So funktioniert die digitale Ablage mit einem DMS
Systeme für Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (DMS und ECM) helfen, die digitale Ablage ordnungsgemäß vorzunehmen. Endanwenderinnen und Endanwendern bieten sich nach dem Dokumenteneingang per Scan, E-Mail oder über weitere Kanäle verschiedene Methoden, wie die Ablage konkret erfolgen kann.
Interview mit Bernhard Zöller zu Archivierungsfragen
Trotz dem Hinzufügen vieler neuer Digitalisierungslösungen in Unternehmen während der Corona-Pandemie, hat sich nach Ansicht von ECM-Berater Bernhard Zöller die revisionssichere Aufbewahrung von digitalen Dokumenten nicht wesentlich verschlechtert. Im Interview berichtet der Archivierungsspezialist unter anderem auch, dass viele Mythen rund um GoBD immer noch nicht ausgerottet sind und die DSGVO in einigen Punkten nicht praxistauglich ist.
Übersicht zu E-Mail-Management- und –Archivierungslösungen
E-Mail-Management- und –Archivierungslösungen entlasten den E-Mail-Server, helfen bei der rechtskonformen Aufbewahrung und können Prozesse im Unternehmen beschleunigen. Unterscheidungsmerkmale gibt es beispielsweise bei der Unterstützung der E-Mail-Server und der dahinterliegenden Dokumentenmanagementsysteme.
Grundlagen für E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management
Technische, wirtschaftliche und juristische Gründe sprechen für die Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung, die am besten auch E-Mail-Management beinhalten sollte. Verteiltes und flexibles Arbeiten verstärkt die Anforderung, E-Mail-Management mit dokumentenbasierten Prozessen zu verbinden.
Für E-Mail-Archivierung sprechen viele Gründe
Bei der Auswahl einer E-Mail-Management- und –Archivierungslösung zählen juristische, wirtschaftliche und technische Aspekte. IT-Verantwortliche, die mit der Auswahl und Implementierung einer Lösung konfrontiert sind, finden hier die wichtigsten Kriterien und praktische Beispiele.
Softwaregestütztes E-Mail-Management bietet zahlreiche Mehrwerte
Klassifizierung, Workflows, Suchfunktion: Um auskunftsfähig zu sein und einen optimalen Informationsfluss sicherzustellen, ist ein professionelles E-Mail-Management entscheidend. Denn viele geschäftskritische Daten und Informationen gelangen über diesen Kanal ins Unternehmen. »nscale« von Ceyoniq Technology ermöglicht nicht nur beschleunigte Prozesse, sondern zugleich eine spürbare Kostenersparnis.
Überblick über digitale Archivierung mit ECM-Systemen
Dass viele Unternehmen beim Thema digitale Archivierung nicht gründlich genug vorgehen, liegt wohl auch am Dickicht vorhandener Vorschriften. Die wichtigsten regulatorischen Anforderungen ergeben sich in Deutschland aus GoBD und DSGVO während in Österreich und der Schweiz ähnliches gilt. Vieles lässt sich mit ECM-Systemen abdecken.
Änderungen in der Neufassung der GoBD aus DMS-Sicht
Erstmals seit ihrer Veröffentlichung 2014 hat das Finanzministerium die GoBD überarbeitet. Welche Änderungen die Neufassung aus Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Sicht enthält, hat DMS-Experte Bernhard Zöller für ECMguide zusammengestellt.
Interview mit ECM-Profi Bernhard Zöller zu GoBD und DSGVO
Nachdem ECM-Experte Bernhard Zöller die Änderungen der neuen GoBD auf ECMguide ausführlich in einem Artikel dargelegt hat, besprachen wir mit ihm die Auswirkungen auf Unternehmen. Außerdem berichtet er im Interview über den Umgang mit der DSGVO, die Unterstützung durch ECM-Systeme und typische Fehler bei der digitalen Archivierung.
Interview mit Steuerberater Jürgen Schott zur GoBD
Obwohl die GoBD als Verwaltungsanweisung nur die Finanzämter betrifft, rät Steuerexperte Jürgen Schott auch Unternehmen diese zu erfüllen. Im Interview mit ECMguide berichtet er unter anderem welche GoBD-Inhalte kritisierbar sind, welche Strafen bei Nichteinhaltung drohen, was Steuerpflichtige bei der elektronischen Archivierung besonders beachten sollten und wie Steuerberater und ECM-Systeme helfen.