08.07.2020 (as)
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Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen

  • Inhalt dieses Artikels
  • Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen
  • Amagno: Sichere Clients mit Verschlüsselung
  • Smartdocs von Dmsfactory erfasst, bearbeitet und archiviert
  • Docuware: DMS am Desktop und mobil
  • Dvelop: Reine SaaS-Lösung und hybride Variante
  • Dokumentenmanagement für jedermann von ecoDMS
  • ELO: DMS und elektronische Workflows
  • Fabasoft: Sichere Online-Teamarbeit
  • GSD Software: Dokumente und Kontakte managen
  • Kendox: Skalierbare DMS-Lösung versteht sich gut mit Drittsystemen
  • Dokumentenmanagement mit Kyocera Workflow Manager
  • M-Files: Effektive Metadaten getriebene Architektur
  • Optimal Systems: Arbeiten mit digitalen Akten
  • SER kombiniert mit Doxis4 ECM und BPM auf einer Plattform
  • Windream liefert in Windows integriertes ECM

 

Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) beziehungsweise den im Mittelstand noch stärker verbreiteten Begriff Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bilden die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. Durch sie erhalten Unternehmen etwa Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben.

Um einen schnellen Überblick für mittelständische Unternehmen zu bieten, hat ECMguide.de Systeme zusammengefasst, die im deutschsprachigen Raum den Mittelstandsmarkt adressieren. Je nach Prozesstiefe und -Komplexität sowie dem zu verarbeitende Dokumenten- und Informationsvolumen umfasst dabei der Mittelstand bereits Unternehmen ab zehn Mitarbeitenden und kann bis 500 gehen.

Die meisten der Lösungen decken die DMS-Grundfunktionalitäten ab wie das Ein- und Auschecken (Check-In/-Out) der Dokumente in das elektronische Archiv sowie Freigabe- und Ablage-Funktionen. Inzwischen bieten viele Mittelstandsprodukte elektronische Aktenverwaltung, Unterstützung von digitalen Geschäftsprozessen und erweiterte Recherche- beziehungsweise Such-Möglichkeiten. Einige Lösungen stellen spezielle Funktionen zur Verfügung, um die Team-Zusammenarbeit (Collaboration) auch über Unternehmensgrenzen hinweg zu ermöglichen.

Unterschiede bestehen vor allem in den Möglichkeiten der Hersteller, eine über den DACH-Bereich reichende geographische Abdeckung zu gewähren und den möglichen Bereitstellungsvarianten: Cloud-, Hybrid-, Appliance- und Vor-Ort- (On Premises-) Betrieb.

Neu in diesem Update ist die Lösung von Kyocera.

Amagno: Sichere Clients mit Verschlüsselung

Eine reduzierte Bedienoberfläche und interaktive digitale Dokumente kennzeichen die neueste Version AMAGNO 5 (Bild: Amagno)Eine reduzierte Bedienoberfläche und interaktive digitale Dokumente kennzeichen die neueste Version AMAGNO 5 (Bild: Amagno)Das niedersächsische Unternehmen AMAGNO bietet unter dem Begriff »Amagno Digital Workplace« Lösungen für Dokumentenmanagement und digitale Geschäftsprozesse als Cloud- und On-Premises-Varianten. Amagno verfügt insgesamt über 350 Installationen beziehungsweise mehr als 30.000 Anwender. Zu den Referenzkunden zählen beispielsweise die EWE AG, Gerätehersteller Luxoplast, das Werftenkonsortium Lürssen und die internationale Spedition Cargo Movers. Amagno konzentriert sich laut eigenen Angaben speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands und bietet hierfür ein modulloses Lösungspaket, das alle benötigten Funktionsbereiche umfasst. Sie enthalten beispielsweise klassische DMS/ECM-Funktionen wie Checkin/Out, Versionierung, Versionsvergleich und Aufbewahrungsfristen.

Bei Amagno geschieht der Dateiimport per Drag and Drop, die Anbindung an Scanningsysteme per TWAIN oder per FTPS, der manuelle oder automatische E-Mail-Import inklusive Anhänge per IMAP- Protokoll und die Ablage als PDF während eines Druckvorgangs durch den mitgelieferten Druckertreiber. Amagno organisiert die Inhalte in Gruppen mit einem Rollenrechtekonzept.

Amagno Digital Workplace realisiert den Aufbau von digitalen Geschäftsprozessen, beispielsweise für den Posteingang oder Wiedervorlagen. Digitale optische Stempel bilden dabei den bisherigen natürlichen analogen Ablauf in Unternehmen ab.

Mit der Zielsetzung, alle Mitarbeitergenerationen bei der Digitalisierung mitzunehmen, hat Amagno im Oktober 2017 Hauptversion 5 auf den Markt gebracht. Um dies zu erreichen, besitzt »AMAGNO 5« eine klare reduzierte Benutzeroberfläche und arbeitet mit interaktiven digitalen Dokumenten, die auf der »AMAGNO Living Documents™ Technology« basieren.

Die AMAGNO Living Document Technology zeigt über 100 Dateiformate aus Dateien, Emails und gescannten Belegen großflächig als Vorschau an und bietet verschiedene Möglichkeiten der Anmerkungen, von Textmarkern bis hin zu handschriftlichen Anmerkungen über digitale Stifte (Pens).

In allen Vorschauen lassen sich jegliche Begriffe durch Anklicken in die Windows-Zwischenablage zur Weiterverwendung in anderen Applikationen verwenden, beispielsweise eine IBAN für eine Banking-App. Ferner löst ein Doppelklick auf Begriffe die Volltextsuche in über 100 Dateiformaten aus, welche die Ergebnisse aus Millionen Dateien in Sekunden als Suchergebnis liefert. Die gefundenen Fundstellen zeigt Amagno in den Vorschaugrafiken über digitale Textmarker farbig an und bietet den Mitarbeitern damit schnelle Orientierung in den Suchergebnissen.

