25.10.2018 (as)
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Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen

  • Inhalt dieses Artikels
  • Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen
  • Alfresco: Fokus auf Prozesse und Zusammenarbeit
  • Amagno: Sichere Clients mit Verschlüsselung
  • Docuware: DMS am Desktop und mobil
  • Dvelop: Eigenständige Lösung und Sharepoint-Ergänzung
  • Dokumentenmanagement für jedermann von ecoDMS
  • ELO: DMS und elektronische Workflows
  • Fabasoft: Sichere Online-Teamarbeit
  • GSD Software: Dokumente und Kontakte managen
  • M-Files: Effektive Metadaten getriebene Architektur
  • Optimal Systems: Arbeiten mit digitalen Akten
  • SER kombiniert mit Doxis4 ECM und BPM auf einer Plattform
  • Windream: Zwei Softwarepakete für den Mittelstand

Welche Lösung passt am besten zu unserer Unternehmensgröße? Dies ist die meist gestellte Frage, die Verantwortliche mittelständischer Unternehmen laut dem Marktforschungsunternehmen Gartner im Hinblick auf Investitionen im Bereich Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management (ECM) stellen. Dieses Update enthält neu die Lösung von ecoDMS.

Um einen schnellen Überblick für mittelständische Unternehmen zu bieten, hat ECMguide.de Systeme zusammengefasst, die im deutschsprachigen Raum den Mittelstandsmarkt adressieren.

Die meisten der Lösungen decken die DMS-Grundfunktionalitäten ab wie das Ein- und Auschecken (Check-In/-Out) der Dokumente in das elektronische Archiv sowei Freigabe- und Ablage-Funktionen. Inzwischen bieten viele Mittelstandsprodukte elektronische Aktenverwaltung, Unterstützung von digitalen Geschäftsprozessen und erweiterte Recherche- beziehungsweise Such-Möglichkeiten. Einige Lösungen stellen spezielle Funktionen zur Verfügung, um die Team-Zusammenarbeit (Collaboration) auch über Unternehmensgrenzen hinweg zu ermöglichen.

Die gravierendsten Unterschiede bestehen in den Möglichkeiten der Hersteller, eine über den DACH-Bereich reichende geographische Abdeckung zu gewähren und den möglichen Bereitstellungsvarianten: Cloud-, Hybrid-, Appliance- und lokaler (On Premises-) Betrieb.

Alfresco: Fokus auf Prozesse und Zusammenarbeit

Für den Mittelstand bietet Alfresco grundsätzlich drei Bereitstellungsoptionen: Software-as-a-Service (SaaS) bzw. Public-Cloud, Private-Cloud (zum Beispiel in einer Amazon-Web-Services- Umgebung) und On-Premises im eigenen Rechenzentrum. »Alfresco One« ist eine Open-Source-Lösung für Enterprise-Content-Management (ECM) und DMS, die neben Dokumentenmanagement und Compliance-Anforderungen einen Schwerpunkt auf Collaboration-Funktionen legt, um interne Mitarbeiter und externe Partner standortübergreifend sicher zu verbinden. Außerdem bietet das Unternehmen mit »Alfresco Activiti« eine Open-Source-Lösung für Business-Process-Management (BPM), mit der sowohl Endbenutzer als auch IT-Fachkräfte Prozessmodelle entwickeln und ausführen können.

Die SaaS-Lösung eignet sich für Unternehmen, die ein ECM/BPM-System nutzen möchten, ohne jedoch das System lokal betreiben zu müssen. Nutzer können von überall aus mit externen Kollegen und Partnern zusammenarbeiten und auch mit mobilen Geräten auf Dokumente und Workflows zugreifen, um diese zu überprüfen und zu genehmigen. Cloud und On-Premises lassen sich über eine Synchronisierung durch Mausklick miteinander verbinden, so dass Hybrid-Lösungen ebenfalls möglich sind. Kunden kaufen bei Alfresco keine Lizenz, sondern erwerben im Rahmen einer Subskription Wartungs- und Supportleistungen.

Alfresco hat seinen Hauptsitz in Maidenhead bei London und ist in den USA sowie in weiteren Ländern vertreten. In Deutschland ist Alfresco in Herzogenaurach beheimatet.


