»Cryptshare for Outlook 2.0« versendet verschlüsselte E-Mails

Das Freiburger Softwarehaus befine Solutions ist vor allem bekannt für ihre professionelle Kommunikations-Lösung »Cryptshare«, mit der sich E-Mails und mehrere GByte große Dateien sicher über einen unternehmenseigenen Webserver übertragen lassen. Cryptshare wird eigenen Angaben zufolge von rund einer Million Anwendern in mehr als 1.000 Unternehmen international eingesetzt. Von dem Outlook-Add-In »Cryptshare for Outlook« wurde jetzt die Version 2.0 vorgestellt, mit dem Anwender in Unternehmen nicht nur E-Mails sondern auch beliebig große Dateien verschlüsselt senden und empfangen können.

Generell ist die Version 2.0 um Funktionen ergänzt worden, die zum einen laut Anbieter den Bedienkomfort für die Endanwender erhöhen und zum anderen die Sicherheit weiter verbessern. Außerdem sollen diese Funktionen die Administration vereinfachen. Dazu zählen zum Beispiel ein neuer Transfermanager für die umfassende Verwaltung von verschlüsselt versendeten oder empfangenen E-Mails und Dateien. Aufgrund der nahtlosen Integration des Tools in Microsoft-Outlook können Anwender sämtliche Kommunikationsaktivitäten direkt in Outlook ausführen.

Hinsichtlich der Sicherheitsfunktionen kann Cryptshare for Outlook erstmals auch die Betreffzeilen der E-Mails verschlüsselt übertragen. Das Tool nutzt als Schlüsselaustauschprotokoll das hybride Verschlüsselungsprotokoll »Transport Layer Security« (TLS) mit »Perfect Forward Secrecy«. Dadurch lassen sich Informationen über einen unternehmenseigenen Server ad-hoc mit beliebigen externen Kontakten vertraulich auszutauschen, ohne dass diese hierfür besondere Voraussetzungen erfüllen müssen.

»Cryptshare for Outlook«: Ausweg aus dem Schatten-IT-Dilemma

»Cryptshare for Outlook richtet sich an professionelle Anwender in Unternehmen, Behörden und Organisationen: Diese wollen ihre gewohnte Outlook-Umgebung um Funktionen erweitern, um nicht nur E-Mails sondern auch Dateien beliebiger Größe verschlüsselt zu versenden und zu empfangen. Allerdings sind ihnen S/MIME und PGP zu komplex, und Cloud-Services zu unsicher«, sagt Matthias Kess, Technischer Leiter von Befine Solutions. »Für die Mitarbeiter ist es ideal, alle Kommunikationsbedürfnisse direkt aus ihrer gewohnten und bekannten E-Mail-Lösung heraus abwickeln zu können, so dass sie andere Tools, die zur sogenannten ‚Schatten-IT’ gehören, gar nicht erst benutzen wollen. Für Unternehmen ist es aus Compliance-Sicht ideal, dies über ein unternehmenseigenes System tun zu können.«

E-Mail-Verwaltung mit Password-Manager

Über das Transfermanagement in Cryptshare for Outlook lassen sich alle verschlüsselt gesendeten und empfangenen Dateien bzw. E-Mails zentral verwalten, nachvollziehen und managen. Was, wann, wer, wem und mit welchem Passwort? In einer Liste sieht der Anwender sowohl im Überblick als auch detailliert dargestellt, mit wem er welche E-Mails und Dateien ausgetauscht hat – jeweils sortiert nach Postein- und Postausgang.

Gerade hinsichtlich der gesendeten Objekte kann der Password-Manager laut Befine dabei helfen, für die Empfänger verschlüsselter E-Mails jederzeit das jeweils hierfür verwendete Password nachzuschlagen: Zum Beispiel für den Fall, dass einer der Empfänger das Password vergessen haben sollte.

Wahlfreiheit: Wo werden Dateianhänge gespeichert?

Mit dem neuen Cryptshare for Outlook können die Anwender nun auch wählen, ob empfangene Dateianhänge im Speichersystem des Unternehmens oder im eigenen Outlook-Posteingang gespeichert werden sollen. In einigen Unternehmensbereichen werden jedoch zum Teil auch vertrauliche Daten mit sehr großen Volumina ausgetauscht, wie etwa der Forschung und Entwicklung, im Konstruktions- und Fertigungsbereich oder im Marketing, wo mitunter auch mehrere GByte übertragen werden. Obwohl auch der Abruf solcher Datenmengen dank Cryptshare direkt in Outlook erfolgen kann, kann durch administrative Vorgaben verhindert werden, dass solche großen Daten im Posteingang landen.

Diese werden ab einer gewissen Größe stattdessen automatisch in das Dateisystem ausgelagert und in den empfangenen E-Mails durch Links ersetzt. Diese Option führt zu einem geringeren Speicherplatzaufwand auf den Exchange-Servern und hilft so, den IT-Aufwand zu verringern, da diese Systeme dann weniger ausgebaut und gewartet werden müssen.

Cryptshare for Outlook ist nur mit einer gültigen Lizenz von Cryptshare nutzbar. Das Tool ist für Outlook-Nutzer kostenfrei verwendbar, wenn sie eine gültige Enterprise-Lizenz von Cryptshare einsetzen. Gleichzeitig können externe Kommunikationspartner das Cryptshare-Add-In kostenfrei nutzen, auch wenn sie keine Lizenz besitzen, solange sie mit jemandem kommunizieren, der eine Lizenz hat. Auf der Website des Herstellers kann ein kostenloser Demoaccount eingerichtet werden.

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