04.01.2021 (as)
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Übersicht zu DMS-Lösungen für Selbstständige und Kleinbetriebe

Dokumentenmanagement-Systeme sind eine entscheidende Hilfe, wenn es darum geht, digitale Inhalte revisionssicher zu verwalten. In dieser Übersicht stellen wir Lösungen dar, die den Bedürfnissen von Selbständigen und Kleinbetrieben entsprechen.

In dieser Übersicht finden sich Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), die sich preislich und funktionell für Selbstständige und Kleinbetriebe eignen. DMS-Lösungen sind in der Lage, digitale Dokumente und Inhalte revisionssicher zu verarbeiten und aufzubewahren, um sich beispielsweise Ärger bei Betriebs- und Steuerprüfungen zu ersparen. Vorschriften wie GoBD und DSGVO lassen sich durch Funktionen wie Versionierung, Rechtevergabe und das Eingeben von Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten. Außerdem ermöglichen sie Nutzenden, papierlos zu arbeiten und Suchen nach Unterlagen zu vermeiden.

Je nach Funktionsumfang können sie auch Arbeitsabläufe wie die Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement sowie Vorgänge im Personalwesen digital abbilden und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Neben Funktionsumfang und Preis unterscheiden sich die Lösungen in ihren Bereitstellungsarten, zu denen Einzelplatzlösungen, klassische Client-Server-Architekturen und cloudbasierte Software-as-a-Service-(SaaS-) Lösungen zählen. Zudem ist bei der Auswahl zu beachten, ob Updates in den Preisen enthalten sind, und für wie viele Nutzenden mit welchen Rechten die Preise gelten.

Amagno bietet Komplettpakete aus der Cloud

Dokumente sind im Fokus der Oberfläche von Amagno (Bild: Amagno)Dokumente sind im Fokus der Oberfläche von Amagno (Bild: Amagno)Für kleine und Kleinstbetriebe ist von Amagno vor allem das »1‘er«- und »5‘er«-Paket der »AMAGNO Business Cloud« interessant, das es für die entsprechende Anzahl an Nutzenden für 39 beziehungsweise 32 Euro pro Kopf und Monat gibt. Nutzende mit reinen Leserechten können unbegrenzt und kostenfrei hinzugefügt werden. Enthalten sind alle Upgrades und 2,5 beziehungsweise 12,5 GByte Speicher. Weiteres Speichervolumen kann paketweise dazu gebucht werden.

Die Funktionen sind in allen Paketen – auch bei denen für größere User-Zahlen – gleich. Sie gehen deutlich über das File-Share-and-Sync-Angebot manch anderer Einstiegslösungen hinaus und enthalten alle elementaren Funktionen, die für das Dokumentenmanagement benötigt werden. Dokumente, die täglich erstellt werden, lassen sich zum Beispiel gegen Überschreiben, unberechtigtes Löschen und Duplikate schützen. Dateienimport kann per Drag and Drop, E-Mail (automatisch und manuell) und direktes Abspeichern erfolgen. Papierbasierte Dokumente lassen sich über Scanner-Hardware und mobile Scan-Apps einbinden. Über alle Dokumente ist eine Volltextsuche möglich. Die Dateivorschau funktioniert bei über 100 Formaten. Alle ausgedruckten Dokumente werden über den integrierten Druckertreiber gleichzeitig digital abgelegt. Um Vorschriften wie GoBD und DSGVO einhalten zu können, lassen sich unter anderem flexible Archivfristen inklusive Lösch- und Vernichtungsfristen festlegen sowie Benutzer und Rechte individuell verwalten.

Amagno wirbt zudem mit einer automatisierten Ablage aller Dateien, Scans und Emails in allen Unternehmensbereichen. Das Anklicken von Werten und Merkmalen genügt, um Kategorien festzulegen, die dann in allen Dokumenten automatisch berücksichtigt werden. So reicht es beispielsweise auf den Betrag der Rechnungssumme zu klicken, um automatisch die Kategorie Rechnungssumme zu erstellen. Gleiche Dokumente zum Beispiel Rechnungen werden automatisch erkannt, zugeordnet und die Daten extrahiert. Nutzende müssen sich keine Gedanken um die Organisation und Verwaltung des Ablagesystems machen.

Einfache Workflows für Geschäftsprozesse wie Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und Personalwesen können Nutzende ohne Programmierkenntnisse selbst erstellen. Kostenpflichtig erhalten sie dabei auch Serviceunterstützung von Amagno. In Version 6, die noch für diesen Winter angekündigt ist, sollen fertige Workflows für Standardprozesse in einem Solution Store zur Verfügung gestellt werden.