Amagno: Sichere Clients mit Verschlüsselung

Eine reduzierte Bedienoberfläche und interaktive digitale Dokumente kennzeichen die neueste Version AMAGNO 5 (Bild: Amagno)Eine reduzierte Bedienoberfläche und interaktive digitale Dokumente kennzeichen die neueste Version AMAGNO 5 (Bild: Amagno)Das niedersächsische Unternehmen AMAGNO bietet unter dem Begriff »Amagno Digital Workplace« Lösungen für Dokumentenmanagement und digitale Geschäftsprozesse als Cloud- und On-Premises-Varianten. Im Cloud-Bereich verfügt Amagno über 200 Installationen beziehungsweise mehr als 20.000 Anwender. Zu den Referenzkunden zählen beispielsweise der Gerätehersteller Luxoplast, die internationale Spedition Cargo Movers und INRO Elektrotechnik. Amagno konzentriert sich laut eigenen Angaben speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands und bietet hierfür ein modulloses Lösungspaket, das alle benötigten Funktionsbereiche umfasst. Sie enthalten beispielsweise klassische DMS/ECM-Funktionen wie Checkin/Out, Versionierung, Versionsvergleich und Aufbewahrungsfristen.

Bei Amagno geschieht der Dateiimport per Drag and Drop, die Anbindung an Scanningsysteme per TWAIN oder per FTPS, der manuelle oder automatische E-Mail-Import inklusive Anhänge per IMAP- Protokoll und die Ablage als PDF während eines Druckvorgangs durch den mitgelieferten Druckertreiber. Amagno organisiert die Inhalte in Gruppen mit einem Rollenrechtekonzept.

Amagno Digital Workplace realisiert den Aufbau von digitalen Geschäftsprozessen, beispielsweise für den Posteingang oder Wiedervorlagen. Digitale optische Stempel bilden dabei den bisherigen natürlichen analogen Ablauf in Unternehmen ab.

Mit der Zielsetzung, alle Mitarbeitergenerationen bei der Digitalisierung mitzunehmen, hat Amagno im Oktober 2017 Hauptversion 5 auf den Markt gebracht. Um dies zu erreichen, besitzt »AMAGNO 5« eine klare reduzierte Benutzeroberfläche und arbeitet mit interaktiven digitalen Dokumenten, die auf der »AMAGNO Living Documents™ Technology« basieren.

Die AMAGNO Living Document Technology zeigt über 100 Dateiformate aus Dateien, Emails und gescannten Belegen großflächig als Vorschau an und bietet verschiedene Möglichkeiten der Anmerkungen, von Textmarkern bis hin zu handschriftlichen Anmerkungen über digitale Stifte (Pens).

In allen Vorschauen lassen sich jegliche Begriffe durch Anklicken in die Windows-Zwischenablage zur Weiterverwendung in anderen Applikationen verwenden, beispielsweise eine IBAN für eine Banking-App. Ferner löst ein Doppelklick auf Begriffe die Volltextsuche in über 100 Dateiformaten aus, welche die Ergebnisse aus Millionen Dateien in Sekunden als Suchergebnis liefert. Die gefundenen Fundstellen zeigt Amagno in den Vorschaugrafiken über digitale Textmarker farbig an und bietet den Mitarbeitern damit schnelle Orientierung in den Suchergebnissen.

Um die Bedienung zu erleichtern, entwickelte Amagno einen eigenen, vollintegrierten Mechanismus, um verschiedenste Dokumente aus allen Quellen (Dateien, Emails, gescannte Belege) für eine automatisierte Erkennung zu trainieren. Gleichzeitig erkennt die Lösung wiederkehrende Daten aus Dokumenten und kann diese an Drittanwendungen (Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, etc) übergeben.


Docuware: DMS am Desktop und mobil

Auf das DMS von Docuware können Kunden via, PC, Tablet und Smartphone zugreifen (Bild: Docuware)»DocuWare« vom gleichnamigen Unternehmen DocuWare ist eine Komplettlösung, um Geschäftsunterlagen jeder Art – ob in Papierform oder digital vorliegend – zu archivieren, bereitzustellen und effizient zu nutzen. Unabhängig von Format und Quelle automatisiert das Dokumentenmanagement-System Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt. Basis hierfür ist die strukturierte Ablage der Unterlagen in einem zentralen Dokumenten-Pool. Jeder Mitarbeiter, der dazu berechtigt ist, hat Zugriff auf alle Informationen, die er für seine Arbeit benötigt. Alle Unterlagen zu einem Kunden, einem Projekt oder einem Geschäftsvorgang liegen zusammenhängend vor. Ein flexibles Lizenzmodell und verschiedene Module ermöglichen es, die Software an die Arbeitsweise und Anforderungen eines Unternehmens anzupassen.

