Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen

Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) beziehungsweise den im Mittelstand noch stärker verbreiteten Begriff Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bilden die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. Durch sie erhalten Unternehmen etwa Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben.

Um einen schnellen Überblick für mittelständische Unternehmen zu bieten, hat ECMGUIDE Systeme zusammengefasst, die im deutschsprachigen Raum den Mittelstandsmarkt adressieren. Je nach Prozesstiefe und -Komplexität sowie dem zu verarbeitenden Dokumenten- und Informationsvolumen umfasst dabei der Mittelstand bereits Unternehmen ab zehn Mitarbeitenden und solche bis 500.

Die meisten der Lösungen decken die DMS-Grundfunktionalitäten ab wie das Ein- und Auschecken (Check-In/-Out) der Dokumente in das elektronische Archiv sowie Freigabe- und Ablage-Funktionen. Inzwischen bieten viele Mittelstandsprodukte elektronische Aktenverwaltung, Unterstützung von digitalen Geschäftsprozessen und erweiterte Recherche- beziehungsweise Such-Möglichkeiten. Einige Lösungen stellen spezielle Funktionen zur Verfügung, um die Team-Zusammenarbeit (Collaboration) auch über Unternehmensgrenzen hinweg zu ermöglichen.

Zusätzlich werden häufig spezielle Fachmodule wie für die Rechnungsbearbeitung, das Vertrags- oder das Personalmanagement angeboten. Ohne in eine neue (Insel-)Lösung investieren zu müssen, lassen sich diese mit relativ geringem Aufwand in die Grundpakete integrieren und bieten den Nutzern eine bereits bekannte Oberfläche. Auch wenn beim aktuellen Auswahlprozess jene Themen noch gar nicht anstehen, lohnt es sich für Kaufinteressenten solche Module in die Auswahlkriterien einzubeziehen. Eventuell lassen sie sich später dann einfach hinzufügen.

Weitere Unterschiede der dargestellten Lösungen bestehen vor allem in den Möglichkeiten der Hersteller, eine über den DACH-Bereich reichende geographische Abdeckung zu gewähren und den möglichen Bereitstellungsvarianten: Cloud-, Hybrid-, Appliance- und Vor-Ort- (On Premises-) Betrieb.

Amagno: Hoher DMS-Automatisierungsgrad durch KI

Das niedersächsische Unternehmen Amagno bietet DMS-/ECM-Lösungen für Dokumentenmanagement und digitale Geschäftsprozesse als Cloud- und On-Premises-Varianten. Zu den Referenzkunden zählen beispielsweise das Mode-Unternehmen Fynch-Hatton, der Hersteller portabler LED-Lichtprodukte Ledlenser und der mit dem Deutschen Nachhaltigkeitspreis 2024 ausgezeichnete Zoo Leipzig.

Amagno konzentriert sich laut eigenen Angaben speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands und bietet hierfür ein nach ISO 27001 zertifiziertes, modulloses Lösungspaket, das verschiedene Funktionsbereiche umfasst. Sie enthalten beispielsweise klassische DMS/ECM-Funktionen wie Checkin/Out, Versionierung, Versionsvergleich und Aufbewahrungsfristen. Mit Amagno.AI kommen seit 2024 sukzessive Funktionen auf Basis generativer Künstlicher Intelligenz hinzu.

Bei Amagno geschieht der Dateiimport per Drag and Drop, die Anbindung an Scanningsysteme per TWAIN oder per FTPS, der manuelle oder automatische E-Mail-Import inklusive Anhänge per IMAP- Protokoll und die Ablage als PDF während eines Druckvorgangs durch den mitgelieferten Druckertreiber. Amagno organisiert die Inhalte in Gruppen mit einem Rollenrechtekonzept.

Um die Bedienung zu erleichtern, entwickelte Amagno einen eigenen, vollintegrierten Mechanismus, um verschiedenste Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen (Dateien, Emails, gescannte Belege) für eine automatisierte Erkennung zu trainieren. Damit erkennt die Lösung wiederkehrende Daten aus Dokumenten und kann diese an Drittanwendungen (Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, etc) übergeben. Umgekehrt erlaubt die Hotkey-Suche, aus fast jeder Anwendung heraus – zum Beispiel aus einem ERP oder einer Fachanwendung – Dokumente im DMS zu finden.

Die integrierte KI-Lösung »Amagno.AI« ermöglicht Automatisierungen und Effizienz. Der AI Chat gibt auf Fragen direkt Antworten mit Quellenangaben aus. Der Autopilot erkennt automatisch relevante Dokumentinformationen wie Belegdatum, Art, Absender und Empfänger.

Amagno bietet Standard-Workflows, die für Rechnungs- und Personalwesen sowie für Ein- und Verkauf kostenlos im Solution Store zur Verfügung stehen. Mit der Workflow-Lösung für das Rechnungswesen lassen sich Eingangsrechnungen inklusive E-Rechnungen digital verarbeiten und verwalten. Über das Personalwesen-Tool können beispielsweise digitale Personalakten geführt und Urlaubsanträge elektronisch gestellt werden. Um Dokumente in einem vorgefertigten Beschaffungsprozess zu steuern, lässt sich die Einkaufslösung verwenden. Die Verkaufslösung sorgt dafür, dass Verkaufsunterlagen personenunabhängig zur Verfügung stehen. Alle Anwendenden der Amagno Business Cloud können entsprechend vorgegebenen Richtlinien auch eigene Lösungen im Solution Store für die Allgemeinheit veröffentlichen.

Cloud Content Management mit Box

Box versteht sich als Enabler, der Unternehmen gemäß dem Ansatz »Anywhere-Anytime-Any Device« dabei unterstützt, ihren kompletten Content in die Cloud zu bringen. Das US-Unternehmen deckt von Archivierungsregeln, Governance, Compliance, Security und Verschlüsselung bis hin zu Search-Funktionalitäten unterschiedliche Disziplinen ab. Die Workflow-Komponente »Box Relay« erlaubt, jedes Dokument in Workflows zu integrieren. So können beispielsweise einfache Workflows erstellt werden, wie die Freigabe von Dokumenten, die das Unternehmen verlassen sollen, bis hin zu komplexen Workflows wie Bewerbungsprozesse, die hohe Compliance-Anforderungen abdecken müssen.

Als wichtigstes Merkmal betrachtet Box die Fähigkeit, Cloud-Applikationen von Drittanbietern integrieren zu können. Insgesamt gibt es über 1.500 Integrationsmöglichkeiten zu Cloud-Partnerlösungen – darunter  »Office365«, »Salesforce«, »Workday« und »Slack«. Eigenentwickelte Lösungen können ebenfalls angebunden werden. Der jeweilige Zugriff auf diese wird gezählt und ist paketweise in den Preiskategorien in unterschiedlichen Höhen enthalten.