Um die Bedienung zu erleichtern, entwickelte Amagno einen eigenen, vollintegrierten Mechanismus, um verschiedenste Dokumente aus allen Quellen (Dateien, Emails, gescannte Belege) für eine automatisierte Erkennung zu trainieren. Gleichzeitig erkennt die Lösung wiederkehrende Daten aus Dokumenten und kann diese an Drittanwendungen (Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, etc) übergeben.

Als Angebot während der Coronakrise erlässt Amagno bis 30. Juni 2020 Neukunden unabhängig vom Speichervolumen die Abogebühren sowie die Setupgebühren für die Bereitstellung.

Smartdocs von Dmsfactory erfasst, bearbeitet und archiviert

Anhand des Dokumentenprotokolls erkennt man jede Veränderung (Bild: Dmsfactory)Anhand des Dokumentenprotokolls erkennt man jede Veränderung (Bild: Dmsfactory)Das Dokumentenmanagement- und Archivsystem »DMSFACTORY SmartDocs« von DMSFACTORY ist für die Verwaltung elektronischer Dokumente an die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen angepasst. Die Anwendungsschwerpunkte liegen auf effizienter Übernahme, revisionssicherer Archivierung, intuitiver Nutzung archivierter Dokumente und flexibler Weiterleitung von Dokumenten an Benutzer und Gruppen. In Verbindung mit weiteren Produkten von Dmsfactory wie dem »DMSFACTORY EmailStore« oder dem »DMSFACTORY DokStore«, gewinnt Smartdocs an Funktionalität und unterstützt Geschäftsprozesse umfangreicher.

Smartdocs kann beliebig viele elektronische Akten-Lösungen in einer Instanz verwalten, zwischen denen Anwender mit einem Klick wechseln können. Mit Hilfe des Archiv-Assistenten lassen sich Archivbereiche erstellen und Zugriffsberechtigungen für Anwender verteilen. Sobald etwas in den überwachten Archivbereichen geschieht, zum Beispiel ein Dokument hinzugefügt oder geändert wurde, informiert darüber der »SmartDocs TrayTool«. Auch nach der Archivierung stehen alle Dokumente zur Verfügung und lassen sich über die Volltextsuche auffinden.

Das Scannen von Dokumenten und Importieren von Dateien in Smartdocs kann sowohl als ad-hoc-Verarbeitung als auch als Stapelverarbeitung- auf Wunsch mit Barcode-Trennung - durchgeführt werden. Mit Hilfe von Scan- und Importprofilen können Benutzer Voreinstellungen vornehmen und den Prozess der Datenerfassung vereinfachen und automatisieren. Bei dem Scannen und dem Import von Dokumenten lässt sich bei Bedarf automatisch eine Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) durchführen.

Sobald ein Dokument einmal in Smartdocs aufgenommen ist, werden sämtliche Änderungen im Dokumentenprotokoll erfasst. So ist zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar, wann ein Dokument hinzugefügt, entfernt oder editiert wurde. Über Annotationen lassen sich Markierungen und Kennzeichnungen (z. B. Stempel oder Symbole) einzelnen Dokumenten hinzufügen. Dabei wird das originale Dokument nie verändert, sondern bleibt im Original vorhanden. Mit der Nachverfolgungs-Funktion weiß man jederzeit, wo sich ein Dokument beziehungsweise eine Akte befindet und über die Wiedervorlage-Option geraten keine Dokumente, keine elektronischen Akten und keine Fristen in Vergessenheit.

Smartdocs kann als Standalone-Installation auf einem PC genutzt oder als Netzwerk-Installation mit einem zentralen Server und mehreren Arbeitsplätzen betrieben werden. Um sensible Daten besser schützen zu können, bietet die Lösung neben dem Zugriffsschutz des DMS auch die Möglichkeit der Private Encryption an. Verschlüsseln Unternehmen hiermit einzelne Archivbereiche zusätzlich, haben nur Personen mit Kenntnis des Passworts Zugriff.

Eine Beschränkung auf eine bestimmte Nutzeranzahl gibt es nicht. Smartdocs kostet 299 Euro (netto) pro Arbeitsplatz und ist direkt über Dmsfactory erhältlich.

Docuware: DMS am Desktop und mobil

Auf das DMS von Docuware können Kunden via, PC, Tablet und Smartphone zugreifen (Bild: Docuware)»DocuWare« vom gleichnamigen Unternehmen DocuWare ist eine Komplettlösung, um Geschäftsunterlagen jeder Art – ob in Papierform oder digital vorliegend – zu archivieren, bereitzustellen und effizient zu nutzen. Unabhängig von Format und Quelle automatisiert das Dokumentenmanagement-System Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt. Basis hierfür ist die strukturierte Ablage der Unterlagen in einem zentralen Dokumenten-Pool. Jeder Mitarbeiter, der dazu berechtigt ist, hat Zugriff auf alle Informationen, die er für seine Arbeit benötigt. Alle Unterlagen zu einem Kunden, einem Projekt oder einem Geschäftsvorgang liegen zusammenhängend vor. Ein flexibles Lizenzmodell und verschiedene Module ermöglichen es, die Software an die Arbeitsweise und Anforderungen eines Unternehmens anzupassen.

Für die Nutzung von unterwegs aus bietet Docuware die »DocuWare-App« für iOS und Android, um verschiedene digitale Prozesse wie Rechnungs-, Vertrags- und Spesenbearbeitung abzuwickeln. Eine separate kostenlose Scan-App ermöglicht Papierdokumente mit dem Apple- oder Android-Smartphone einzuscannen und in Dropbox, Google Drive oder Docuware hochzuladen.