Drei SaaS-Pakete von Dvelop

Für d.velop documents gibt es eine kostenlose Testversion für 30 Tage (Bild: d.velop)Für d.velop documents gibt es eine kostenlose Testversion für 30 Tage (Bild: d.velop)Als Software-as-a-Service- (SaaS-) bietet d.velop drei verschiedene Pakete für Kleinstunternehmen sowie kleine und mittlere Betriebe an. »d.velop documents« ist in den Versionen »basic«, »business« und »ultimate« für 20, 30 und 45 Euro pro Benutzer und Monat verfügbar. Die Basic-Version sieht 100 GB Cloud-Speicher pro Mandant vor und bietet unter anderem ein revisionssicheres Archiv, die Erfassung gescannter Dokumente und E-Mails sowie individuelle Aktenstrukturen und Aufgabenmanagement. In der Business-Klasse mit 500 GB Cloud-Speicher kommen beispielsweise die Gestaltung einfacher Workflows, die Microsoft-365-Office-und die Active-Directory-Integration hinzu. Neben 1 TB Cloud-Speicher hält die Ultimate-Version zusätzlich die Ausführung unbegrenzt komplexer Workflows, eine iOS-App zur Offline-Nutzung und automatische Datenextraktion mit künstlicher Intelligenz bereit. Die Buchung zusätzlicher Funktionen wie elektronische Signatur oder unternehmensweite Suche sind ebenfalls möglich. Eine 30-Tage-Testversion von Dvelop Documents steht ohne automatische Vertragsverlängerung und keinerlei Verpflichtungen kostenlos zur Verfügung.

Als »d.velop documents light« gibt es für eine ähnliche Zielgruppe wie hier bereits ein Cloud-Angebot von Dvelop, das in der Telekom-Cloud vermarktet wird. Dies kostet 30 Euro pro Benutzer und Monat und bietet File Sharing, revisionssichere Archivierung und 200 GB Speicherplatz. Reines File Sharing mit 100 GB Speicherplatz kostet hier 10 Euro monatlich.


Client-Server-Modell von ecoDMS

Für ecoDMS erscheint alle zwei Jahre ein Major Release (Bild: ecoDMS)Für ecoDMS erscheint alle zwei Jahre ein Major Release (Bild: ecoDMS)Die Client-Server-Lösung »ecoDMS« vom gleichnamigen Hersteller ist für einmalig 74,79 Euro netto erhältlich. Das System kann als Einzelplatzlösung (Server, Client und Zusatzfunktionen auf einem Computer) und als Netzwerklösung mit Zugriff von verschiedenen Endgeräten auf den Server installiert werden. Die Lösung arbeitet mit Windows-, Linux-, Mac-OS-Betriebssystemen und NAS-Lösungen. Dem Concurrent-User-Modell entsprechend ist mit einer Lizenz eine Verbindung eines namentlich unabhängigen Nutzenden möglich. Sollen mehrere Nutzende gleichzeitig zugreifen, sind pro Verbindung jeweils 74,79 Euro netto fällig.

Ecodms ermöglicht die Archivierung beliebiger elektronisch vorliegender oder digitalisierter Dokumente und Dateien zum Beispiel PDFs, E-Mails, Office-Dateien, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine, TXT-Dateien und Zeichnungen. Die Dokumente werden per automatisierter Texterkennung (OCR) volltextindiziert und revisionskonform abgelegt. Über den integrierten Web-Client können Anwender von unterwegs via Handy oder aus dem Homeoffice über einen herkömmlichen Internetbrowser auf Dokumente zugreifen.

Ecodms beinhaltet ein Löschkonzept für personenbezogene Daten, das der im Mai 2018 in Kraft getretenen DSGVO entspricht. Zudem erfüllt Ecodms als Dokumentenarchiv die GoBD-Richtlinie, indem es die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung abdeckt. Ebenfalls zum Funktionsumfang zählt, dass Anwender PDF-Dateien direkt mit Notizen oder Annotationen wie Freigabe – oder Bezahlstempeln versehen können. Mit dem Hinzufügen solcher Anmerkungen erstellt Ecodms nach dem Speichern jeweils eine neue Version. Somit bleibt das Original erhalten und jegliche Änderungen sind über die Versionsverwaltung nachvollziehbar. Die Annotationen sind ebenfalls volltextindiziert, sodass Anwendende danach suchen können und die Informationen von anderen Systemen ausgelesen werden können. Weitere Funktionen, wie eine Inbox für eingescannte Dokumente, den allgemeinen Archivzugriff mit Up- und Download-Funktion, intelligente Suchfunktionen inklusive Filtervorlagen und die Versionsverwaltung, gehören ebenfalls zu den Features.

Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt. Wollen Kunden allerdings ein neues Major Release nutzen, das Ecodms alle zwei Jahre bereitstellt, sind pro gleichzeitigen Nutzenden wieder 89 Euro zu bezahlen.

Mit der Erweiterung »ecoWORKZ« für 89,13 Euro netto können feste Abläufe linear definiert und wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten automatisiert werden. Ein digitaler Stempel kann direkt auf dem Dokument dokumentieren, welcher Ablauf von welchem Benutzer wann ausgeführt wurde. Zusätzlich lassen sich beliebige Dokumente und Dateien automatisiert und damit zeitsparend aus einem Mail-Postfach oder einem Ordner des Dateisystems ins Ecodms-Archiv importieren.