Box fungiert über alle Anwendungen hinweg für die gesamte Firma als zentraler Content-Layer, in dem die Dokumente abgespeichert sind. Anwender haben so aus sämtlichen Anwendungen wie »SAP«, Slack oder »Adobe« heraus Zugriff auf die gleichen Inhalte. Das verhindert zum einen Datensilos und zum anderen mehrere Kopien des gleichen Dokuments.

Mittelständler greifen in der Regel zu den Produkten »Business Plus« oder »Enterprise«, die bei jährlicher Zahlungsweise monatlich 22,50 Euro und 31,50 Euro pro Benutzer kosten und die cloudbasierte Verwaltung der Dokumente abdecken. Zusätzliche Funktionen für mehr Sicherheit oder Workflows können als Einzellösungen – beispielsweise »Box Shield« oder »Box Relay« sowie in Paketen mit den »Enterprise Suites« hinzugebucht werden. Die Preise hierfür richten sich nach den Projektanforderungen und werden auf den monatlichen Benutzerpreis umgerechnet. In welcher Cloud – ob »AWS«, »Microsoft Azure« oder sonstige – die Daten letztlich physikalisch im Hintergrund gespeichert werden, kann der Kunde selbst entscheiden. Entsprechende Kosten sind in den Business- und Enterprise-Tarifen bei unbegrenztem Speicherplatz bereits inbegriffen.

Zu den mehr als 3.000 Enterprise-Kunden im deutschsprachigen Raum zählen unter anderem Deka-Immobilien, Apleona, Zürich Versicherung und verschiedene Architektur- und Ingenieurbüros.

Postdigitalisierer Caya bietet eigenständiges SaaS-DMS

Das Berliner Unternehmen Caya hat 2017 als Scan-Dienstleister zur Digitalisierung von Briefpost begonnen und in der Folge Funktionen für das Dokumentenmanagement hinzugenommen. Seit 2022 gibt es mit »Caya Document Cockpit« ein eigenständiges Dokumentenmanagement-System. Es adressiert kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren wollen.

Eingehende Dokumente werden mithilfe intelligenter OCR-Technologien ausgelesen und im digitalen Posteingang zusammengestellt. Aus diesem heraus können die Dokumente verwaltet und bearbeitet werden. Über ein benutzerdefiniertes Rollenmanagement legen Verantwortliche fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf.

Bei der Workflow-Automatisierung lässt sich Caya Document Cockpit mit mehr als 130 Anwendungen, darunter Buchhaltungs-, Personal- oder Projektmanagementsoftware, verknüpfen. So können Anwender beispielsweise Regeln definieren, mit denen eingehende Rechnungen automatisch erkannt und direkt in ihre DATEV-Anwendung weitergeleitet werden. Zudem stellt die Lösung unter anderem Funktionen zum Unterschreiben von Verträgen oder zum Auslösen von SEPA-Zahlungen zur Verfügung. Auch eine Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitenden kann über das Cockpit organisiert werden: Dokumente lassen sich abteilungsübergreifend austauschen, sodass Teams in Echtzeit zusammenarbeiten können.

Bei der reinen SaaS-Lösung benötigen Kunden keine eigenen IT-Ressourcen und sie müssen nichts bei sich vor Ort installieren. Preislich startet der Dienst im Monat bei 9,99 Euro mit Texterkennung und individueller Ordnerstruktur. Für 24,99 Euro monatlich bis zu 50 Nutzenden sind unter anderem alle Integrationen und Standard-Automatisierungen mit dabei. Bei 79,99 Euro im Monat ist die Anzahl der Nutzenden nicht begrenzt und weitere Funktionen sowie ein persönlicher Ansprechpartner inbegriffen. In allen drei Preisklassen können Kunden den Scanservice von Caya je nach Briefvolumen kostenpflichtig hinzubuchen.

nscale von Ceyoniq mit Low-Code-/No-Code-Ansatz

Mit nscale bietet Ceyoniq Technology eine Digitalisierungsplattform mit Eingangs- und Ausgangsmanagement, rechtskonformer und revisionssicherer Archivierung sowie der Möglichkeit, orts- und endgeräteunabhängig zusammenzuarbeiten. Unternehmen und Organisationen digitalisieren damit unter anderem die elektronische Akte inklusive Workflowmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement sowie die Posteingangsverarbeitung. Als gleichwertige Lösung bietet nscale zudem eine revisionssichere Archivierung – auch direkt aus führenden Systemwelten wie SAP, DATEV, Microsoft SharePoint oder Microsoft Exchange.

nscale baut auf einem Low-Code/No-Code-Ansatz auf. Dieser erlaubt es Entwicklern (Low-Code) und Mitarbeitenden ohne Programmierkenntnisse (No-Code), Digitalisierungsprojekte durchzuführen. Gerade für mittelständische Unternehmen ist dies von Vorteil, die häufig über keine oder nur wenige interne IT-Fachkräfte verfügen. Aufgrund des Low-Code/No-Code-Ansatzes können Unternehmen beispielsweise die Integration einer E-Signatur-Software schnell und auf ihre Anforderungen abgestimmt umsetzen.

Die KI-Funktion von nscale ermöglicht, Zusammenfassungen von Texten zu erstellen und relevante Informationen aus Dokumenten zu filtern. Die Fragen zu Dokumenten lassen sich im KI-Chat in natürlicher Sprache formulieren. Im Laufe der Zeit passt sich der KI-Chat an das Nutzerverhalten an.

Der offene Schnittstellenstandard CMIS ermöglicht einen plattformübergreifenden Informationsfluss zwischen nscale und Systemen wie von IBM, Microsoft, Oracle und SAP. Die CMIS-Zertifizierung des SAP Integration Certification Centers bestätigt die vollständige Integration in SAP S/4HANA. Um die Verknüpfung von Dateien und Daten in »SAP S/4HANA Cloud Public Edition« – Umgebungen zu gewährleisten, stellt Ceyoniq mit dem »nscale ERP Replication Service ODATA« eine zusätzliche Schnittstelle zur Verfügung.

Ein Beispiel für eine individuelle Schnittstelle ist der nscale Connector for DATEV, der den bidirektionalen Datenaustausch zwischen der Eingangsrechnungsverarbeitung nscale IM und Finanzbuchhaltungssystemen sicherstellt.

nscale ist sowohl On-Premises und auch als Cloud-Lösung in einer deutschen Cloud verfügbar. Für den On-Premises-Betrieb bietet Ceyoniq zusätzlich Managed Services an, um Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung zuverlässig und planbar sicherzustellen.

Als Referenzkunden von nscale zählen unter anderem die Tageszeitung »Neue Westfälische«, das Immobilienunternehmen Goldbeck, Arminia Bielefeld und Edeka.