Docuware ist als Cloud- oder On-Premise-Lösung verfügbar. Die Cloud-Lösung mit Multitenant-Architektur basiert auf der Infrastruktur von Microsoft Azure. Ende 2019 verfügte Docuware über rund 3.000 Kunden, die sich für das Cloud-basierte Software-as-a-Service- (SaaS-) Modell entschieden hatten und 14.000 Kunden in 90 Ländern insgesamt.

Neben den Hauptstandorten in Germering und New Windsor/New York unterhält Docuware Tochtergesellschaften in Großbritannien, Spanien und Frankreich.Seit 2019 ist Docuware ein hundertprozentiges Tochterunternehmen von Ricoh.


Dvelop: Reine SaaS-Lösung und hybride Variante

d.velop documents ist direkt im cloud store von d.velop nutzbar (Bild: d.velop)d.velop documents ist direkt im cloud store von d.velop nutzbar (Bild: d.velop)Einen deutlichen Schub in Richtung Cloud hat der ECM-Hersteller d.velop aus Gescher 2019 seiner Produktpalette verpasst. So gibt es mit »d.velop documents« seit Herbst vergangenen Jahres eine direkt buchbare DMS-Lösung aus dem »d.velop store«, die sich gut für den Mittelstand und kleine Betriebe eignet. Bis zu fünf Benutzer kostet sie 100 Euro monatlich. Zwischen sechs und 100 Nutzern zahlt man pro Benutzer und Monat 30 Euro, für die nächsten 150 Nutzer sind es 25 Euro und ab 250 Nutzer 20 Euro pro Benutzer und Monat. Benötigtes Speichervolumen wird extra berechnet. Das DMS kann als zentrale Drehscheibe für Dokumente im Unternehmen dienen und Dokumente strukturiert im jeweiligen Kontext ablegen.

Zum Funktionsumfang gehören unter anderem die Nutzung vorgefertigter Aktenpläne, Task-Manager für Aufgaben zu Dokumenten und Akten sowie die Versionierung von Dokumenten und die Dokumentensuche über Metadaten und Volltext. Einfache Prozesse lassen sich durch das Auswählen von Aufgaben-Aktivitäten digitalisieren und mithilfe von Formularen und verschiedenen Bedienelementen individuell gestalten. Konkret können damit zum Beispiel Freigabeprozesse eingerichtet werden. Weitere SaaS-Lösungen wie digitale Signatur, Enterprise Search und zusätzliche Erfassungsmöglichkeiten können Nutzer per Knopfdruck hinzubuchen.

Anwendern, die beispielsweise Wert auf eine höhere Integrationstiefe mit weiteren Applikationen wie ERP-Systemen legen, steht das Flaggschiff-Produkt »d3.ecm« zur Verfügung. Für die Implementierung stehen zahlreiche Dvelop-Partner zur Verfügung. Es ist nicht direkt über die Cloud buchbar, lässt sich aber auch in der Cloud und stationär On Premises betreiben. Die bereits erwähnten SaaS-Lösungen können unabhängig von der Betriebsart auch hier hinzugebucht werden.

d.3ecm dient zur Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Informationen über digitale Akten. Daneben gestaltet die Lösung auch digitale Workflows. Mittels HTML5-Technologie und mobiler Apps für diverse Betriebssysteme haben Anwender durchgängige Zugriffsmöglichkeiten auf diese Informationen und Prozesse. Es bestehen Standard-Schnittstellen zu verschiedenen Drittsystemen wie SAP, Microsoft CRM, Navision und Sage. d.3ecm ist beispielsweise beim österreichischen Bauunternehmen Wimberger Haus im Einsatz. Neben verschiedenen Standorten in Deutschland ist Dvelop auch in Österreich und der Schweiz vertreten..


Dokumentenmanagement für jedermann von ecoDMS

ecoDMS 18 besitzt einen neuen Webclient (Bild: ecoDMS)ecoDMS 18 besitzt einen neuen Webclient (Bild: ecoDMS)Trotz des günstigen Verkaufspreises von 89 Euro pro User und Lizenz steckt hinter »ecoDMS« keineswegs eine Billiglösung, sondern eine Software, in die die Erfahrung aus vielen Großprojekten wie aus dem Versicherungsbereich eingeflossen ist. Für solche Unternehmen entwickelt das gleichnamige Unternehmen ecoDMS bis heute Individualsoftware für dokumentenbasierte Prozesse und andere Zwecke und leistet entsprechenden Support. Im Laufe der Zeit hat die Firmenleitung die Idee aufgegriffen, eine Art »Archivsystem für jedermann« zu entwickeln. 2011 kam dies erstmals für 29 Euro im reinen Online-Vertrieb auf den Markt. Als zwei Jahre später rund 2.000 Kunden erreicht waren, entschloss sich das Unternehmen, die Schnittstellen freizugeben, damit Anwender eigenständig die Lösung weiterentwickeln können. 2015 begann Ecodms, die ohne eigenen Vertrieb arbeitet, Reseller einzuführen.

Gemäß dem Motto »ecoDMS goes mobile« zeichnet sich die aktuelle Version »ecoDMS 18« durch einen neuen Webclient aus, mit dem Anwender auf das Dokumentenarchiv via Internetbrowser am PC, Smartphone und Tablet zugreifen können. So kann der Anwender im Büro oder von unterwegs unter anderem auf die Inbox für eingescannte Dokumente oder das Archiv bequem zugreifen, Dateien herunter- oder hochladen, die intelligenten Suchfunktionen inklusive Filtervorlagen nutzen oder Versionen verwalten. Dabei passt sich die Benutzeroberfläche automatisch der jeweiligen Bildschirmgröße an.