Für die Nutzung von unterwegs aus bietet Docuware die »DocuWare-App« für iOS und Android, um verschiedene digitale Prozesse wie Rechnungs-, Vertrags- und Spesenbearbeitung abzuwickeln. Eine separate kostenlose Scan-App ermöglicht Papierdokumente mit dem Apple- oder Android-Smartphone einzuscannen und in Dropbox, Google Drive oder Docuware hochzuladen.

Docuware ist als Cloud- oder On-Premise-Lösung verfügbar. Die Cloud-Lösung mit Multitenant-Architektur basiert auf der Infrastruktur von Microsoft Azure. Ende 2017 verfügte Docuware über mehr als 1.300 Kunden in 70 Ländern, die sich für das Cloud-basierte Software-as-a-Service- (SaaS-) Modell entschieden hatten und 18.000 Kunden insgesamt.

Neben den Hauptstandorten in Germering und New Windsor/New York unterhält Docuware Tochtergesellschaften in Großbritannien, Spanien und Frankreich.


Dvelop: Eigenständige Lösung und Sharepoint-Ergänzung

Die DMS-Lösung Ecspand von Dvelop integriert sich in Microsoft Sharepoint (Bild: Dvelop)d.velop aus Gescher adressiert den DMS-Mittelstandsmarkt sowohl mit der »d.3ecm«-Plattform als auch mit der Produktlinie »ecspand«, die ECM-Lösungen für Microsoft »SharePoint« liefert. d.3ecm dient zur Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Informationen über digitale Akten. Daneben gestaltet die Lösung auch digitale Workflows. Mittels HTML5-Technologie und mobiler Apps für diverse Betriebssysteme haben Anwender durchgängige Zugriffsmöglichkeiten auf diese Informationen und Prozesse. Es bestehen Standard-Schnittstellen zu verschiedenen Drittsystemen wie SAP, Microsoft CRM, Navision und Sage. Neben verschiedenen Standorten in Deutschland ist Dvelop auch in Österreich und der Schweiz vertreten. d.3ecm ist beispielsweise beim österreichischen Bauunternehmen Wimberger Haus im Einsatz während die St. Elisabeth Stiftung Ecspand nutzt.

Dokumentenmanagement für jedermann von ecoDMS

ecoDMS 18 besitzt einen neuen Webclient (Bild: ecoDMS)ecoDMS 18 besitzt einen neuen Webclient (Bild: ecoDMS)Trotz des günstigen Verkaufspreises von 89 Euro pro User und Lizenz steckt hinter »ecoDMS« keineswegs eine Billiglösung, sondern eine Software, in die die Erfahrung aus vielen Großprojekten wie aus dem Versicherungsbereich eingeflossen ist. Für solche Unternehmen entwickelt das gleichnamige Unternehmen ecoDMS bis heute Individualsoftware für dokumentenbasierte Prozesse und andere Zwecke und leistet entsprechenden Support. Im Laufe der Zeit hat die Firmenleitung die Idee aufgegriffen, eine Art »Archivsystem für jedermann« zu entwickeln. 2011 kam dies erstmals für 29 Euro im reinen Online-Vertrieb auf den Markt. Als zwei Jahre später rund 2.000 Kunden erreicht waren, entschloss sich das Unternehmen, die Schnittstellen freizugeben, damit Anwender eigenständig die Lösung weiterentwickeln können. 2015 begann Ecodms, die ohne eigenen Vertrieb arbeitet, Reseller einzuführen.