Compuköln mit kostenfreier Version für zwei Lizenzen

Das Dokumentenmanagement-System von CompuKöln ist unter der Bezeichnung »CompuDMS Cloud« sowohl als Cloudlösung als auch für den Betrieb auf eigener Hardware »CompuDMS Professional« verfügbar. Bei beiden Varianten ist es erforderlich, eine windows-basierte lokale Client-Software zu installieren.

»CompuDMS« bietet in einer Windows-Oberfläche die einheitliche Verwaltung von Dateien.  Eine direkte Integration in Microsoft Office ist ab Version 2007 möglich. Insbesondere gestattet das System die Verwaltung von unterschiedlichen Versionen einer Datei durch optische Hervorhebungen und eigens für diesen Zweck entwickelte Funktionen. Es besteht zudem die Möglichkeit, nicht nur automatisch aus Office-Dateien PDF-Dateien zu generieren, sondern diese auch gemeinsam zu verwalten.

Nutzende können Dateien mit zusätzlichen Informationen, sogenannte Metadaten, versehen. Hierunter fallen beispielsweise Bearbeitungsvermerke, Freigaben oder auch Informationen zum Dokumententyp. Welche Informationen zu einer Datei obligatorisch angegeben werden müssen oder optional sind, entscheiden Anwendende selbst. Metadaten lassen sich ebenso wie Dateinamen für die Suche nutzen. Für die Suche in Dateiinhalten – auch von beispielsweise PDF-Dateien – stehen Volltextsuche und Texterkennung (OCR) zur Verfügung.

In Compudms legen Verantwortliche fest, wer in welchem Umfang Zugriff auf Daten hat. Durch die Archivierungsfunktion lässt sich verhindern, dass wichtige Informationen versehentlich gelöscht oder verändert werden. Es ist nachvollziehbar, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Unternehmensdaten werden so geschützt und die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften wie GoBD gewahrt.

Den mobilen Zugriff per Smartphone oder Tablet ermöglicht die App »CompuDMS Mobile«. Als optionale Ergänzung bietet der Hersteller eine automatische E-Mail-Archivierung und Rechnungseingang, Rechnungsstellung und individuelle Workflows. Im Einsatz ist Compudms beispielsweise bei REC Partners – einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen im Immobilienbereich. Ebenso zählt der mittelständische und inhabergeführte Hersteller von Gleissmesssystemen Vogel & Plötscher zu den Kunden.

Smartdocs von Dmsfactory erfasst, bearbeitet und archiviert

Das Dokumentenmanagement- und Archivsystem »DMSFACTORY SmartDocs« von DMSFACTORY ist für die Verwaltung elektronischer Dokumente an die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen angepasst. Die Anwendungsschwerpunkte liegen auf effizienter Übernahme, revisionssicherer Archivierung, intuitiver Nutzung archivierter Dokumente und flexibler Weiterleitung von Dokumenten an Benutzer und Gruppen. In Verbindung mit weiteren Produkten von Dmsfactory wie dem »DMSFACTORY EmailStore« oder dem »DMSFACTORY DokStore«, gewinnt Smartdocs an Funktionalität und unterstützt Geschäftsprozesse umfangreicher.

Smartdocs kann beliebig viele elektronische Akten-Lösungen in einer Instanz verwalten, zwischen denen Anwender mit einem Klick wechseln können. Mit Hilfe des Archiv-Assistenten lassen sich Archivbereiche erstellen und Zugriffsberechtigungen für Anwender verteilen. Sobald etwas in den überwachten Archivbereichen geschieht, zum Beispiel ein Dokument hinzugefügt oder geändert wurde, informiert darüber der »SmartDocs TrayTool«. Auch nach der Archivierung stehen alle Dokumente zur Verfügung und lassen sich über die Volltextsuche auffinden.

Das Scannen von Dokumenten und Importieren von Dateien in Smartdocs kann sowohl als ad-hoc-Verarbeitung als auch als Stapelverarbeitung- auf Wunsch mit Barcode-Trennung – durchgeführt werden. Mit Hilfe von Scan- und Importprofilen können Nutzende Voreinstellungen vornehmen und den Prozess der Datenerfassung vereinfachen und automatisieren. Bei dem Scannen und dem Import von Dokumenten lässt sich bei Bedarf automatisch eine Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) durchführen.

Sobald ein Dokument einmal in Smartdocs aufgenommen ist, werden sämtliche Änderungen im Dokumentenprotokoll erfasst. So ist zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar, wann ein Dokument hinzugefügt, entfernt oder editiert wurde. Über Annotationen lassen sich Markierungen und Kennzeichnungen (z. B. Stempel oder Symbole) einzelnen Dokumenten hinzufügen. Dabei wird das originale Dokument nie verändert, sondern bleibt im Original vorhanden. Mit der Nachverfolgungs-Funktion weiß man jederzeit, wo sich ein Dokument beziehungsweise eine Akte befindet und über die Wiedervorlage-Option geraten keine Dokumente, keine elektronischen Akten und keine Fristen in Vergessenheit.

Smartdocs kann als Standalone-Installation auf einem PC genutzt oder als Netzwerk-Installation mit einem zentralen Server und mehreren Arbeitsplätzen betrieben werden. Um sensible Daten besser schützen zu können, bietet die Lösung neben dem Zugriffsschutz des DMS auch die Möglichkeit der Private Encryption an. Verschlüsseln Unternehmen hiermit einzelne Archivbereiche zusätzlich, haben nur Personen mit Kenntnis des Passworts Zugriff.

Preislich bietet Dmsfactory folgende Lizenzoptionen von SmartDocs für den kleinen Mittelstand an:

• Das »Starterpaket« für 2.000 Euro umfasst die Installation und Grundkonfiguration von SmartDocs im Unternehmen, sowie insgesamt 16 Stunden Support bei Fragen und Problemen.
• Bei der Einzelplatzinstallation »SmartDocs Einzel« für 600 Euro wird die Lizenz lokal auf dem Anwender-PC installiert und kann so von diesem Anwender genutzt werden. Dies empfiehlt sich bei Einzelunternehme oder Unternehmen, deren Verwaltung von nur einer Person oder einem Arbeitsplatz besetzt ist.
• Bei der Mehrplatzinstallation für 2.900 Euro wird die Lizenz auf einem Haupt-PC installiert und kann dann von insgesamt fünf Arbeitsplätzen genutzt werden.
• »SmartDocs Server« für 2.000 Euro ist das Lizenzpaket für Unternehmen, die SmartDocs in Kombination mit einem Server nutzen möchten. Hier liefert der Hersteller eine Synology Diskstation NAS mit 4 * 8 TB Storage und 32GB RAM inklusive eingerichteter SmartDocs Datenbank, Dokumentenablage und Datensicherung mit.