Ecodms beinhaltet ein Löschkonzept für personenbezogene Daten, das der im Mai 2018 in Kraft getretenen DSGVO entspricht. Zudem erfüllt Ecodms als Dokumentenarchiv die GoBD-Richtlinie, indem es die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung erfüllt. Eine weitere Neuerung von Ecodms 18 ist, dass Anwender PDF-Dateien direkt mit Notizen oder Annotationen versehen können. Mit dem Hinzufügen solcher Anmerkungen erstellt Ecodms nach dem Speichern jeweils eine neue Version. Somit bleibt das Original erhalten und jegliche Änderungen sind über die Versionsverwaltung nachvollziehbar. Typische Beispiele stellen das Aufbringen von Freigabe- oder Bezahlstempeln beziehungsweise das Hinterlegen von Kostenstellen bei Rechnungen dar. Das Besondere der neuen Funktion ist, dass die Annotationen volltextindiziert sind, sodass Anwender danach suchen können und die Informationen von anderen Systemen ausgelesen werden können.

In Ecodms 18 haben Anwender die Möglichkeit, über die Versionsverwaltung sowohl die PDF/A-Dateien als auch die Originaldateien abzurufen und zu exportieren. Darüber hinaus ist nun eine Funktion zum Versenden der ausgewählten Versionen per E-Mail vorhanden. Außerdem kann der Anwender in der Versionsverwaltung Kommentare hinterlegen. Zudem ist es möglich, beim Scanvorgang eine definierte Dokumentenklassifizierung einzurichten, über die die digitalisierten Dokumente automatisch im Archiv abgelegt werden.

Prinzipiell verfolgt Ecodms den Plan, alle zwei Jahre ein neues Major Release zu veröffentlichen, das der Kunde zum vollen Verkaufspreis erwerben kann. Der Support erstreckt sich dann über zwei Release-Zyklen also vier Jahre.

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ELO: DMS und elektronische Workflows

Mit ELOprofessional können Rechnungen vom Tablet aus bearbeitet und freigegeben werden (Bild: ELO)Mit »ELOprofessional« des Stuttgarter Softwareunternehmens ELO Digital Office werden Unternehmensdokumente und Informationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg logisch verwaltet und entsprechend rechtskonformen Richtlinien archiviert. Die Mittelstandslösung bietet Funktionen zur Informationserfassung und Suche sowie zu Lösungsszenarien wie Rechnungseingangsbearbeitung, digitale Personalakte und E-Mail-Management. Hinzu kommen individuell anpassbare Module und Schnittstellen mit denen sich das ECM unter anderem mit Drittanwendungen wie ERP-Systemen verbinden lässt - die Integration in die Microsoft-Office-Produkte ist standardmäßig gegeben. Elektronische Workflows steuern automatisch abteilungsübergreifende Prozesse. Standortunabhängiges Arbeiten ermöglicht ELOprofessional mit dem »ELO Web Access Client« und den Apps für iOS- und Android-Endgeräte. »ELO Collaboration« stellt eine Komponente dar, die Unternehmen unterstützt, Themen und Arbeitsvorgänge gemeinsam und transparent im Team zu bearbeiten.

Seit Ende Mai 2020 ist die »ELO ECM Suite 20« verfügbar. Optimiert ist unter anderem die Möglichkeit, Daten und Archivbereiche zu verschlüsseln und diese dezidiert zu überwachen. Neu sind auch die Bedienoberfläche und erweiterte Health-Check-Services, die den aktuellen Zustand der Systembasis kontrollieren und Auffälligkeiten oder Störungen rechtzeitig melden. Außerdem gibt es mit »ELO Teamroom« die Möglichkeit, virtuelle Projekträume für interne und externe Mitarbeitende zu erstellen.

Mit den »ELO Business Solutions« stellt ELO gerade für Mittelständler aufgabenspezifische Out-of-the-Box-Geschäftslösungen zur Verfügung, die sich schnell implementieren und nutzen lassen, da Standardprozesse hinterlegt sind. Individuelle Anpassungen können ohne zusätzliche Programmierarbeit über Einstellungsfunktionen vorgenommen werden. Die prozessbezogenen Dokumentenmanagementlösungen gibt es für das Management von Rechnungen, Besuchern, Verträgen und die öffentliche Verwaltung.

Für Selbständige und Kleinunternehmen hält ELO das Dokumentenmanagementsystem »ELOoffice 11« bereit. Es soll unter anderem hinsichtlich der EU-DSGVO helfen, Geschäftsdokumente sicher und rechtskonform an einem zentralen Ort – auch in der Cloud - aufzubewahren. Um Dokumente schnell wiederzufinden, steht eine speziell entwickelte Suchtechnologie zur Verfügung.

Von unterwegs lassen sich mit der App »ELO QuickScan« Dokumente erfassen und an ELOoffice senden. Benutzer können Geschäftsdokumente aber auch bei Kundenterminen oder anderen externen Gelegenheiten offline bearbeiten und inklusive der Änderungen wieder synchronisieren. Über verschiedene Auswertungsmöglichkeiten lassen sich die erfassten Dokumente wie Rechnungen, Belege, Verträge oder Personaldokumente beispielsweise in Microsoft Excel darstellen und analysieren.

Zu den mittelständischen ELO-Kunden zählen beispielsweise Schuler Präzisionstechnik, bekuplast und STRUB MEDICAL.


Fabasoft: Sichere Online-Teamarbeit

Fabasoft Business Process Cloud; stark bei digitaler Zusammenarbeit und Workflows (Bild: Fabasoft/ (c) shapecharge E+ via Getty Image)Fabasoft Business Process Cloud; stark bei digitaler Zusammenarbeit und Workflows (Bild: Fabasoft/ (c) shapecharge E+ via Getty Image)Die Stärken des aus Österreich stammenden Unternehmens Fabasoft liegen in den Bereichen der sicheren Online-Zusammenarbeit und bei unternehmensübergreifenden Geschäftsprozessen über Unternehmensgrenzen hinweg. In der »Fabasoft Business Process Cloud« tauschen Unternehmen Geschäftsdaten aus und arbeiten ortsunabhängig zusammen. In puncto Sicherheit kann der Kunde für die Datenspeicherung eine Cloud-Lokation in Deutschland, Österreich und der Schweiz wählen. An dieser Lokation speichert Fabasoft die Daten synchron in zwei geographisch getrennten Rechenzentren. Die Zusammenarbeit in der Fabasoft Business Process Cloud erfolgt in »Teamrooms«. Ein Teamroom ist ein Online-Arbeitsbereich, zu dem nur explizit berechtigte Personen mit entsprechender Einladung und sicherer Authentifizierung Zugang haben. Dafür stehen unter anderem die Zwei-Faktor-Authentifizierung oder die Anmeldung mit digitaler Identität zur Auswahl.