Gemäß dem Motto »ecoDMS goes mobile« zeichnet sich die aktuelle Version »ecoDMS 18« durch einen neuen Webclient aus, mit dem Anwender auf das Dokumentenarchiv via Internetbrowser am PC, Smartphone und Tablet zugreifen können. So kann der Anwender im Büro oder von unterwegs unter anderem auf die Inbox für eingescannte Dokumente oder das Archiv bequem zugreifen, Dateien herunter- oder hochladen, die intelligenten Suchfunktionen inklusive Filtervorlagen nutzen oder Versionen verwalten. Dabei passt sich die Benutzeroberfläche automatisch der jeweiligen Bildschirmgröße an.

Ecodms beinhaltet ein Löschkonzept für personenbezogene Daten, das der im Mai 2018 in Kraft getretenen DSGVO entspricht. Zudem erfüllt Ecodms als Dokumentenarchiv die GoBD-Richtlinie, indem es die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung erfüllt. Eine weitere Neuerung von Ecodms 18 ist, dass Anwender PDF-Dateien direkt mit Notizen oder Annotationen versehen können. Mit dem Hinzufügen solcher Anmerkungen erstellt Ecodms nach dem Speichern jeweils eine neue Version. Somit bleibt das Original erhalten und jegliche Änderungen sind über die Versionsverwaltung nachvollziehbar. Typische Beispiele stellen das Aufbringen von Freigabe- oder Bezahlstempeln beziehungsweise das Hinterlegen von Kostenstellen bei Rechnungen dar. Das Besondere der neuen Funktion ist, dass die Annotationen volltextindiziert sind, sodass Anwender danach suchen können und die Informationen von anderen Systemen ausgelesen werden können.

In Ecodms 18 haben Anwender die Möglichkeit, über die Versionsverwaltung sowohl die PDF/A-Dateien als auch die Originaldateien abzurufen und zu exportieren. Darüber hinaus ist nun eine Funktion zum Versenden der ausgewählten Versionen per E-Mail vorhanden. Außerdem kann der Anwender in der Versionsverwaltung Kommentare hinterlegen. Zudem ist es möglich, beim Scanvorgang eine definierte Dokumentenklassifizierung einzurichten, über die die digitalisierten Dokumente automatisch im Archiv abgelegt werden.

Prinzipiell verfolgt Ecodms den Plan, alle zwei Jahre ein neues Major Release zu veröffentlichen, das der Kunde zum vollen Verkaufspreis erwerben kann. Der Support erstreckt sich dann über zwei Release-Zyklen also vier Jahre.

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ELO: DMS und elektronische Workflows

Mit ELOprofessional können Rechnungen vom Tablet aus bearbeitet und freigegeben werden (Bild: ELO)Mit »ELOprofessional« des Stuttgarter Softwareunternehmens ELO Digital Office werden Unternehmensdokumente und Informationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg logisch verwaltet und entsprechend rechtskonformen Richtlinien archiviert. Die Mittelstandslösung bietet Funktionen zur Informationserfassung und Suche sowie zu Lösungsszenarien wie Rechnungseingangsbearbeitung, digitale Personalakte und E-Mail-Management. Hinzu kommen individuell anpassbare Module und Schnittstellen mit denen sich das ECM unter anderem mit Drittanwendungen wie ERP-Systemen verbinden lässt - die Integration in die Microsoft-Office-Produkte ist standardmäßig gegeben. Elektronische Workflows steuern automatisch abteilungsübergreifende Prozesse. Standortunabhängiges Arbeiten ermöglicht ELOprofessional mit dem »ELO Web Access Client« und den Apps für iOS- und Android-Endgeräte. »ELO Collaboration« stellt eine Komponente dar, die Unternehmen unterstützt, Themen und Arbeitsvorgänge gemeinsam und transparent im Team zu bearbeiten.

Mit den »ELO Business Solutions« stellt ELO gerade für Mittelständler aufgabenspezifische Out-of-the-Box-Geschäftslösungen zur Verfügung, die sich schnell implementieren und nutzen lassen, da Standardprozesse hinterlegt sind. Individuelle Anpassungen können ohne zusätzliche Programmierarbeit über Einstellungsfunktionen vorgenommen werden. Die prozessbezogenen Dokumentenmanagementlösungen gibt es für das Management von Rechnungen, Besuchern, Verträgen und die öffentliche Verwaltung.