Docuware: DMS am Desktop und mobil

»DocuWare« vom gleichnamigen Unternehmen DocuWare ist eine Komplettlösung, um Geschäftsunterlagen jeder Art – ob in Papierform oder digital vorliegend – zu archivieren, bereitzustellen und effizient zu nutzen. Unabhängig von Format und Quelle automatisiert das Dokumentenmanagement-System Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt. Basis hierfür ist die strukturierte Ablage der Unterlagen in einem zentralen Dokumenten-Pool. Jeder Mitarbeiter, der dazu berechtigt ist, hat Zugriff auf alle Informationen, die er für seine Arbeit benötigt. Alle Unterlagen zu einem Kunden, einem Projekt oder einem Geschäftsvorgang liegen zusammenhängend vor. Ein flexibles Lizenzmodell und verschiedene Module ermöglichen es, die Software an die Arbeitsweise und Anforderungen eines Unternehmens anzupassen.

Für die Nutzung von unterwegs aus bietet Docuware die »DocuWare-App« für iOS und Android, um verschiedene digitale Prozesse wie Rechnungs-, Vertrags- und Spesenbearbeitung abzuwickeln. Eine separate kostenlose Scan-App ermöglicht Papierdokumente mit dem Apple- oder Android-Smartphone einzuscannen und in Dropbox, Google Drive oder Docuware hochzuladen.

Docuware ist als Cloud- oder On-Premise-Lösung verfügbar. Die Cloud-Lösung mit Multitenant-Architektur basiert auf der Infrastruktur von Microsoft Azure. Docuware hat weltweit über 800 Partner und mehr als 20.000 Kunden in 100 Ländern, zu denen alfred rexroth aus der Metallindustrie, der Spielehersteller LUDO FACT und das Bauunternehmen HARFID zählen. Neben den Hauptstandorten in Germering und New Windsor/New York unterhält Docuware Tochtergesellschaften in Großbritannien, Spanien und Frankreich. Seit 2019 ist Docuware ein hundertprozentiges Tochterunternehmen von Ricoh.

Dvelop: Reine SaaS-Lösung und hybride Variante

Der ECM-Hersteller d.velop aus Gescher bietet viele seiner Produkte als SaaS-Lösung an. So gibt es mit »d.velop documents« eine direkt buchbare DMS-Lösung aus dem »d.velop store«, die sich gut für den Mittelstand und kleine Betriebe eignet. Neben SaaS- beziehungsweise Cloud-Nutzung lässt sie sich auch im Hybrid- oder On-Premises-Modus einsetzen. Je nach Funktionsumfang und Cloud-Speicher kostet sie monatlich zwischen 27 und 55 Euro pro Benutzer. Das DMS kann als zentrale Drehscheibe für Dokumente im Unternehmen dienen und Dokumente strukturiert im jeweiligen Kontext ablegen.

Zum Funktionsumfang gehören unter anderem die Nutzung vorgefertigter Aktenpläne, Task-Manager für Aufgaben zu Dokumenten und Akten sowie die Versionierung von Dokumenten und die Dokumentensuche über Metadaten und Volltext. Einfache Prozesse lassen sich durch das Auswählen von Aufgaben-Aktivitäten digitalisieren und mithilfe von Formularen und verschiedenen Bedienelementen individuell gestalten. Konkret können damit zum Beispiel Freigabeprozesse eingerichtet werden. Weitere SaaS-Lösungen wie digitale Signatur, Enterprise Search und zusätzliche Erfassungsmöglichkeiten können Nutzende hinzubuchen. Das DMS kann auch mit weiteren Anwendungen wie Microsoft 365, SAP oder Branchenlösungen kombiniert werden.

Zu den Kunden aus dem Mittelstand zählen das technische Dienstleistungsunternehmen thenex und smeyers immobilien.

easy mit Business-Paketen für Archiv, Verträge, Rechnungen und HR

Softwarehersteller easy will Mittelstandskunden mit fünf Kernprodukten ein Grundgerüst für die digitale Beschleunigung liefern. Rechnungs-, Vertrags- und Personalmanagement sowie das digitale Archiv als Ankerpunkt der Dokumentenvorgänge im Unternehmen sind on-premises und cloud-basiert verfügbar. Die Produkte lassen sich in bestehende IT-Systeme integrieren und wachsen mit dem Unternehmen.

»easy archive« ist die Archivierungs-Software für das digitale Ablegen von Daten und Dokumenten. Alle darin abgelegten Dokumente im Unternehmen sind standortunabhängig und ohne langes Suchen für alle jeweils berechtigten Personen erreichbar.

»easy invoice« erfasst eingehende Rechnungen und führt sie durch einen automatisierten Prüfungs- und Freigabeworkflow. Verantwortliche Beschäftigte sind jederzeit aussagefähig über ihre Prozesse, Rechnungsvorgänge gehen nicht verloren und Skontofristen lassen sich einhalten. Mit »easy invoice smart« gibt es zudem ein standardisiertes Cloud-Paket, das laut easy ohne lange Konfiguration binnen weniger Stunden einsatzbereit ist.

»easy contract« unterstützt den Lebenszyklus eines Vertrags. Es bietet eine Übersicht aller geschlossenen Verträge sowie Unterstützung bei der Erstellung neuer Verträge inklusive rechtsbindender digitaler Unterschriften. Aufgrund von Reminder für Fristen und Wiedervorlagen lassen sich laufende Verträge rechtzeitig kündigen oder neue Konditionen aushandeln.

»easy hr« beinhaltet eine digitale Personalakte, Recruiting- und Ausbildungsmanagement mit Self-Services für die Beschäftigten.

»easy DMS« bietet ein browserbasiertes Dokumenten-Management, das durch KI-Integration die Effizienz und Genauigkeit von Arbeitsprozessen steigern soll. Ein höherer Automatisierungsgrad bei der Dokumentenverarbeitung reduziert den manuellen Aufwand.

Zu den mittelständischen Kunden im deutschsprachigen Raum zählen beispielsweise SSI Schäfer Shop,  Personaldienstleister Piening und Autohaus Haidacher. Erhältlich sind die Lösungen direkt über Easy oder einen der rund 100 Partner.

Dokumentenmanagement für jedermann von ecoDMS

Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS der gleichnamigen GmbH bietet ein transparentes Lizenzmodell und ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis. Mit einer Lizenz für rund 149 Euro erhalten Kunden über einen Zeitraum von 48 Monaten auch sämtliche Updates.