Zusätzlich bietet das Produkt Business-Features wie Auditing, dynamische Wasserzeichen für Dokumente, Vorlagenmanagement, Textbausteinsammlungen, kontextsensitive Volltextsuche, PDF-Dokumentenvorschau direkt in der Benutzeroberfläche und zahlreiche standardisierte Schnittstellen zu Anbindung von Drittprodukten (z.B. SAP). Durch die Zeitreise-Funktion haben Benutzerinnen und Benutzer die Möglichkeit, Dokumente und Metadaten zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit zu betrachten. Ein fertiges Set an Prozessvorlagen (beispielsweise zur Freigabe) sowie ein grafischer Editor zur Modellierung von Geschäftsprozessen gemäß dem Standard BPMN 2.0 unterstützen bei der digitalen Transformation von Geschäftsprozessen. Die Lösung erlaubt die unternehmensweite Administration von Sicherheitseinstellungen sowie der firmenspezifischen Organisationsstruktur in der Cloud. Die Fabasoft Business Process Cloud kann um das Produkt »Fabasoft Contracts« erweitert werden, wodurch Funktionalitäten rund um das Thema Vertragsmanagement wie das Fristenmanagement und Prozesse für die Einhaltung von Vertragsrechten und -pflichten zur Verfügung stehen.

Für Kunden, die ihre Daten in ihrem eigenen Rechenzentrum speichern wollen, bietet Fabasoft die Fabasoft Business Process Cloud auch als Appliance an. Zu den Kunden zählen beispielsweise Gynial aus dem Gesundheitsbereich sowie GF Casting Solutions aus dem Fertigungssektor.


GSD Software: Dokumente und Kontakte managen

Die Lösung »DOCUframe« unterstützt laut GSD Software betriebswirtschaftliche Prozesse im Mittelstand über Abteilungen hinweg. Sie trägt dazu bei, dass eingehende Dokumente revisionssicher erfasst und archiviert werden können. Dokumente wie Fax oder E-Mail lassen sich automatisch entsprechenden Kunden zuordnen. Das Dokumentenmanagement dient somit auch als Grundlage eines Kundenbeziehungsmanagements. Über die Kundenbeziehung hinaus lassen sich auch die Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern managen. Ferner deckt Docuframe unter anderem Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Kampagnenmanagement, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung ab.

Für bestimmte Themen wie Dokumentenlenkung und –versionierung, Projekt- und Kampagnenmanagement sowie grafisches Workflowmanagement bietet die Lösung dedizierte Module. Außerdem verspricht der Hersteller, dass aufgrund der integrierten, um betriebswirtschaftliche Funktionen erweiterten Programmiersprache »DOCUcontrol« nichts bleiben muss wie es ist. Nach entsprechender Schulung sei es bei Bedarf für den Anwender selbst möglich, innerbetriebliche Prozesse abzubilden und flexibel an unterschiedliche Anforderungen anzupassen.

Zum Kundenkreis von GSD Software zählt Maier Haushaltspflege, die Reinigungs- und Pflegeprodukte im Haushaltsbereich vertreibt und mit Docuframe Dokumenten- und Kundenbeziehungsmanagement abdeckt.

Kendox: Skalierbare DMS-Lösung versteht sich gut mit Drittsystemen

Neben Windows Client und Web Client verfügt Kendox Infoshare über einen Mobile Web Client (Bild: Kendox)Neben Windows Client und Web Client verfügt Kendox Infoshare über einen Mobile Web Client (Bild: Kendox)Die »Kendox InfoShare« Produktfamilie vom Schweizer Anbieter Kendox ist sowohl für die Installation beim Kunden als auch für den Einsatz als Cloud Service ausgelegt, um elektronische Dokumenten, Informationen, Akten und Prozesse zu managen. Dabei kann die skalierbare Lösung kleinere Teams und Arbeitsgruppen sowie unternehmensweite Anwendungen unterstützen. Für die Bedienung stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Nutzer können per Windows Client, einem Web Client im Browser oder über eine führende Anwendung wie ein ERP-System zugreifen. Außerdem existiert ein auf »HTML5« und »JavaScript« basierender »Mobile Web Client«, der für mobile Geräte und Cloud-Anwendungen entwickelt wurde.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügt über verschiedene Unterfunktionen. Dokumente werden erfasst, im DMS unter Compliance-Gesichtspunkten archiviert und mit bestehenden Geschäftsprozessen verbunden. Zusätzlich werden Dokumente mit vorhandenen Standard- und Fachanwendungen integriert.

Mit dem »InfoShare Process Manager« können Abläufe vordefiniert werden, so dass wiederkehrende Prozesse immer identisch ablaufen. Es entsteht Transparenz, an welcher Stelle sich der Gesamtprozess aktuell befindet und wer gerade verantwortlich ist. Zusätzlich können individuelle Abläufe auch ad-hoc definiert werden – der Benutzer kann bei Bedarf also festlegen, welchen Weg beispielsweise ein Dokument durchlaufen muss, um letztendlich freigegeben zu werden.