Für Selbständige und Kleinunternehmen hält ELO das Dokumentenmanagementsystem »ELOoffice 11« bereit. Es soll unter anderem hinsichtlich der EU-DSGVO helfen, Geschäftsdokumente sicher und rechtskonform an einem zentralen Ort – auch in der Cloud - aufzubewahren. Um Dokumente schnell wiederzufinden, steht eine speziell entwickelte Suchtechnologie zur Verfügung.

Von unterwegs lassen sich mit der App »ELO QuickScan« Dokumente erfassen und an ELOoffice senden. Benutzer können Geschäftsdokumente aber auch bei Kundenterminen oder anderen externen Gelegenheiten offline bearbeiten und inklusive der Änderungen wieder synchronisieren. Über verschiedene Auswertungsmöglichkeiten lassen sich die erfassten Dokumente wie Rechnungen, Belege, Verträge oder Personaldokumente beispielsweise in Microsoft Excel darstellen und analysieren.

Zu den mittelständischen ELO-Kunden zählen beispielsweise die Brückner-Gruppe, Risse + Wilke Kaltband GmbH & Co. KG und die WVV Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH.


Fabasoft: Sichere Online-Teamarbeit

Appliance-Lösung für das Dokumentenmanagement (Bild: Fabasoft)Die Stärke des österreichischen Unternehmens Fabasoft liegt besonders im Bereich der sicheren Online-Zusammenarbeit, die auch über Unternehmensgrenzen geht. Die skalierbare Architektur zieht sich sowohl über Hybrid-Szenarien als auch Cloud- und unternehmensinterne Implementierungsarten sowie eine Out-of-the-box Appliance-Lösung.

In der Fabasoft Cloud tauschen Unternehmen Geschäftsdaten aus und arbeiten mobil zusammen. In puncto Sicherheit kann der Kunde für die Datenspeicherung eine Cloud-Lokation in Deutschland, Österreich und der Schweiz wählen. An dieser Lokation speichert Fabasoft die Daten synchron in zwei geographisch getrennten Rechenzentren. Die Zusammenarbeit in der Fabasoft Cloud erfolgt mittels »Teamrooms«. Ein Teamroom ist ein Online-Arbeitsbereich, zu dem nur explizit berechtigte Personen mit entsprechender Einladung und sicherer Authentifizierung Zugang haben. Dafür stehen unter anderem die Zwei-Faktor-Authentifizierung oder die Anmeldung mit digitaler Identität zur Auswahl.

Zusätzlich bietet die Fabasoft Cloud Business-Features wie Auditing, dynamische Wasserzeichen für Dokumente oder die Modellierung von Geschäftsprozessen gemäß dem Standard BPMN 2.0. Durch die Zeitreise-Funktion haben Benutzerinnen und Benutzer die Möglichkeit, Dokumente und Metadaten zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit zu betrachten. Die Lösung erlaubt die unternehmensweite Administration von Cloud-Ressourcen und Sicherheitseinstellungen, inklusive Abbildung der firmenspezifischen Organisationsstruktur in der Cloud.

Die Fabasoft Private Cloud ist eine Appliance und besteht aus vorkonfektionierten Hard- und Software-Komponenten. Bei der Fabasoft Private Cloud wird die Appliance im Rechenzentrum des Kunden integriert, der über das Berechtigungsmanagement bestimmt. Auch bei der physischen Datenlagerung im eigenen Rechenzentrum stehen alle Funktionalitäten der Fabasoft (Public) Cloud wie Datensynchronisierung, Zeitreise und Datenzugriff über sämtliche Endgeräte zur Verfügung. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Teamrooms in der Unternehmens-Corporate-Identity zu branden.

Für besonders sensible Unternehmensdaten hat Fabasoft die Appliance »Secomo« entwickelt. Bei der integrierten Kryptografie-Lösung erfolgt die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für auszutauschende Dokumente am Arbeitsplatz und nicht erst am Server. Die Schlüssel verbleiben ausschließlich im Unternehmen und nur das Unternehmen hat Zugriff. Die integrierten Hardware-Security-Module (HSM) löschen bei einem Sabotageakt mittels »Zeroisation« automatisch die attackierten Schlüssel.


