Digital Office Index zeigt Fortschritte bei Digitalisierung

1.106 Unternehmen mit über 20 Mitarbeitern befragte der IT-Branchenverband Bitkom zur Erstellung des Digital Office Index. Laut diesem sind zwei von drei Unternehmen (67 Prozent) in Sachen Digital Office up-to-date, jedes dritte Unternehmen (33 Prozent) hat allerdings noch Nachholbedarf. »Gegenüber 2016 können wir eine beachtliche Steigerung erkennen«, mein Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Bitkom-Kompetenzbereichs ECM, bei der Vorstellung.

Schere zwischen Groß und Klein

Auf einer Skala von 0 (überhaupt nicht digitalisiert) bis 100 (vollständig digitalisiert) erreicht der Digital Office Index einen Wert von 54 Punkten, 2016 waren es 50. Dabei hat sich die Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen allerdings weiter geöffnet. Große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern erzielen demnach einen Indexwert von 63 Punkten gegenüber 58 von 2016. Bei den Mittelständlern mit 100 bis 499 Mitarbeitern hat sich der Indexwert um 5 auf 58 gesteigert, bei kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es dagegen erst 53 Punkte und 2016 waren es 49.

Großunternehmen haben ein eher modernes Begriffsverständnis von Digitalisierung und verbinden damit die Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen, die Erweiterung des Portfolios um virtuelle oder digitale Leistungen und eine Veränderung der kompletten Unternehmenskultur. Die kleineren Unternehmen verstehen den Begriff Digitalisierung dagegen eher bodenständig: Sie denken an die Unterstützung von betrieblichen Geschäftsprozessen, elektronische Buchführung und Rechnungsstellung oder die Digitalisierung von Papierakten. »Jedes Unternehmen muss seinen eigenen Weg in die digitale Wirtschaft finden. Die Schritte müssen nun zügig und konsequent gegangen werden«, sagt Biffar. ECM-Lösungen, die die Digitalisierung mittragen, seien zudem immer einfacher zu implementieren. »Auch die kleinen und mittleren Unternehmen müssten und sollten ihre Rechnungen heute nicht mehr analog schreiben und per Post versenden.«

Digitalisierung als Strategie

Sehr viel mehr Unternehmen als noch vor zwei Jahren verfolgen eine Strategie mit Blick auf die Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse. Bei großen Unternehmen wollen demnach 73 Prozent (2016: 70 Prozent) ihre Geschäftsprozesse strategisch digitalisieren. Bei den Mittelständlern haben 62 Prozent (2016: 52 Prozent) eine solche Digitalstrategie, bei kleineren Unternehmen sind es dagegen erst 45 Prozent (2016: 36 Prozent).

In den einzelnen Geschäftsbereichen ist die Digitalisierung unterschiedlich stark ausgeprägt. Spitzenreiter ist der Bereich Produktion und Projektabwicklung. Hier erfolgen bereits 70 Prozent der Aktivitäten – über die Büro- und Verwaltungsverfahren hinaus – zu mindestens 50 Prozent digital. Gleich dahinter folgen Marketing und Vertrieb (68 Prozent). Die Abteilungen Personal und Buchhaltung/Finanzen/Controlling sind jeweils in 67 Prozent der Unternehmen stark digitalisiert. Dahinter folgen die Geschäftsbereiche Einkauf (66 Prozent) und Logistik (64 Prozent).

Digitalisierung von Dokumenten liegt vorne

Digitale Lösungen sind vor allem bei der Digitalisierung von Dokumenten im Einsatz (57 Prozent) und bei weiteren 12 Prozent geplant. Auch die Vorgangssteuerung und das Prozessmanagement erfolgen bereits in jedem zweiten Unternehmen (48 Prozent) digital. Es folgen Archivierung und Dokumentenmanagement (41 Prozent), Business Collaboration, zum Beispiel virtuelle Teamräume, Foren und Portale (38 Prozent) und die bereichsübergreifende Recherche von Unternehmensinformationen (34 Prozent). Außerdem verwendet bereits fast die Hälfte aller Unternehmen (48 Prozent) Cloud-Lösungen für Büroprozesse. Ein weiteres Viertel (25 Prozent) hat dies in Planung, 15 Prozent diskutieren den Einsatz. Auch hier sind die großen Unternehmen mit 500 und mehr Mitarbeitern mit 67 Prozent Cloud-Einsatz Spitzenreiter. Die elektronische Rechnung gibt es mittlerweile in 53 Prozent aller Unternehmen – teils existiert die Papierform aber weiterhin nebenher (40 Prozent). »Der echte Nutzen und Einsparungen dank digitaler ECM-Lösungen entsteht natürlich erst dann, wenn es keine Parallelstrukturen mehr gibt«, so Biffar. »Ziel sollte sein, ineffiziente papiergebundene Arbeitsprozesse zu ersetzen. Dabei sollten Informationen mit Hilfe digitaler Lösungen sicher verwaltet werden, um sie zuverlässig und in Sekundenschnelle abrufen zu können – wann und wo auch immer sie gerade gebraucht werden.«

Aus Sicht der Unternehmen hemmen verschiedene Faktoren den Fortschritt der Digitalisierung. 52 Prozent sagen, der Investitionsbedarf sei zu hoch. Mit 51 Prozent befürchten beinahe ebenso viele den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten oder haben zu wenig qualifiziertes Personal. Jedem dritten Unternehmen ist der wirtschaftliche Nutzen noch unklar. Ein Viertel  meint, dass es innerhalb des Unternehmens Widerstand gegen die Digitalisierung gibt. »Eine große Herausforderung ist es, den Menschen die Angst vor der Digitalisierung zu nehmen. Aber spätestens, wenn die Aktenschränke mehr Bürofläche einnehmen als die Mitarbeiter, ist es Zeit, ECM-Lösungen einzuführen«, meint Biffar. Allerdings dürfe die Belegschaft auf dem Weg zum digitalen Büro nicht verloren gehen.