Digitalisierung im Mittelstand verstehen und optimal bedienen

Zu rund 70 Prozent bedient das aus Stuttgart stammende Unternehmen für Lösungen rund um Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management (ECM) ELO Digital Office mittelständische Unternehmen. Daher ist Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer des seit 22 Jahren bestehenden Softwareherstellers, bestens mit den Bedürfnissen und Anforderungen dieser Kundengruppe vertraut und ordnet sie folgendermaßen ein: »Sowohl große als auch kleine und mittlere Unternehmen haben vom Grundprinzip her die gleichen Anforderungen, die sich im Komplexitätsgrad unterscheiden. Während ein mittelständisches Unternehmen mit einer Standardlösung und einem überschaubaren Funktionsumfang sehr gut zurecht kommt, weil die Prozesse in der Regel schlank und einfach sind, da nur wenige Mitarbeiter in den jeweiligen Abläufen für beispielsweise Prüfungen und Freigaben involviert sind, sind die Prozesse bei großen Unternehmen häufig wesentlich umfangreicher und in der Logik granularer.« Vom Grundsatz her sind viele Dinge, die ein Großunternehmen braucht – wie Vertragsmanagement oder Personalmanagement – jedoch auch bei einem kleineren Betrieb nötig.

Viel Nachfrage bei Personalmanagement

Gerade Mittelständler haben oft noch kein spezielles Software-Tool für Personalmanagement, während große Unternehmen dies teils über SAP abdecken oder spezialisierte Lösungen im Einsatz haben, die allerdings mehrere Zehntausend Euro kosten. Für einen Mittelständler ist diese Summe hierfür utopisch. Kein Wunder, dass ELO für seine Personalmanagementlösung, die nur ein Zehntel dessen kostet, aber eine Personalabteilung mit drei bis vier Mitarbeitenden sehr gut ausstatten kann, aktuell »einen großen Run verzeichnet«, wie Mosbach sagt. Sie umfasst nicht nur eine elektronische Personalakte, sondern auch ein Bewerbermanagement und eine E-Learning-Plattform, um Personal zu schulen und qualifizieren. Geht es beispielsweise darum, neueste Sicherheits- und Schutzbestimmungen zu vermitteln, lässt sich das damit auf eine effiziente Weise realisieren.

Generell sieht Mosbach die Themen Kosten sparen, Abläufe effizienter gestalten und Fachkräftemangel als die Haupttriebfedern mittelständischer Unternehmen, DMS- und ECM-Lösungen zu installieren. Häufig beginnen die Unternehmen zunächst im Finanzbereich. Gerade den Finanzexperten ist wichtig, dass die Buchhaltung rund läuft und die Zahlen und das Kostenmanagement stimmen. »Ein Kunde berichtete mir, dass er unsere Lösung eingeführt hat, weil seine Buchhaltungskraft damit gedroht hat zu kündigen, sollte er nicht modernere Softwarelösungen für den Buchhaltungsbereich bereitstellen«, schildert Mosbach ein Beispiel, das fachliche Notwendigkeit und Fachkräftemangel als Probleme aus der Praxis in einem beschreibt.

Cloud-Lösungen bieten Mittelstand neue Chancen

Um Kunden im Bereich Buchhaltung inklusive Rechnungs- und Kostenmanagement anzusprechen, ist ELO mit DATEV eine Kooperation eingegangen und bietet Unternehmen ein Lösungspaket inklusive Schnittstelle zwischen ECM-System und Rechnungswesensoftware. Dieses gibt es als Cloud-Variante über den Datev-Softwarepartner ecm.online und On Premise über weitere speziell ausgebildete Partner von ELO und Datev.

Mehr als die Großunternehmen ist der Mittelstand gegenüber Cloud-Lösungen bislang noch relativ skeptisch, obgleich der Lösungsbetrieb in der Cloud sehr interessant wäre. Schließlich sind IT-Verantwortliche von mittelständischen Unternehmen schon im Tagesgeschäft häufig überlastet, da sie sich um alle IT-Themen kümmern müssen, sei es der laufende Betrieb, Datensicherheit und Backup sowie neue Geräte. »Hier wäre der Lösungsbetrieb in der Cloud sehr interessant und während einige schon sehr aufgeschlossen sind, ist ein Großteil meist etwas konservativ und zurückhaltend, die Daten außer Haus zu geben«, meint Mosbach, der auch berichtet, dass viele beim genauen Blick auf die Kosten sehen, dass das Thema doch nicht so günstig und attraktiv ist wie zunächst angenommen.