GSD Software: Dokumente und Kontakte managen

Die Lösung »DOCUframe« unterstützt laut GSD Software betriebswirtschaftliche Prozesse im Mittelstand über Abteilungen hinweg. Sie trägt dazu bei, dass eingehende Dokumente revisionssicher erfasst und archiviert werden können. Dokumente wie Fax oder E-Mail lassen sich automatisch entsprechenden Kunden zuordnen. Das Dokumentenmanagement dient somit auch als Grundlage eines Kundenbeziehungsmanagements. Über die Kundenbeziehung hinaus lassen sich auch die Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern managen. Ferner deckt Docuframe unter anderem Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Kampagnenmanagement, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung ab. Zum Kundenkreis von GSD Software zählen die Bilosa Handels GmbH, eine österreichische Vertriebsfirma für Augenoptik-Produkte wie Kontaktlinsen und die Loewe AG, Hersteller von Home Entertainment Systemen.

M-Files: Effektive Metadaten getriebene Architektur

Dokumentenmanagement mit M-Files im Windows-Explorer-Look (Bild: M-Files)Die Lösungen des finnischen Softwareherstellers M-Files sind sowohl in Europa als auch den USA verbreitet. Sie adressieren reines Dokumentenmanagement mit Funktionen zur Versionierung und Suche sowie Workflow-Funktionen und agieren als zentrale Plattform für die Verwaltung von Front-Office- und Back-Office-Geschäftstätigkeiten. Das Marktforschungsunternehmen Gartner hebt in Bezug auf M-Files die skalierbare und effektive Metadaten-getriebene Architektur hervor. Der M-Files-Ansatz beinhaltet, Informationen danach zu verwalten, um »was« es sich handelt, und nicht danach, »wo« sie gespeichert sind.

Mittelständischen Unternehmen dürfte eine dem Microsoft Windows Explorer ähnliche Benutzeroberfläche entgegenkommen. Serverseitig arbeitet M-Files mit verschiedenen Microsoft-Windows-Betriebssystemen. Clientseitig lassen sich neben Microsoft-Windows-Systemen unter anderem auch Mac-User einbinden. M-Files unterstützt alle Microsoft Office-Dateiformate und ermöglicht die Integration mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Dynamische Ansichten erlauben, eigene Filter auf spezifische Informationen zu erstellen. So lassen sich in der Vertragsverwaltung nur Verträge und deren Workflowstatus anzeigen, die in den nächsten sechs Monaten auslaufen. Anwender können auch E-Mails übersichtlich, beispielsweise projektbasiert, verwalten und archivieren.

Ebenfalls hervorzuheben sind die flexiblen lokalen, cloudbasierten und hybriden Bereitstellungsmöglichkeiten. Im Zusammenhang mit dem Offline-Betrieb ist die Check-Out- und Check-in-Funktion für Dokumente und ganze Projektordner anwendbar.

Alle Standardanwendungen inklusive Workflows mit grafischen Workfloweditor, mobilem Zugriff per Apple, Android und Windows Phone sowie beliebig viele Mandanten sind in einer »Named User Lizenz« für 495 Euro enthalten. Daneben können auch »Concurrent-« und »Read Only-« Lizenzen erworben werden. Zur Scanerfassung und Klassifizierung sind Zusatzlizenzen erforderlich. Der Funktionsumfang im mobilen Bereich umfasst unter anderem den Start von Ad-hoc-Workflows über mobile Clients, die Verwendung bereits erstellter Workflows und die archivweite Suche und Zugriff auf alle Inhalte. Ebenso können Anwender von unterwegs aus Dokumente wie Spesenbelege direkt in M-Files einscannen und der Reisekostenabrechnung hinzufügen.

Die Workflows verfügen über eine unbegrenzte Archivgröße und eine unbegrenzte Anzahl an getrennten Archiven beispielsweise für die Geschäftsleitung, Holdings und Schwestergesellschaften. Der grafische Workflow Editor begleitet die Implementierung jedes beliebigen Geschäftsvorgangs mit allen erforderlichen Schritten, Aufgaben sowie Vor- und Nachbedingungen. Die Beteiligten des  Vorgangs können per E-Mail über ihre Aufgaben informiert werden und es besteht die Möglichkeit, Dokumente und weitere Objekte ihrer elektronischen To-Do-Liste in M-Files hinzuzufügen. Alle Schritte des Workflows können im Versionenverlauf nachverfolgt werden. Die Berichterstellungsfunktionen von M-Files erleichtern die visuelle Überwachung von Vorgängen und die Identifizierung von Problemen mit dem Ziel der Vorgangsverbesserung und -optimierung.