Die Lösung vereint unter einer intuitiv bedienbaren Oberfläche alle Funktionen, die für die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten, E-Mails und Dateien erforderlich sind. Eine übersichtliche Ergebnisdarstellung sowie leistungsfähige Suchfunktionen, die alle verfügbaren Klassifizierungsattribute und den Volltext berücksichtigen, sorgen für zusätzlichen Anwendungskomfort. Zudem können Suchanfragen als Favoriten gespeichert und so bei Bedarf schnell wieder aufgerufen werden. In der Kachelansicht zeigt jede Dokumentenkarte eine Vorschau des Inhalts, die wesentlichen Klassifizierungsinformationen, eine Aktivitätshistorie sowie eine Auswahl ausführbarer Funktionen, darunter Ansehen, Bearbeiten und Erstellen von Notizen sowie die Versionsverwaltung.

Änderungen innerhalb der Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten sowie Benutzeraktionen – etwa das Öffnen, Versenden oder Exportieren von Dokumenten – werden von ecoDMS automatisch protokolliert. Somit sind alle Verarbeitungs- und Archivierungsschritte jederzeit anhand von Datum, Uhrzeit und Benutzernamen nachvollziehbar.

Ein Clipboard-Tab dient als virtuelle Sammelmappe, mit der sich Dokumente zu einem Vorgang oder Projekt zusammenfassen lassen. Auf diese Weise können sie gebündelt an Kollegen weitergegeben oder direkt versendet werden.

Darüber hinaus bieten zertifizierte ecoDMS-Reseller (Qualified Premium Reseller) Integrationen für ERP-, CRM- und Cloud-Systeme an. So lässt sich ecoDMS in bestehende IT-Strukturen einbinden und noch effizienter nutzen.

Zu den jüngsten Neuerungen von ecoDMS gehört ein vollständig überarbeiteter Webclient mit einer modernen und responsiven Benutzeroberfläche. Er bietet unter anderem eine automatische Vorlagenerkennung, eine Massenklassifizierung und eine Duplikaterkennung. Außerdem integriert der Softwareanbieter zahlreiche neue Funktionen rund um die Verarbeitung von E-Rechnungen. So liest der weiterentwickelte Vorlagen Designer sämtliche XML-Daten aus XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen aus und überträgt sie in die entsprechenden Felder in ecoDMS. Die XML-Daten dienen zugleich der Klassifizierung, sodass E-Rechnungen automatisch in die richtigen DMS-Ordner gelangen. Zu den weiteren Neuerungen zählt die flexible Befüllung von Attributen und Freitextfeldern, die mehr Kontrolle bei der Archivierung in ecoDMS bietet. Die Freitextfelder können je nach Anforderung individuell genutzt werden. So ist es beispielsweise möglich, beim Export von Rechnungen – etwa an den Steuerberater oder in Lösungen wie »DATEV Unternehmen online« – die Rechnungsnummern, Kostenstellen und Lieferantennummern darin zu hinterlegen.

ELO: DMS und elektronische Workflows

Mit »ELO ECM« von ELO Digital Office lassen sich Geschäftsprozesse digitalisieren und Informationen zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung stellen. Trotzdem werden unternehmensrelevante Informationen an einer Stelle zentral abgelegt. Zu den Grundfunktionalitäten der ELO ECM Suite zählen die digitale Archivierung von Dokumenten und die Versionierung, die Änderungen transparent macht. Alle zwei Jahre ist ein Long-Term-Support-(LTS) Release vorgesehen, das alle Funktionserweiterungen aus dieser Zeit enthält.

Die Lösung lässt sich als Cloud-, Hybrid- und On-Premises-Variante nutzen und bildet die Basis für digitale Prozesse in zentralen Geschäftsbereichen wie der Buchhaltung, Personalabteilung, dem Einkauf oder dem Vertrieb. Zudem bietet ELO ECM Werkzeuge zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an Datenschutz und –sicherheit. Wenn ein Dokument besonders geschützt werden muss, stehen Zugriffskontrollen, Protokollierung und ein mehrstufiges Berechtigungssystem zur Verfügung.

Der Low-Code-Plattform-Ansatz ermöglicht es Anwenderinnen und Anwendern, individuelle Lösungen schnell und ohne Programmierkenntnisse zu konfigurieren. So können Formulare erstellt, Workflows definiert oder bestehende Prozesse flexibel angepasst werden.

Der systemweit integrierte ELO Assistant bringt Künstliche Intelligenz direkt in die Geschäftsprozesse der Nutzenden: Inhalte werden analysiert, Daten extrahiert und beispielsweise bewertet; zudem können Fragen direkt im Chat beantwortet werden. Dadurch lassen sich wiederkehrende Aufgaben deutlich beschleunigen, wie Datenerfassung, Dokumentenklassifizierung oder Genehmigungsprozesse. Anwender können eigene Large-Language-Models (LLM) nutzen oder einen KI-Anbieter ihrer Wahl einbinden.

Mit den »ELO Business Solutions« stellt ELO gerade für Mittelständler aufgabenspezifische Out-of-the-Box-Geschäftslösungen zur Verfügung, die sich mit ELO ECM schnell implementieren und nutzen lassen, da Standardprozesse hinterlegt sind. Individuelle Anpassungen können ohne zusätzliche Programmierarbeit über Einstellungsfunktionen vorgenommen werden. Die prozessbezogenen Dokumentenmanagementlösungen gibt es für das Management von Rechnungen, Besuchern, Verträgen und die öffentliche Verwaltung.

Zu den mittelständischen ELO-Kunden zählen beispielsweise die Andechser Molkerei Scheitz, Garant-Möbel und Confiseriespezialist Johannes Lühders.

GSD Software: Dokumente und Kontakte managen

Die Lösung »DOCUframe« unterstützt laut GSD Software betriebswirtschaftliche Prozesse im Mittelstand über Abteilungen hinweg. Sie trägt dazu bei, dass eingehende Dokumente revisionssicher erfasst und archiviert werden können. Dokumente wie Fax oder E-Mail lassen sich automatisch entsprechenden Kunden zuordnen. Das Dokumentenmanagement dient somit auch als Grundlage eines Kundenbeziehungsmanagements. Über die Kundenbeziehung hinaus lassen sich die Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern managen. Ferner deckt Docuframe unter anderem Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Kampagnenmanagement, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung ab.

Für bestimmte Themen wie Dokumentenlenkung und –versionierung, Projekt- und Kampagnenmanagement sowie grafisches Workflowmanagement bietet die Lösung dedizierte Module. Außerdem verspricht der Hersteller, dass aufgrund der integrierten, um betriebswirtschaftliche Funktionen erweiterten Programmiersprache »DOCUcontrol« nichts bleiben muss wie es ist. Nach entsprechender Schulung sei es bei Bedarf für den Anwender selbst möglich, innerbetriebliche Prozesse abzubilden und flexibel an unterschiedliche Anforderungen anzupassen.