Alle Dokumente werden im »Kendox InfoShare Server« abgelegt und verwaltet, um eine gesetzeskonforme Aufbewahrung zu ermöglichen. Dabei ist es unerheblich, wie die Dokumente ins System kommen. Das Einscannen von Dokumenten wird ebenso unterstützt wie die manuelle Archivierung von Dokumenten und E-Mails aus den Standard-Anwendungen wie »Microsoft Office«, »Outlook« und das automatische Ablegen von Inhalten aus Fachanwendungen.

Zu den Anwenderunternehmen von Kendox Infoshare zählt beispielsweise Vöhringer, ein international aufgestelltes Familienunternehmen mit über 300 Mitarbeitern, das sich vor allem auf Leichtbauprodukte für die Caravan- und Wohnmobilindustrie spezialisiert hat. Zusätzlich zur Archivierung von Ausgangsbelegen wie Rechnungen und Lieferscheinen werden eingehende Rechnungen in Kendox Infoshare einem Freigabeprozess zugeführt, der sowohl mit der hauseigenen Branchenlösung »VOS« als auch mit der Finanzbuchhaltung integriert ist. Neben verschiedenen Workflows nutzt das Unternehmen eine digitale Personalakte, die mit der Lohnbuchhaltung kombiniert ist und Mitarbeitern per Self-Service zur Verfügung steht.

Dokumentenmanagement mit Kyocera Workflow Manager

Managen von Dokumenten mit Kyocera Workflow Manager (Bild: Kyocera)Managen von Dokumenten mit Kyocera Workflow Manager (Bild: Kyocera) Mit dem »KYOCERA Workflow Manager« bietet KYOCERA eine Lösung, mit der sich geschäftskritische Dokumentenprozesse aus Bereichen wie Personal, Einkauf, Vertrieb und allgemeiner Verwaltung verbessern lassen. Laut Kyocera kommt die Lösung ohne aufwändiges Customizing aus, das bei DMS-Projekten viel Zeit in Anspruch nehmen kann, von kleineren und mittleren Unternehmen aber oftmals gar nicht benötigt wird. So geht es den meisten Unternehmen zunächst darum, die täglichen Prozesse wie den Rechnungslauf oder die Personalverwaltung zu optimieren. Hierzu bietet der Kyocera Workflow Manager vorkonfigurierte Prozesse und fertige elektronische Akten für die Bereiche Einkauf, Verkauf, Personal sowie Vertrags- und Rechnungswesen, die sowohl einzeln als auch kombiniert genutzt werden können. Überdies lassen sich Prozesse definieren, um etwa eine Umlaufmappe zu starten. Erweiterungen für zusätzlich benötigte Funktionen sind ebenfalls möglich.

Nutzer erhalten auch aus dem Home Office Zugriff auf gerade benötigte Dokumente. Durch eine selbsterklärende Bedienung ist laut Kyocera kein besonderer Schulungsaufwand erforderlich. Das Einbinden von Dokumenten und E-Mails geschieht per Drag and Drop. Der Informationszugriff erfolgt über eine übersichtliche Ablagestruktur und mittels Suchmaske oder Volltextsuche.

Zur Einhaltung der DSGVO bietet der Kyocera Workflow Manager Werkzeuge, die es ermöglichen Korrekturen personenbezogener Daten durchzuführen. Personendaten können zum Beispiel als Visitenkarte, als Klartext in Datensätzen oder auch in Dokumenten vorkommen. Im Administrationsbereich lassen sich diese Daten zentral systemweit anonymisieren oder löschen. Die Vorgänge werden protokolliert und alle Änderungen sind jederzeit einsehbar. Zudem können die im Kyocera Workflow Manager erfassten personenbezogenen Daten in eine Exportdatei ausgegeben und zur Verfügung gestellt werden.

Übliche Projektvolumen mit dem Kyocera Workflow Manager liegen zwischen 15.000 und 30.000 Euro und beinhalten Dienstleistungen sowie ein Jahr Wartung und Support. Zu den Referenzkunden zählen unter anderem das Dienstleistungsunternehmen Gluth und der Abfallentsorgungsverband Schwarze Elster. Die Vermarktung geschieht über die Kyocera eigene DMS Business Unit und über zertifizierte DMS Platin Partner.



M-Files: Effektive Metadaten getriebene Architektur

Dokumentenmanagement mit M-Files im Windows-Explorer-Look (Bild: M-Files)Die Lösungen des finnischen Softwareherstellers M-Files sind sowohl in Europa als auch den USA verbreitet. Sie adressieren reines Dokumentenmanagement mit Funktionen zur Versionierung und Suche sowie Workflow-Funktionen und agieren als zentrale Plattform für die Verwaltung von Front-Office- und Back-Office-Geschäftstätigkeiten. Das Marktforschungsunternehmen Gartner hebt in Bezug auf M-Files die skalierbare und effektive Metadaten-getriebene Architektur hervor. Der M-Files-Ansatz beinhaltet, Informationen danach zu verwalten, um »was« es sich handelt, und nicht danach, »wo« sie gespeichert sind.

Mittelständischen Unternehmen dürfte eine dem Microsoft Windows Explorer ähnliche Benutzeroberfläche entgegenkommen. Serverseitig arbeitet M-Files mit verschiedenen Microsoft-Windows-Betriebssystemen. Clientseitig lassen sich neben Microsoft-Windows-Systemen unter anderem auch Mac-User einbinden. M-Files unterstützt alle Microsoft Office-Dateiformate und ermöglicht die Integration mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Dynamische Ansichten erlauben, eigene Filter auf spezifische Informationen zu erstellen. So lassen sich in der Vertragsverwaltung nur Verträge und deren Workflowstatus anzeigen, die in den nächsten sechs Monaten auslaufen. Anwender können auch E-Mails übersichtlich, beispielsweise projektbasiert, verwalten und archivieren.

Ebenfalls hervorzuheben sind die flexiblen lokalen, cloudbasierten und hybriden Bereitstellungsmöglichkeiten. Im Zusammenhang mit dem Offline-Betrieb ist die Check-Out- und Check-in-Funktion für Dokumente und ganze Projektordner anwendbar.

