Studie zur Rechnungseingangsverarbeitung von B&L

Eingesetzte Technologien

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Eingesetzte Technologien

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung zählt zu den Top-Themen im Bereich von Enterprise Content Management (ECM). Das Interesse der Anwender ist groß, doch groß ist auch die Verunsicherung darüber, was tatsächlich machbar ist. »In unseren Projekten erfahren wir von unseren Kunden immer wieder, dass sie sich ein Benchmarking ihrer Kreditorenprozesse und ihrer organisatorisch-technischen Lösung wünschen. Denn was ist Best Practice? Wie sollten die Ziele für ein entsprechendes Projekt formuliert und quantifiziert werden? Welche Anforderungen sind erfüllbar sowie praktikabel und was ist eher Vision?«, berichtet Oliver Berndt, Geschäftsführer von B&L Management Consulting. Um etwas mehr Klarheit zu schaffen, veröffentlicht das Beratungsunternehmen für E-Rechnungsprozesse nun eine Benchmark-Studie über Rechnungseingangsprozesse im deutschsprachigen Markt aus Anwendersicht.

Erfolgsfaktoren für optimale Rechnungsprozesse

Die Best Practice-Studie, an der bis dato über 40 Anwender-Unternehmen und -Organisationen aus unterschiedlichen Branchen teilgenommen haben, beschäftigt sich mit den Erfolgsfaktoren für optimale Rechnungsprozesse. Sie gibt beispielsweise Auskunft über die Zentralisierung des Rechnungseingangs, die Bestellbezugsquote und den Anteil elektronischer Rechnungen von verschiedenen Unternehmen, die bereits E-Rechnungslösungen im Einsatz haben. Außerdem befasst sie sich mit der OCR-Erkennungsrate und weiteren Kennzahlen sowie den notwendigen Aufwänden und Kosten auf Anwenderseite. Zielsetzungen und Zufriedenheit mit den bestehenden Lösungen sind ebenfalls Bestandteil der Umfrage.

OCR-Erkennungsraten

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OCR-Erkennungsraten

Im Rahmen der Optimierung des Kreditorenprozesses haben die meisten Unternehmen bereits eine Zentralisierung des Rechnungseingangs und eine Erhöhung des Bestellbezuges umgesetzt. Bei größeren Eingangsvolumen lohnt sich die Integration einer automatischen Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR). Die Erkennungsraten hängen von mehreren Faktoren, zum Beispiel der Scan-Qualität, aber auch von der OCR-Software selbst ab. Für diese Software-Produkte gibt es große Preisunterschiede, die typischerweise seitenabhängig berechnet werden. Jedoch belegt die Studie, dass OCR-Erkennungsraten häufig noch unbefriedigend sind. B&L ist der Meinung, dass zumindest jede zweite Rechnung ohne jegliche Korrektur auskommen sollte. Möglich wäre dies auf alle Fälle, da einige Unternehmen heute schon Erkennungsraten von 80 Prozent und mehr erreichen.

Kürzere Duchlaufzeiten und mehr Transparenz stehen im Fokus

Die Verkürzung der Durchlaufzeit und eine bessere Transparenz des Rechnungseingangs waren aus Sicht der Anwender wichtigste Ziele für die Optimierung der Kreditorenprozesse. Über 71 Prozent der Teilnehmer sehen kürzere Durchlaufzeiten und fast 62 Prozent bessere Transparenz als zumindest sehr wichtige Ziele.

Obwohl die Optimierung der Durchlaufzeiten durchweg als wichtiges Ziel genannt wurde, sind in der Realität viele Unternehmen noch weit von einer optimalen und schnellen Prüfung und Freigabe der Rechnung entfernt. Als erreichbar sieht B&L Durchlaufzeiten im einstelligen Tagesbereich, die auch das Ziel sein sollten.

Generell haben die Unternehmen im deutschsprachigen Raum mit einer hohen Zentralisierung des Rechnungseingangs und einem oft großen Anteil an Rechnungen mit Bestellbezug beste Voraussetzungen, kurze interne Durchlaufzeiten zu erreichen.

Dunkelbuchungen als Optimum

Anteil von Dunkelbuchungen

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Anteil von Dunkelbuchungen

Maximale Effizienz ist erreicht, wenn alle Rechnungen vollkommen automatisch geprüft, abgeglichen und – bei positivem Ergebnis – automatisch beziehungsweise dunkel gebucht werden. Im Fall der Dunkelbuchung muss sich die Kreditorenbuchhaltung nur noch mit den Fällen beschäftigen, bei denen eine Rechnung durch eine der Prüfungen fällt, weil sie fehlerhaft ist oder Daten bezüglich Bestellung oder Leistungserbringung fehlen.

Rechnungen, die keine manuellen Prüfungen benötigen, sind in der Praxis kaum anzutreffen. 63 Prozent der Teilnehmer geben an, dass sie dies gar nicht nutzen oder der Anteil maximal 25 Prozent beträgt. Nur ein Teilnehmer  liegt oberhalb von 70 Prozent. Immerhin noch sechs Teilnehmer geben Werte zwischen 26 und 50 Prozent an und fünf Teilnehmer nennen Werte zwischen 51 und 70 Prozent.

Die bessere Nutzung von Skonto-Rabatten wird sehr unterschiedlich betrachtet. Während es für manche Teilnehmer wichtig ist, wird dies häufig auch als eher unwichtig bewertet. Teilweise begründet sich dies darin, dass der Anteil skontierbarer Rechnungen gering oder auch einfach unbekannt ist.

Kosten- und Teilnahmeinformationen

Die Ergebnisse der Anwenderstudie stehen als Download oder als gebundene Version mit rund. 70 Seiten zur Verfügung und können für 290 Euro zzgl. Mehrwertsteuer bezogen werden. Kunden von B&L erhalten 50 Prozent Ermäßigung auf den regulären Preis.

Außerdem setzt B&L die Umfrage fort und plant eine aktualisierte Auflage für die zweite Jahreshälfte 2018. Interessenten können sich unter studien@bul-institut.de melden. Jeder Teilnehmer erhält kostenlos eine individualisierte Benchmark-Auswertung.

About the Author: Annette Stadler

Annette Stadler ist IT-Journalistin und leitet das Online-Portal ECMGUIDE.