In der Ende 2017 vorgestellten Version »M-Files 2018« ermöglicht der Hersteller zahlreiche Konnektoren zu Drittanbietern. So kann der Nutzer auf Dokumente und Informationen aus anderen ECM- und Business-Anwendungen zugreifen. Verschiedene Konnektoren wie zu »SharePoint Online«, »OpenText«, »Box«, »Documentum«, »DocuWare« und »Filenet« sind bereits verfügbar. Darüber hinaus können auch Partnerunternehmen und Kunden von M-Files Konnektoren eigenständig entwickeln.

M-Files-Software wird über Partnerunternehmen vertrieben. In Deutschland zählen hierzu fido, DMSFACTORY und Electric Paper, in der Schweiz agiert unter anderem graphax als Vertriebs- und Lösungspartner.


Optimal Systems: Arbeiten mit digitalen Akten

Mit enaio den richtigen Überblick am digitalen Arbeitsplatz bekommen (Bild: Optimal Systems)Das Berliner Softwarehaus Optimal Systems bietet mit »enaio« eine ECM-Software für unternehmensweit einsetzbares digitales Informationsmanagement für Mittelstand und Konzernbereiche. Im Wesentlichen geht es dabei um umfassendes Informationsmanagement sowie die Digitalisierung und effiziente Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, Informationen schnell zu finden, transparent zu verwalten, sicher zu archivieren und das Konzept des Digital-Workplace zu realisieren. Enaio eignet sich zur Darstellung aller digitalen Akten, von Beschaffungs- und Lieferantenakten, Projekt- und Vertragsakten über Kunden- und Personal-, Immobilien- und Bauakten bis zu Schiffs- und Patientenakten. Die ECM-Software ist universell in allen Bereichen und Abteilungen einsetzbar. Mitarbeiter, die es nutzen, erhalten jeweils ihre passende, individuelle Sichtweise auf die Information, die für die eigene Arbeit benötigt wird. 

Optimal Systems hat die beiden Produktlinien »enaio blueline« und »enaio redline« aufgesetzt, wovon sich die Blueline vorzugsweise für den Mittelstand eignet. Die DMS-ECM-Software für Fachanwender setzt auf konfigurierbare Lösungen, während die Redline für Lösungsentwickler gedacht ist, die auf offenen Standards basierende Fachanwendungen erstellen wollen.

Unternehmen aus verschiedenen Branchen setzen die ECM-Software auch europaweit ein. Hierzu zählen der Radiosender Antenne Bayern, der Farbenhersteller Schulz und der Hersteller von Küchengeräten Ritter.

SER kombiniert mit Doxis4 ECM und BPM auf einer Plattform

SER bietet ECM und BPM auf einer Technologieplattform (Bild: SER)SER bietet ECM und BPM auf einer Technologieplattform (Bild: SER)Der ECM-Hersteller SER bietet mit Doxis4 eine modular erweiterbare ECM-Plattform mit einheitlicher Datenhaltung und integrierten Prozessen für Mittelständler und Konzerne. Eine Besonderheit der Doxis4-Plattform ist die Kombination von ECM und BPM auf einer einheitlichen Technologieplattform. Im Gegensatz zu vielen Middleware und integrationszentrierten BPM-Systemen ist keine zusätzliche SOA oder Middleware mit hohem Integrationsaufwand erforderlich, um BPM in die Anwendungslandschaft zu integrieren. Zudem unterstützt Doxis4 strukturierte und unstrukturierte Geschäftsprozesse und ermöglicht auch deren Kombination.

Die Gestaltung fachlicher Anwendungen erfolgt in Doxis4 auf Basis von frei kombinierbaren ECM- und BPM-Services für Archivierung, Dokumentenmanagement, elektronische Akten, Prozesse und Aufgaben. Zudem stehen Basisdienste für alle ECM- und BPM-Anwendungen zur Verfügung. Der Vorteil speziell für unternehmensweite Anwendungen: Für alle ECM- und BPM-Komponenten gelten einheitlich Backup, Benutzerverwaltung, Sicherheitsdienste, Sprachenunabhängigkeit, Mandantenfähigkeit etc. Einmal definiert und implementiert, nutzen alle ECM-Anwendungen diese vorgegebenen Standards, was eine wichtige Voraussetzungen für nationale und internationale Roll- out-Projekte bei großen mittelständischen Unternehmen und weltweit agierenden Konzernen ist.