Alle Standardanwendungen inklusive Workflows mit grafischen Workfloweditor, mobilem Zugriff per Apple, Android und Windows Phone sowie beliebig viele Mandanten sind in einer »Named User Lizenz« für 495 Euro enthalten. Daneben können auch »Concurrent-« und »Read Only-« Lizenzen erworben werden. Zur Scanerfassung und Klassifizierung sind Zusatzlizenzen erforderlich. Der Funktionsumfang im mobilen Bereich umfasst unter anderem den Start von Ad-hoc-Workflows über mobile Clients, die Verwendung bereits erstellter Workflows und die archivweite Suche und Zugriff auf alle Inhalte. Ebenso können Anwender von unterwegs aus Dokumente wie Spesenbelege direkt in M-Files einscannen und der Reisekostenabrechnung hinzufügen.

Die Workflows verfügen über eine unbegrenzte Archivgröße und eine unbegrenzte Anzahl an getrennten Archiven beispielsweise für die Geschäftsleitung, Holdings und Schwestergesellschaften. Der grafische Workflow Editor begleitet die Implementierung jedes beliebigen Geschäftsvorgangs mit allen erforderlichen Schritten, Aufgaben sowie Vor- und Nachbedingungen. Die Beteiligten des  Vorgangs können per E-Mail über ihre Aufgaben informiert werden und es besteht die Möglichkeit, Dokumente und weitere Objekte ihrer elektronischen To-Do-Liste in M-Files hinzuzufügen. Alle Schritte des Workflows können im Versionenverlauf nachverfolgt werden. Die Berichterstellungsfunktionen von M-Files erleichtern die visuelle Überwachung von Vorgängen und die Identifizierung von Problemen mit dem Ziel der Vorgangsverbesserung und -optimierung.

In der Ende 2017 vorgestellten Version »M-Files 2018« ermöglicht der Hersteller zahlreiche Konnektoren zu Drittanbietern. So kann der Nutzer auf Dokumente und Informationen aus anderen ECM- und Business-Anwendungen zugreifen. Verschiedene Konnektoren wie zu »SharePoint Online«, »OpenText«, »Box«, »Documentum«, »DocuWare« und »Filenet« sind bereits verfügbar. Darüber hinaus können auch Partnerunternehmen und Kunden von M-Files Konnektoren eigenständig entwickeln.

M-Files-Software wird über Partnerunternehmen vertrieben. In Deutschland zählen hierzu fido, DMSFACTORY und Electric Paper, in der Schweiz agiert unter anderem graphax als Vertriebs- und Lösungspartner.


Optimal Systems: Arbeiten mit digitalen Akten

Mit enaio den richtigen Überblick am digitalen Arbeitsplatz bekommen (Bild: Optimal Systems)Das Berliner Softwarehaus Optimal Systems bietet mit »enaio« eine ECM-Software für unternehmensweit einsetzbares digitales Informationsmanagement für Mittelstand und Konzernbereiche. Im Wesentlichen geht es dabei um umfassendes Informationsmanagement sowie die Digitalisierung und effiziente Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, Informationen schnell zu finden, transparent zu verwalten, sicher zu archivieren und das Konzept des Digital-Workplace zu realisieren. Enaio eignet sich zur Darstellung aller digitalen Akten, von Beschaffungs- und Lieferantenakten, Projekt- und Vertragsakten über Kunden- und Personal-, Immobilien- und Bauakten bis zu Schiffs- und Patientenakten. Die ECM-Software ist universell in allen Bereichen und Abteilungen einsetzbar. Mitarbeiter, die es nutzen, erhalten jeweils ihre passende, individuelle Sichtweise auf die Information, die für die eigene Arbeit benötigt wird. 

Optimal Systems entwickelt und vertreibt Software unter den Marken Enaio und »yuuvis«. Während die seit mehreren Jahren etablierte ECM Suite Enaio über 100 Lösungen für Industrie, Verwaltung und Kliniken bietet, eignet sich »yuuvis« insbesondere für Lösungsentwickler, die auf offenen Standards basierende Fachanwendungen erstellen wollen.

Unternehmen aus verschiedenen Branchen setzen die ECM-Software auch europaweit ein. Hierzu zählen der Radiosender Antenne Bayern, der Farbenhersteller Schulz und der Hersteller von Küchengeräten Ritter.


SER kombiniert mit Doxis4 ECM und BPM auf einer Plattform

SER bietet ECM und BPM auf einer Technologieplattform (Bild: SER)SER bietet ECM und BPM auf einer Technologieplattform (Bild: SER)Der ECM-Hersteller SER bietet mit Doxis4 eine modular erweiterbare ECM-Plattform mit einheitlicher Datenhaltung und integrierten Prozessen für Mittelständler und Konzerne. Eine Besonderheit der Doxis4-Plattform ist die Kombination von ECM und BPM auf einer einheitlichen Technologieplattform. Im Gegensatz zu vielen Middleware und integrationszentrierten BPM-Systemen ist keine zusätzliche SOA oder Middleware mit hohem Integrationsaufwand erforderlich, um BPM in die Anwendungslandschaft zu integrieren. Zudem unterstützt Doxis4 strukturierte und unstrukturierte Geschäftsprozesse und ermöglicht auch deren Kombination.

Die Gestaltung fachlicher Anwendungen erfolgt in Doxis4 auf Basis von frei kombinierbaren ECM- und BPM-Services für Archivierung, Dokumentenmanagement, elektronische Akten, Prozesse und Aufgaben. Zudem stehen Basisdienste für alle ECM- und BPM-Anwendungen zur Verfügung. Der Vorteil speziell für unternehmensweite Anwendungen: Für alle ECM- und BPM-Komponenten gelten einheitlich Backup, Benutzerverwaltung, Sicherheitsdienste, Sprachenunabhängigkeit, Mandantenfähigkeit etc. Einmal definiert und implementiert, nutzen alle ECM-Anwendungen diese vorgegebenen Standards, was eine wichtige Voraussetzungen für nationale und internationale Roll- out-Projekte bei großen mittelständischen Unternehmen und weltweit agierenden Konzernen ist.