Zum Kundenkreis von GSD Software zählt Kunststoffhersteller Scholz, der die Mögilchkeiten schätzt, verschiedene Dokumente zu Projekten, Artikeln und Adressen zuzuordnen und zu verknüpfen. Dazu ist Docuframe bei Scholz mit Microsoft Navision verknüpft. Presscontrol Elektrotechnik nutzt DOCUframe als CRM-Lösung mit integriertem Archiv.

Kendox: Skalierbare DMS-Lösung versteht sich gut mit Drittsystemen

Die »Kendox InfoShare« Produktfamilie vom Schweizer Anbieter Kendox ist sowohl für die Installation beim Kunden als auch für den Einsatz als Cloud Service ausgelegt, um elektronische Dokumenten, Informationen, Akten und Prozesse zu managen. Dabei kann die skalierbare Lösung kleinere Teams und Arbeitsgruppen sowie unternehmensweite Anwendungen unterstützen. Für die Bedienung stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Nutzer können per Windows Client, einem Web Client im Browser oder über eine führende Anwendung wie ein ERP-System zugreifen. Außerdem existiert ein auf »HTML5« und »JavaScript« basierender »Mobile Web Client«, der für mobile Geräte und Cloud-Anwendungen entwickelt wurde.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügt über verschiedene Unterfunktionen. Dokumente werden erfasst, im DMS unter Compliance-Gesichtspunkten archiviert und mit bestehenden Geschäftsprozessen verbunden. Zusätzlich werden Dokumente mit vorhandenen Standard- und Fachanwendungen integriert.

Mit dem »InfoShare Process Manager« können Abläufe vordefiniert werden, so dass wiederkehrende Prozesse immer identisch ablaufen. Es entsteht Transparenz, an welcher Stelle sich der Gesamtprozess aktuell befindet und wer gerade verantwortlich ist. Zusätzlich können individuelle Abläufe auch ad-hoc definiert werden – der Benutzer kann bei Bedarf also festlegen, welchen Weg beispielsweise ein Dokument durchlaufen muss, um letztendlich freigegeben zu werden.

Alle Dokumente werden im »Kendox InfoShare Server« abgelegt und verwaltet, um eine gesetzeskonforme Aufbewahrung zu ermöglichen. Dabei ist es unerheblich, wie die Dokumente ins System kommen. Das Einscannen von Dokumenten wird ebenso unterstützt wie die manuelle Archivierung von Dokumenten und E-Mails aus den Standard-Anwendungen wie »Microsoft Office«, »Outlook« und das automatische Ablegen von Inhalten aus Fachanwendungen.

Zu den Anwenderunternehmen von Kendox Infoshare zählt beispielsweise Vöhringer, ein international aufgestelltes Familienunternehmen mit über 300 Mitarbeitern, das sich vor allem auf Leichtbauprodukte für die Caravan- und Wohnmobilindustrie spezialisiert hat. Zusätzlich zur Archivierung von Ausgangsbelegen wie Rechnungen und Lieferscheinen werden eingehende Rechnungen in Kendox Infoshare einem Freigabeprozess zugeführt, der sowohl mit der hauseigenen Branchenlösung »VOS« als auch mit der Finanzbuchhaltung integriert ist. Neben verschiedenen Workflows nutzt das Unternehmen eine digitale Personalakte, die mit der Lohnbuchhaltung kombiniert ist und Mitarbeitern per Self-Service zur Verfügung steht.

Dokumentenmanagement mit Kyocera Workflow Manager

Mit dem »KYOCERA Workflow Manager« bietet KYOCERA eine Lösung, mit der sich geschäftskritische Dokumentenprozesse aus Bereichen wie Personal, Einkauf, Vertrieb und allgemeiner Verwaltung verbessern lassen. Laut Kyocera kommt die Lösung ohne aufwändiges Customizing aus, das bei DMS-Projekten viel Zeit in Anspruch nehmen kann, von kleineren und mittleren Unternehmen aber oftmals gar nicht benötigt wird. So geht es den meisten Unternehmen zunächst darum, die täglichen Prozesse wie den Rechnungslauf oder die Personalverwaltung zu optimieren. Hierzu bietet der Kyocera Workflow Manager vorkonfigurierte Prozesse und fertige elektronische Akten für die Bereiche Einkauf, Verkauf, Personal sowie Vertrags- und Rechnungswesen, die sowohl einzeln als auch kombiniert genutzt werden können. Überdies lassen sich Prozesse definieren, um etwa eine Umlaufmappe zu starten. Erweiterungen für zusätzlich benötigte Funktionen sind ebenfalls möglich.

Nutzer erhalten auch aus dem Home Office Zugriff auf gerade benötigte Dokumente. Durch eine selbsterklärende Bedienung ist laut Kyocera kein besonderer Schulungsaufwand erforderlich. Das Einbinden von Dokumenten und E-Mails geschieht per Drag and Drop. Der Informationszugriff erfolgt über eine übersichtliche Ablagestruktur und mittels Suchmaske oder Volltextsuche.

Zur Einhaltung der DSGVO bietet der Kyocera Workflow Manager Werkzeuge, die es ermöglichen Korrekturen personenbezogener Daten durchzuführen. Personendaten können zum Beispiel als Visitenkarte, als Klartext in Datensätzen oder auch in Dokumenten vorkommen. Im Administrationsbereich lassen sich diese Daten zentral systemweit anonymisieren oder löschen. Die Vorgänge werden protokolliert und alle Änderungen sind jederzeit einsehbar. Zudem können die im Kyocera Workflow Manager erfassten personenbezogenen Daten in eine Exportdatei ausgegeben und zur Verfügung gestellt werden.

Übliche Projektvolumen mit dem Kyocera Workflow Manager liegen zwischen 15.000 und 30.000 Euro und beinhalten Dienstleistungen sowie ein Jahr Wartung und Support. Zu den Referenzkunden zählen unter anderem das Dienstleistungsunternehmen Gluth und Westfalia Wärmetechnik. Die Vermarktung geschieht über die Kyocera eigene DMS Business Unit und über zertifizierte DMS Platin Partner.

M-Files: Effektive Metadaten getriebene Architektur

Die Lösungen des finnischen Softwareherstellers M-Files sind sowohl in Europa als auch den USA verbreitet. Sie adressieren reines Dokumentenmanagement mit Funktionen zur Versionierung und Suche sowie Workflow-Funktionen. Außerdem agieren sie als zentrale Plattform für die Verwaltung von Front-Office- und Back-Office-Geschäftstätigkeiten. Das Marktforschungsunternehmen Gartner hebt in Bezug auf M-Files die skalierbare und effektive Metadaten-getriebene Architektur hervor. Der M-Files-Ansatz beinhaltet, Informationen danach zu verwalten, um »was« es sich handelt, und nicht danach, »wo« sie gespeichert sind.