Cloud-Lösungen eröffnen viele Chancen

Um die eigenen IT-Verantwortlichen zu entlasten, lassen Mittelständler DMS-und ECM-Lösungen von Systemhäusern betreuen. Die Software selbst kann dann entweder bei dem Unternehmen, dem Systemhauspartner oder in einer Cloud-Umgebung wie »Microsoft Azure« laufen. Jedoch erachtet es Mosbach durchaus als vorstellbar, dass auch voll mandantenfähige Software-as-a-Service-Lösungen – wie sie viele ELO Business Partner – anbieten, in Folge der Coronakrise einen großen Schub erhalten, da sie flexibel und skalierbar sind: »Vermutlich wird die Coronakrise das Thema wesentlich beflügeln. Jetzt werden nämlich sehr schnell digitale Lösungen benötigt, um arbeitsfähig zu sein. Nun wird der ein oder andere, der bisher nichts gemacht hat, wesentlich offener sein und denken: Wenn ich jetzt meine Lösung in der Cloud hätte, könnten meine Mitarbeiter erheblich besser von zu Hause aus arbeiten.«

Allerdings lassen sich auch Vorteile der Cloud-Technik im On-Premise-Bereich nutzen. So verwendet ELO eine Architektur, die quasi einen Selbstheilungsmechanismus besitzt. Ist beispielsweise eine Komponente oder ein Service gestört, kann ein Start in einer neuen Umgebung erfolgen, um das Problem zu beseitigen. Außerdem haben sich durch die Cloud-Fortschritte digitale Assistenten sowie automatisierte und intelligente Prozesse auch im On-Premise-Betrieb etabliert. 

Branchenlösungen beim Mittelstand sehr beliebt

Viel stärker als bei Großunternehmen ist im Mittelstand die Fokussierung der Branchen-Thematik ausgeprägt. »Der Maschinenbauer hat beispielsweise Richtung Produktionsplanung Schwerpunkte, während einem Autohaus der Service und die Auftragsabwicklung wichtig sind. Deshalb entwickeln wir unsere Produkte einerseits so, dass wir diesen Anforderungen gerecht werden. Andererseits haben wir auch ein großes Partnernetzwerk, das sich auf die einzelnen Branchen wie Autohäuser, Maschinenbau und Immobilienwirtschaft spezialisiert hat. Die Partner können das Anpassen und Customizing der Lösungen auf Kundenanforderungen in ihrer Branche komplett und sehr fein abstimmen«, berichtet Mosbach, den das Beispiel eines mittelständischen Handwerksunternehmens besonders beeindruckt hat.

Ein Dachdeckerbetrieb hat sowohl sein gesamtes papierbasiertes Archiv als auch seine dokumentenbasierten Prozesse mit Hilfe der ELO Lösungen komplett digitalisiert, so dass alles papierfrei ablaufen kann. Mitarbeiter bekommen täglich ihre Arbeitsaufträge per Outdoor-Handy und schicken wiederum Bilder und Videos von den jeweiligen Baufortschritten, die in entsprechenden Workflows eingebettet sind. Bauleitungsverantwortliche, die mehrere Baustellen parallel betreuen, sparen viel Fahrzeit. Im Gegensatz zu vorher müssen sie nicht sämtliche Baustellen persönlich abfahren, um Baufortschritte zu verfolgen, sondern können sich auf besondere Bedarfsfälle und andere Arbeiten konzentrieren. Urlaubsanträge lassen sich ebenfalls direkt von der Baustelle per Handy-App stellen. Zuvor hat es viel Zeit gekostet, wenn die Arbeit unterbrochen werden musste, um in das Büro zu fahren und dort ein Papierformular auszufüllen.

Trotz indirektem Vertrieb Anwenderkontakt pflegen

Obwohl ELO die mittelständischen Kunden über Vertriebspartner bedient, ist dem Hersteller auch immer ein direkter Kontakt zu den Kunden wichtig. Die kostenfreien firmeneigenen Events wie der firmeneigene Fachkongress mit 1.500 Besuchern im Januar in Stuttgart und die »ELO Solution Days« in einigen weiteren Städten nutzt der Hersteller, um sich direkt in Gesprächen und an den Demo-Ständen auszutauschen. »Hier nehmen wir Anforderungen und Wünsche auf und berücksichtigen diese in der Produktentwicklung«, so Mosbach, dem zudem auch regelmäßige Kundenbefragungen zu dedizierten Themen wie der Anbindung bestehender Applikationen, Prozessmodellierung und Formularmanagement wichtig sind. Dabei habe sich beispielsweise ergeben, dass auch Mittelständler immer mehr Datentransparenz und -auswertungen benötigen. Daraufhin hat ELO eine Datenanalytics-Komponente entwickelt, mit der die Verantwortlichen eigene Abfragen definieren können und auf Knopfdruck entsprechende Auswertungen erhalten.

So zeigt sich: Um Mittelständler optimal bedienen zu können, kommt es neben den hierfür nötigen Produkten auch auf das entsprechende Vertriebskonzept, der Nutzung neuester Technologien und den direkten Austausch mit den Anwendern an.