Doxis4 Business Templates sind die Grundlage für den schnellen Go-live (Roll-out) von branchen- oder abteilungsspezifischen ECM-  und BPM-Lösungen. Sie beruhen auf einer branchenspezifischen Konfiguration der ECM-und BPM-Anwendungen wie Maschinen- und Lebenslaufakten für die Fertigungsindustrie, Leasingakten für Leasingunternehmen sowie Immobilienakten für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft. Die Business Templates umfassen beispielsweise Vorlagen für die Suche und Ablage typischer Dokumentklassen (Belegarten), gebräuchliche Aktenarten und dazu passende Registerstrukturen, grundlegende Berechtigungskonzepte, Dokument- und Benachrichtigungsvorlagen sowie Basisprozesse, Fachverfahren und Geschäftsprozesse. Vorhanden sind zudem vielfältige Schnittstellen und Konnektoren für die Integration mit branchenüblicher Spezialsoftware, wie Banking- und CAD-Systeme, CRM, ERP sowie Krankenhausinformationssysteme(KIS).

Doxis4 unterstützt die bereichsübergreifende und interdisziplinäre Zusammenarbeit durch einheitliche aber flexible Aktenstrukturen, Versionierung und Check-in-/Check-out-Funktionen. Statt zusätzliche Informationen von Kollegen in unübersichtlichen Chat-Verläufen, E-Mail-Postfächern oder auf losen Zetteln zu verteilen, lassen sich diese in Doxis4 als Notizen und Annotationen  an den relevanten Stellen anbringen und als Listen anzeigen.

Mit Doxis4 können Unternehmen ihre personenbezogenen Informationen EU-DSGVO-konform schützen, nachweisbar löschen, übertragen und zur Einsicht bereitstellen. Das ermöglicht Unternehmen wichtige Anforderungen wie das Recht auf »Vergessenwerden« (Art. 17 EU-DSGVO), das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DSGVO) oder den EU-DSGVO-konformen Schutz personenbezogener Informationen (Art. 32 EU-DSGVO) zu erfüllen. Weitere Vorschriften wie GoBD können Anwender durch den rechtskonformen Einsatz der Software ebenfalls erfüllen. Auf Doxis4-Basis lassen sich Dokumentenzugriffe und - bearbeitung sowie Geschäftsprozesse Compliance- konform dokumentieren und geschäftskritische Informationen für ein internes Kontrollsystem(IKS) revisionssicher aufbewahren und bereitstellen.

Mit 12 Amtssprachen für 135 Länder bietet Doxis4 lokalisierte Oberflächen und mehrsprachige Metadaten für den internationalen Einsatz.


Windream: Zwei Softwarepakete für den Mittelstand

Das Bochumer Unternehmen windream richtet zwei Softwarepakete an den mittelständischen Markt: Die Standard Business Edition (SBE) ist für die Anforderungen kleinerer und mittelständischer Unternehmen konzipiert. Sie enthält wichtige ECM-Funktionen wie Dokument-Erfassung und Indizierung, vielfältige Recherche-Optionen einschließlich Suche im Volltext und Präsentation der Suchergebnisse in Listen sowie die Anzeige und Bearbeitung der Dokument-Eigenschaften mit Indizes, Historien, Versionen, Volltext und Rechte. Die Standard Business Extension (SBX) wendet sich an die gleiche Zielgruppe, erweitert die SBE-Version um zusätzliche Funktionen. Dies sind primär eine Check-in- und Check-out-Funktion sowie eine Dokument-Lebenszyklusverwaltung mit der Konfiguration umfassender Archivierungsoptionen. In allen beiden Produktausprägungen sind spezifische windream-Funktionen verfügbar. Neben den zusätzlichen Registerkarten, die die Datei-Eigenschaften abbilden, zählen dazu das erweiterte Explorer-Kontextmenü und die windream Management Console zur Systemadministration. Der Windream Kundenkreis umfasst beispielsweise die Bio-Marke Alnatura und die Fitnesskette Fitness First.