Mittelständischen Unternehmen dürfte eine dem Microsoft Windows Explorer ähnliche Benutzeroberfläche entgegenkommen. Serverseitig arbeitet M-Files mit verschiedenen Microsoft-Windows-Betriebssystemen. Clientseitig lassen sich neben Microsoft-Windows-Systemen unter anderem auch Mac-User einbinden. M-Files unterstützt alle Microsoft Office-Dateiformate und ermöglicht die Integration mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Dynamische Ansichten erlauben, eigene Filter auf spezifische Informationen zu erstellen. So lassen sich in der Vertragsverwaltung nur Verträge und deren Workflowstatus anzeigen, die in den nächsten sechs Monaten auslaufen. Anwender können auch E-Mails übersichtlich, beispielsweise projektbasiert, verwalten und archivieren.

Ebenfalls hervorzuheben sind die flexiblen lokalen, cloudbasierten und hybriden Bereitstellungsmöglichkeiten. Im Zusammenhang mit dem Offline-Betrieb ist die Check-Out- und Check-in-Funktion für Dokumente und ganze Projektordner anwendbar.

Die Workflows verfügen über eine unbegrenzte Archivgröße und eine unbegrenzte Anzahl an getrennten Archiven beispielsweise für die Geschäftsleitung, Holdings und Schwestergesellschaften. Der grafische Workflow Editor begleitet die Implementierung jedes beliebigen Geschäftsvorgangs mit allen erforderlichen Schritten, Aufgaben sowie Vor- und Nachbedingungen. Die Beteiligten des  Vorgangs können per E-Mail über ihre Aufgaben informiert werden. Ferner besteht die Möglichkeit, Dokumente und weitere Objekte ihrer elektronischen To-Do-Liste in M-Files hinzuzufügen. Alle Schritte des Workflows können im Versionenverlauf nachverfolgt werden. Die Berichterstellungsfunktionen von M-Files erleichtern die visuelle Überwachung von Vorgängen und die Identifizierung von Problemen mit dem Ziel der Vorgangsverbesserung und -optimierung.

Zu den Neuerungen von M-Files zählen KI-Funktionen unter der Bezeichnung »M-Files Aino«. Beispielsweise ist »Aino Agent at Scale« eine agentenbasierte, kontextorientierte KI-Funktion, die laut dem Hersteller automatisch ganze Dokumentensammlungen mit hochwertigen Metadaten anreichert. Dabei ist gekennzeichnet, welche Werte von der KI mit menschlicher Überprüfung festgelegt und an Vorschriften angepasst wurden. »Aino Multimodal« ermöglicht die Bildverarbeitung, wodurch Informationen um Nicht-Textdaten wie Grafiken oder Handschriften erweitert werden.

M-Files« bietet zahlreiche Konnektoren zu Drittanbietern. So können Nutzende auf Dokumente und Informationen aus anderen ECM- und Business-Anwendungen wie »SharePoint Online«, »OpenText«, »Box«, »Documentum«, »DocuWare« und »Filenet« zugreifen. Partnerunternehmen und Kunden von M-Files können Konnektoren auch eigenständig entwickeln.

M-Files-Software wird über Partnerunternehmen vertrieben. In Deutschland zählen hierzu fido, DMSFACTORY und Electric Paper, in der Schweiz agiert unter anderem graphax als Vertriebs- und Lösungspartner. Kunde ist beispielsweise das Schweizer Medizintechnikunternehmen HL Technology.

Optimal Systems: Arbeiten mit digitalen Akten

Das Berliner Softwarehaus Optimal Systems bietet mit »enaio« eine ECM-Software für unternehmensweit einsetzbares digitales Informationsmanagement für Mittelstand und Konzernbereiche. Im Wesentlichen geht es um umfassendes Informationsmanagement sowie die Digitalisierung und effiziente Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, Informationen schnell zu finden, transparent zu verwalten, sicher zu archivieren und das Konzept des Digital-Workplace zu realisieren. enaio eignet sich zur Darstellung aller digitalen Akten, von Beschaffungs- und Lieferantenakten, Projekt- und Vertragsakten über Kunden- und Personal-, Immobilien- und Bauakten bis zu Schiffs- und Patientenakten. Generell ist die ECM-Software universell in allen Bereichen und Abteilungen einsetzbar. Mitarbeitende, die sie nutzen, erhalten jeweils ihre passende, individuelle Sichtweise auf die Information, die für die eigene Arbeit benötigt wird. Mit enaio lassen sich Kunden zudem bei einer Migration auf »S/4 HANA« und der Nutzung von Microsoft 365 unterstützen.

Neben enaio vertreibt Optimal Systems auch Software unter der Marke  »yuuvis«. Während die seit mehreren Jahren etablierte ECM Suite enaio über 100 Lösungen für Industrie, Verwaltung und Kliniken bietet, eignet sich »yuuvis« insbesondere für Lösungsentwickler, die auf offenen Standards basierende Fachanwendungen erstellen wollen.

Unternehmen aus verschiedenen Branchen setzen die ECM-Software auch europaweit ein. Im Mittelstand zählen hierzu das Ticketing-Unternehmen Reservix, der Radiosender Antenne Bayern und der Hersteller von Küchengeräten Ritter.

Portal Systems bietet ECM mit Microsoft 365

»Shareflex ECM Online« vom Hamburger Softwareunternehmen Portal Systems basiert auf »SharePoint Online« und erweitert »Microsoft 365« zu einer Plattform für komplexe, cloudbasierte Geschäftsanwendungen. Neben dem Dokumentenmanagement zählt hierzu das Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung und das Qualitätsmanagement mit gelenkten Dokumenten. Diese Lösungen verfügen über vorgefertigte Benutzeroberflächen, Logiken und Prozesse, die an die fachlichen Gegebenheiten der unterschiedlichen Unternehmensbereiche angepasst werden können.

Das Dokumentenmanagement-System (DMS) »Shareflex Documents« bietet eine zentrale Dokumentenablage, die im Microsoft 365 Tenant des Kunden erfolgt. Im Standard stehen vorkonfigurierte Vorgangsakten, Dokumentarten und Berechtigungsrollen zur Verfügung. Über eine Metadaten- und Volltextsuche lässt sich das Akten- und Dokumenten-Repository durchsuchen. Erweiterte Funktionen umfassen unter anderem Freigabe- und Genehmigungsprozesse, digitale Signaturen und die Verarbeitung von Dokumenten mit OCR und KI.

Die Lösung für das Vertragsmanagement »Shareflex Contract« verbesserte die Übersicht und die Verwaltung von Vertragsdokumenten und -prozessen. Hierzu stehen Funktionen wie Vertragsvorlagen, KI-basierte Vertragsanalyse und Fristenüberwachung zur Verfügung. Außerdem gibt es Genehmigungsworkflows und Vertragsarchivierung.