Die Erweiterung »ecoMAILZ« für 49,58 Euro netto ermöglicht, ein- und ausgehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch und direkt vom Mailserver zu archivieren. Um den rechtlichen Anforderungen nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet Ecomailz mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. Ecomailz bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver- und Groupware-Lösungen. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem.


Klassische windowsbasierte Lösung von ELO

Mit ELOoffice sind Auswertungen in Microsoft Excel möglich (Bild: ELO Digital Office)Mit ELOoffice sind Auswertungen in Microsoft Excel möglich (Bild: ELO Digital Office)Für Selbständige und Kleinunternehmen bietet ELO Digital Office das Dokumentenmanagement-System »ELOoffice 11«. Die windowsbasierte Lösung ermöglicht, Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Verträge und E-Mails sicher und rechtskonform an einem zentralen Ort aufzubewahren. Um Dokumente schnell wiederzufinden, steht eine speziell entwickelte Suchtechnologie zur Verfügung. Im ELO Online-Shop gibt es eine kostenlose Einstiegsversion ohne zeitliche oder funktionale Begrenzung für maximal 500 Dokumente. Die Vollversion für bis zu 800.000 Dokumente kostet einmalig für einen Anwendenden 336 Euro, für fünf 1.316 Euro und für zehn Anwendende 2.359 Euro.

Die Lösung ist in »Microsoft Office« integrierbar, so dass sich Dokumente in »Microsoft Word«, »Excel« oder »PowerPoint« über ELO Makros mit einem Klick in ELOoffice archivieren lassen. Über ein ELO Makro können auch E-Mails aus »Microsoft Outlook« mit einem Klick langzeitarchiviert werden. Weitere Dokumente lassen sich über eine Dropzone automatisiert und mit den relevanten Informationen versehen an der richtigen Stelle im Archiv ablegen. Wiederkehrende Belege landen nach dem Scannen automatisch im Archiv. »ELOoffice Texterkennung« und OCR-Vorlagen sorgen dafür, dass Informationen zu einem Dokument – auch PDFs und TIF-Dokumente - per Mausklick übernommen werden.

Über verschiedene Auswertungsmöglichkeiten lassen sich die erfassten Dokumente wie Rechnungen, Belege, Verträge oder Personaldokumente beispielsweise in Microsoft Excel darstellen und analysieren. So können Nutzende auch Fristen im Blick behalten Eine Suche im ELO Archiv und das Drucken von Ausgangsbelegen von ausgehenden Dokumenten ist ebenfalls aus allen Anwendungen heraus möglich.

Mit dem »ELO MobileConnector« erhalten Anwendende per Handy oder Tablet Zugriff auf ihre Dokumente. Arbeiten sie offline daran, können sie ihre Dokumente später mit dem ELO Archiv synchronisieren. Von unterwegs lassen sich mit der App »ELO QuickScan« Dokumente erfassen und an ELOoffice senden.

Im Bereich Datensicherheit setzt ELOoffice 11 auf die integrierte »ELOoffice Datensicherung«. Damit wird das gesamte ELO Archiv auf einem frei wählbaren Medium oder in einer gesicherten Cloud-Umgebung gesichert. Das Backup lässt sich über das Windows-Startmenü wiederherstellen.


Digitalisierung von Handwerksbetrieben auf »openHandwerk«

Wesentliche Prozesse von Handwerksbetrieben lassen sich mit openHandwerk digital darstellen (Bild: openHandwerk)Wesentliche Prozesse von Handwerksbetrieben lassen sich mit openHandwerk digital darstellen (Bild: openHandwerk)Auf der Suche nach einer cloudbasierten Softwarelösung, die Arbeitsabläufe im eigenen Handwerksbetrieb digital abbildet, wurde Inhaber Martin Urbanek nicht fündig. Daher startete er 2016, die auf Handwerksbetriebe zielende SaaS-Plattform in Eigenregie.

Der Preis von Openhandwerk bemisst sich pro Mitarbeiter und Laufzeit. Er startet mit monatlicher Zahlweise bei 50 Euro und sinkt bei einer dreijährigen Vertragslaufzeit auf 25 Euro. Alle Preise beinhalten das komplette Leistungspaket mit Projektplanung, Dokumentenmanagement und Rechnungswesen. Der Zugang zu Openhandwerk besteht jeweils aus Cloudlösung oder App.

Die Lösung deckt die gängigen Arbeitsprozesse eines Handwerkerbetriebs ab. Hierzu zählen Auftragsverwaltung/ Projektplanung, Ressourcenmanagement, Baustellendokumentation und -kommunikation, Mängel- und Aufgabenmanagement sowie Rechnungswesen in der Cloud. Über eine Webapplikation und dazugehöriger App können Workflows im Büro, auf der Baustelle oder in der Instandhaltung verwaltet werden. Darüber hinaus bietet Openhandwerk über seinen »API Marketplace« aktuell 18 offene Schnittstellen zur Integration von Drittanbietern wie Apps, Microservices, Herstellern oder Händlern.