly/ms-dropbox

02.11.2014 - UKampffmeyer

Lieber Martin, "Dokumente sind allenfalls ... NOCH ... nichts für die Cloud :) Die Anbieter von Sharing-Lösungen wie BOX, Dropbox, Evernote aber auch Microsoft mit Office365 rüsten hier nach ... In dem Maße, wie fast kostenfreier Speicher mit Sharing-Funktionalität immer billiger wird und keinen Wettbewerbsvorteil mehr darstellt, begeben sich immer mehr Anbieter mit ECM, Collaboration, Records Management und Cloud auf die Jagd nach der optimalen Kundenbindung - denn wer viel und wichtige Informationen in der (private) Cloud bereits hat, kommt nur mühsam wieder davon weg. Hierzu gab es auch bei uns im BLog eine Diskussion: www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/ecm_den_wolken_cloud Ausruhen auf den Lorbeeren der "On-Premise-Vergangeheit" gilt nicht ;) Ulrich Kampffmeyer Noch ein paar Hinweise zur Records Management Konferenz selbst - wo wir dieses Thema ansprechen werden:) Zur Vorbereitung der Records Management Konferenz am 25.11.2014 in Frankfurt gibt eine Reihe von Webinaren zu den Workshop-Themen der Konferenz: bit.ly/rmk14webinare Die Webinare mit IBM, Optimal Systems, SER und OpenText sind kostenfrei. Das Fachmagazin ECMguide befragte die deutschen ECM-Anbieter d.velop, Windream, SER und Optimal Systems, welche Bedeutung Records Management in Deutschland hat: bit.ly/ecmguidermk14 Die Competence-Site führt einen Virtual Roundtable zur #RMK2014 Records Management Konferenz durch, an dem man sich mit Kommentaren beteiligen kann: bit.ly/rmk2014rt Für Schnellentschlossene gibt es bei der Buchung auf bit.ly/rmk_2014 mit dem AktionsCode RMK201420PRO 20% Nachlass auf die Teilnahmegebühr.

31.10.2014 - jbuescher

"Unternehmen sehen ihre geschäftskritischen Dokumente nicht in der Cloud. Dazu kommt, dass die Public-Cloud-Angebote keine ECM-Funktionalität bedienen und schon gar nicht Records-Management." Das halte ich persönlich für eine falsche Aussage. Es stimmt, dass Dateien für Unternehmen sehr sensibel sind und die Public Cloud sich noch(!) nicht durchsetzt. Private Cloud allerdings nimmt in den letzten Monaten gewaltig Fahrt auf. Der Schritt zur Public Cloud ist damit nicht mehr so weit. Richtig ist aber, dass es durchaus mit amagno, Docuware und anderen Anbietern vollwertige ECM Funktionalität in der Public Cloud gibt. Viele Grüße aus dem sonnigen Oldenburg Jens Büscher, amagno