Mittels Workflow-gesteuerte Dokumentenfreigabe, Versionierung, Prüfprotokolle und Audit-Trails bietet »Shareflex Quality Documents« eine strukturierte Dokumentenlenkung. Damit können Nutzende Compliance-Anforderungen erfüllen und Qualitätsstandards sicherstellen.

»Shareflex Invoice« ermöglicht die automatisierte Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Hierzu stehen OCR-Erkennung, elektronische Rechnungsformate, Rechnungsprüfung und Freigabeworkflows zur Verfügung. Außerdem ist eine Integration in ERP-Systeme möglich.

Informationen zum Preismodell

Die Shareflex-Lösungen werden über ein SaaS-Modell (Software-as-a-Service) nutzerbasiert lizenziert. Der Preis pro User reduziert sich bei einer höheren Anzahl an Gesamtlizenzen. Für die Eingangsrechnungsverarbeitung (Shareflex Invoice) werden die Gebühren nach Anzahl der Belege abgerechnet.

Zum Kundenkreis von Shareflex ECM Online zählen Neumann & Esser aus dem Energiesektor und der Spielzeughersteller Schleich.

»Proxess DMS« im Entwicklungsfokus

2019 ist aus den DMS-Herstellern Habel und Akzentum das Unternehmen PROXESS entstanden. Während »HABEL DMS« weiterhin gepflegt wird, sieht der Hersteller »PROXESS DMS« mit seinen Erweiterungstools als zukunftssichere und anschlussfreudige Variante, die wahlweise in der Cloud (als SaaS) oder On-Premises genutzt werden kann. Dabei ist der ortsunabhängige Zugriff über den PROXESS-Webclient gewährleistet. Ende 2023 hat Easy Software Proxess übernommen, das aber weiter eigenständig agiert.

PROXESS DMS bietet Schnittstellen zu vielen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen sowie Integrationen in Office-Anwendungen und E-Mail-Systeme. Basis bildet die hybride Integrationsplattform »PROXESS Hub«, mit der auch weitere Drittsysteme an das PROXESS DMS angebunden werden können.

Mit der Integration können ein- und ausgehende Dokumente aller Belegarten direkt aus ERP-Anwendungen heraus GoBD-konform archiviert werden. Per Drag and Drop lassen sich weitere digitale Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder Ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder einer Akte hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente automatisch zugeordnet, mit Schlagworten im Archiv versehen und so die spätere Suche vereinfacht.

Aufgrund des modularen Aufbaus von PROXESS DMS lässt sich das Dokumentenmanagement sukzessive ausbauen. Zusatzmodule wie PROXESS Invoice (digitale Eingangsrechnungverarbeitung), Tools rund um Vertrags- und Personalmanagement sowie E-Mail-Archivierung runden das Gesamtpaket ab.

Die Lösung PROXESS Invoice bildet den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital ab – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FiBu. Es werden sowohl digital eingehende Rechnungen als auch gescannte Papierrechnungen erkannt und verarbeitet. Dieser digitale Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung ist für alle ERP-Systeme verfügbar.

Bei der KI-gestützten Erkennung von Rechnungen und Gutschriften greift PROXESS auf bereitgestellte Stamm- und Auftragsdaten zurück, welche vom ERP-System bereitgestellt werden. So werden Zahlungskonditionen und Bestellpositionen automatisiert geprüft und eine Vorerfassung in der Buchhaltung ausgelöst. Der Prüfungs- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen kann über einen integrierten digitalen nach Anwender-Vorgaben gestalteten Workflow erfolgen. Nach der Kontierung und Zahlungsfreigabe lassen sich Rechnungsbeleg, Bearbeitungsprotokoll und Buchungsdaten automatisch in PROXESS DMS archivieren.

Gemäß eingerichteten Benutzer- und Zugriffsrechten erfolgt der Zugriff im gesamten Prozess über browserbasierte Clients und damit zeit- und ortsunabhängig. Mitarbeitende ohne ERP-Anbindung haben über einen browserbasierten Archivclient Zugang zum Archiv.

Zu den mittelständischen Kunden zählen das Medizintechnikunternehmen ultradent und Möbel Rieger.

DMS als Kernbestandteil von SOL-IT Cubes

Das Basispaket von »SOL-IT Cubes« des österreichischen Anbieters SOL-IT Solutions & IT ist geeignet, um Dokumente und E-Mails zu managen sowie Kunden, Projekte und Aufgaben zu verwalten. Über die Komponente »dms-Dokumentenmanagement« werden Dokumente einmalig abgelegt und Nutzende sowie weitere Lösungen greifen darauf zu. Die Dokumentenverwaltung geschieht mittels Ordner, Kategorien und Nummernkreise. Dokumente und Vorlagen werden durch eine Versionierung gelenkt und ältere Dokumentenversionen bleiben trotzdem abrufbar. Nutzende sind imstande, alle Änderungen des Dokuments nachzuverfolgen und bei Bedarf aufzurufen. Von besonderer Bedeutung ist dies für ein Qualitätsmanagementsystem. Die Volltextsuche kann unter anderem nach Schlagwörtern und mit Projektbezug erfolgen.

Im Cubes-Basispaket ist zudem ein Modul für das E-Mail-Management enthalten. Der »SOL-IT emailCube« ist das Verteilerzentrum der vom Provider erhaltenen E-Mail-Nachrichten. Je nach Berechtigung werden die Nachrichten im Posteingang des entsprechenden Empfängers angezeigt. Wird eine E-Mail von einem Absender gleichzeitig an mehrere Personen im Unternehmen gesendet, dann erkennt dies die Lösung. Sie wird einmal im Server abgelegt und mit den Posteingängen aller Empfänger verbunden. Die Ablage und Strukturierung der Nachrichten erfolgt dabei so weit wie möglich automatisch. Die Anhänge werden von den Nachrichten getrennt, so dass Anhänge logisch mit Adressen, Projekten oder anderen Kontakten verknüpft werden können.

Das Basispaket, das neben Dokumenten- und E-Mail-Management Lösungspakete für Adress-, Projekt- und Aufgabenverwaltung sowie einen Gruppenkalender enthält, kostet eine einmalige Lizenzgebühr von 1.200 Euro pro User. Zudem gibt es sechs weitere Zusatzpakete wie den »mobileCube« für 190 Euro pro User, der den mobilen Zugriff ermöglicht und je nach Anwendungsfall die volle Lizenz erspart. Insgesamt zählt SOL-IT etwa 2.000 Endanwenderinnen und Endanwender im deutschsprachigen Raum, die direkt durch den Hersteller betreut werden. Zu den Referenzkunden zählen unter anderem Bau- und Ingenieurbüros wie Hubert Weinmann Baubetreuung und Hydro Ingenieure Umwelttechnik aber auch Versicherungsvertretungen und andere Unternehmen.