Scanner als entscheidende Komponenten im Posteingang

Die frühe Digitalisierung der eingehenden Post ist die Basis für viele digitale Geschäftsprozesse, die in Unternehmen die Servicequalität verbessern und Kosten sparen können. Dabei sind eine zuverlässige und qualitativ hochwertige Digitalisierung und Erkennung am Eingang besonders wichtig, »denn dort entscheidet sich Erfolg oder Misserfolg des Projektes«, so Thomas Kleiner, CEO des ECM-Systemhauses iXenso. »Irrläufer und schlecht lesbare oder falsch interpretierte Dokumente sorgen nicht nur für Frust beim Empfänger, sondern verschlechtern auch die Qualität der Prozesse.« Im schlimmsten Fall werden Prozesse durch fehlerhafte Daten falsch verarbeitet. Um dies zu vermeiden, benötigen Unternehmen in den zentralen Poststellen leistungsfähige Scanner, die langfristig gute Scan-Ergebnisse liefern.

Nur bei einem geringen Digitalisierungsvolumen wie in kleinen Niederlassungen oder bei einzelnen Mitarbeitern lassen sich Multifunktionsgeräte oder auch Smartphones zur Digitalisierung einsetzen. Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, muss aber auch hier die Einhaltung von relevanten Vorschriften insbesondere der GoBD sichergestellt sein. Dies bedeutet unter anderem, dass es auch in diesen Fällen eine Verfahrensdokumentation mit Beschreibung der organisatorischen und technischen Prozesse geben muss und dass an sie die gleichen Anforderungen hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit gestellt werden wie an den Erfassungsprozess in einer zentralen Scan-Stelle.

Spezialscanner bieten wichtige Funktionen für die Nutzung im Posteingang

Im zentralen Posteingang kommt es laut Peter Schnautz, Geschäftsführer des Scanner-Herstellers Inotec besonders darauf an, »die Images zeitnah zur Verfügung zu stellen, stark heterogenes Beleggut mit unterschiedlichen Formaten und verschiedenen Papierstärken zu verarbeiten und nach Möglichkeit auch Briefumschläge einzuscannen, was in der Praxis für manche Geräte eine besondere Herausforderung darstellt. Für die Scannerseite bedeutet dies eine sichere, zuverlässige Dokumentenerfassung im Stapel, Bildoptimierung bereits im Scanner, eine hohe Geschwindigkeit sowie eine ausgezeichnete Image-Qualität.«

Im Gegensatz zu Multifunktionsgeräten bieten Spezialscanner Funktionen und Eigenschaften, um hohe Belegmengen und unterschiedliches Beleggut verarbeiten zu können und die Bildqualität zu verbessern. Um das gescannte Bild zu optimieren, bieten sie Bildverbesserungsverfahren wie das automatische Geraderücken, die Kontrastoptimierung und das Entfernen schwarzer Ränder.

Hohe Durchsatzraten sind zum Teil das Ergebnis der angebotenen Scangeschwindigkeit. »Ebenso bedeutsam sind intelligente Lösungen der Papierzuführung und ein weitgehend störungsfreier Papierfluss. Beispiele dafür sind bei einer glasbasierten Papierführung die Verwendung von Spezialglas, das vor Beschädigungen durch übersehene Büroklammern schützt oder ein Doppelanlagetisch, der ein kontinuierliches Arbeiten am Scanner ermöglicht«, ergänzt Schnautz.

Zudem sind Vorarbeiten notwendig, die die Mitarbeiter der Poststelle erledigen müssen. Hierzu gehören:

• Das Öffnen von Briefumschlägen, Entnahme und Entfalten der Inhalte
• Aussortieren von Werbematerial u.ä.
• Entheften und Entklammern der Papierdokumente und Entfernen von Post-ist
• Kopieren von Kleinstbelegen auf eine scanbare Größe
• Aufbringen von Barcodes für die Dokumententrennung oder Einlegen von Trennblättern, zumeist mit Barcode oder Patchcode
• Evtl. Sortieren in verschiedenen Stapeln

Aufsichtsscanner für gebundenes Beleggut im Posteingang

Unternehmen, die wie die Sparkasse LeerWittmund einen hohen Anteil an geösten und gehefteten Vertragsunterlagen haben, können neben Dokumentenscannern mit Einzelblatt-Einzug auch sogenannte Aufsichtsscanner nutzen. Dabei liegen die gebundenen Verträge aufgeklappt auf der Vorlagenfläche und der Scan erfolgt von oben. Neben gehefteten, geösten und geklammerten Dokumente werden so auch mit Siegeln versehene Vertragsdokumente gescannt. »Dazu zählen klassische Kredit- und Bausparverträge ebenso wie spezielle Finanzierungsvereinbarungen beispielsweise mit Reedern. Leer ist nach Hamburg der zweitgrößte Reederei-Standort in Deutschland«, erklärt Fokko Schwab, Mitarbeiter des Bereichs Organisation der Sparkasse LeerWittmund, die zwei zeta Office Aufsichtsscanner von Zeutschel im Einsatz hat. Würden die Heftungen und Siegel bei speziellen Dokumenten wie notariell beglaubigten Kaufverträgen oder Vollmachten aufgebrochen, so würden die Dokumente im Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung einen Großteil ihres rechtlichen Beweiswertes verlieren. Bei vielen anderen Dokumenten wie Geschäftspost und Rechnungen sind das seitenweise Scannen und die Vernichtung des Originals bei Beachtung der GoBD kein Problem.

Bei der Sparkasse LeerWittmund geschieht das Scannen durchgängig mit einer Auflösung von 300 dpi in Farbe. »Die dabei erzielte Bildqualität lässt selbst bei ungünstigen Lichtverhältnissen ‒ einer der beiden zeta Office muss aufgrund räumlichen Einschränkungen in Fensternähe betrieben werden ‒ keine Wünsche offen«, so Schwab.

Damit das Zusammenspiel mit dem Dokumentenscanner mit Einzelblatteinzug funktioniert, sorgt die Scansoftware »DpuScan« von Janich & Klass. Sie ermöglicht, zwei unterschiedliche Scansysteme aus einem Scanprofil heraus anzusteuern. Der Anwender wechselt per Tastendruck im gewählten Profil zwischen den beiden Scannern. So können zunächst die Einzelblätter stapelweise bis zum Sonderformat eingescannt werden. Per Klick kommt man dann einfach zum Overhead-Scanner, digitalisiert das Sonderformat und wechselt danach per Tastendruck zurück zum Dokumentenscanner, um den Rest des Stapels zu verarbeiten.

Auf diese Weise liegen alle Unterlagen eines Vorgangs fortlaufend in einem Verzeichnis in digitaler Form vor. Ein aufwändiges Nachbearbeiten des Belegstapels an einem anderen Scan-Arbeitsplatz inklusive Umsortieren der Reihenfolge oder das Einfügen und Ersetzen eines Platzhalter-Papiers entfallen komplett.

Wie das Beispiel der Sparkasse LeerWittmund zeigt, lässt sich der Posteingang auch mit zwei Scannern unterschiedlichen Typs und von verschiedenen Herstellern problemlos realisieren.