Doxis4 Business Templates sind die Grundlage für den schnellen Go-live (Roll-out) von branchen- oder abteilungsspezifischen ECM-  und BPM-Lösungen. Sie beruhen auf einer branchenspezifischen Konfiguration der ECM-und BPM-Anwendungen wie Maschinen- und Lebenslaufakten für die Fertigungsindustrie, Leasingakten für Leasingunternehmen sowie Immobilienakten für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft. Die Business Templates umfassen beispielsweise Vorlagen für die Suche und Ablage typischer Dokumentklassen (Belegarten), gebräuchliche Aktenarten und dazu passende Registerstrukturen, grundlegende Berechtigungskonzepte, Dokument- und Benachrichtigungsvorlagen sowie Basisprozesse, Fachverfahren und Geschäftsprozesse. Vorhanden sind zudem vielfältige Schnittstellen und Konnektoren für die Integration mit branchenüblicher Spezialsoftware, wie Banking- und CAD-Systeme, CRM, ERP sowie Krankenhausinformationssysteme(KIS).

Doxis4 unterstützt die bereichsübergreifende und interdisziplinäre Zusammenarbeit durch einheitliche aber flexible Aktenstrukturen, Versionierung und Check-in-/Check-out-Funktionen. Statt zusätzliche Informationen von Kollegen in unübersichtlichen Chat-Verläufen, E-Mail-Postfächern oder auf losen Zetteln zu verteilen, lassen sich diese in Doxis4 als Notizen und Annotationen  an den relevanten Stellen anbringen und als Listen anzeigen.

Mit Doxis4 können Unternehmen ihre personenbezogenen Informationen EU-DSGVO-konform schützen, nachweisbar löschen, übertragen und zur Einsicht bereitstellen. Das ermöglicht Unternehmen wichtige Anforderungen wie das Recht auf »Vergessenwerden« (Art. 17 EU-DSGVO), das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DSGVO) oder den EU-DSGVO-konformen Schutz personenbezogener Informationen (Art. 32 EU-DSGVO) zu erfüllen. Weitere Vorschriften wie GoBD können Anwender durch den rechtskonformen Einsatz der Software ebenfalls erfüllen. Auf Doxis4-Basis lassen sich Dokumentenzugriffe und - bearbeitung sowie Geschäftsprozesse Compliance- konform dokumentieren und geschäftskritische Informationen für ein internes Kontrollsystem(IKS) revisionssicher aufbewahren und bereitstellen.

Mit 12 Amtssprachen für 135 Länder bietet Doxis4 lokalisierte Oberflächen und mehrsprachige Metadaten für den internationalen Einsatz. Die Lösung ist im Direktvertrieb von SER erhältlich.


Windream liefert in Windows integriertes ECM

windream Genky unterstützt Desktop-PCs ebenso wie Smartphones und Tablets (Bild: Windream)windream Genky unterstützt Desktop-PCs ebenso wie Smartphones und Tablets (Bild: Windream)Das Bochumer Unternehmen windream bietet mit seinem gleichnamigen ECM-System eine Software-Lösung an, die sich für mittelständische Unternehmen eignet. Die Software stellt Anwendern zahlreiche ECM-Funktionen zur Verfügung, die zur Verwaltung unternehmensrelevanter Dokumente benötigt werden. Das Besondere an »windream« ist, dass das System vollständig in Windows integriert ist. Dies bedeutet, dass die ECM-spezifischen Dokument-Eigenschaften wie Indexe, Historien, Versionen und weitere Metadaten durch zusätzliche Registerkarten im Explorer dargestellt werden. Die ECM-Befehle lassen sich über ein erweitertes und individuell konfigurierbares Kontextmenü ausführen.

In der aktuellen Windream Version 7 – genannt »windream Genky« – steht vor allem die Mobilität des Anwenders im Vordergrund. Mit Windream Genky lassen sich alle typischen ECM-Aufgaben orts- und geräteunabhängig erledigen, denn das System unterstützt die Arbeit auf Desktop-PCs ebenso wie auf Notebooks, Smartphones und Tablets. Die Lösung arbeitet unabhängig von dem auf dem jeweiligen Endgerät installierten Betriebssystem, da sie auf HTML5 basiert und damit auch in Internet-Browsern läuft. Abhängig vom Betriebssystem des jeweiligen Geräts stehen für mobile Endgeräte wie Tablets und Smartphones native Anwendungen (Apps) zur Verfügung.

Windream Genky kommuniziert mit dem »windream Applikationsserver« ausschließlich über Web Services. Sofern Windream Genky gemeinsam mit dem »windream Share Drive« oder dem klassischen Windream-Laufwerk mit Client-Installation eingesetzt wird, müssen Dokumente nicht wie ansonsten üblich erst heruntergeladen werden, bevor sie bearbeitet werden können. Stattdessen erfolgt der Zugriff direkt über den »windream Server«, über den die im »windream ECM-System« vorhandenen Dokumente bereitgestellt werden.

Demgegenüber werden Dokumente, die auf einem mobilen Endgerät bearbeitet werden, zunächst lokal auf dem jeweiligen Gerät gespeichert, damit sie sich editieren lassen.

Zum Kundenkreis von Windream zählen unter anderem über 2.000 mittelständische Firmen im deutschsprachigen Raum wie Bilfinger Noell, Deutsche Flugsicherung, Swisscom und der Druckmaschinenhersteller KBA. Die Mindestabnahmemenge von Windream 7/Genky beträg fünf Lizenzen für fünf Benutzer inklusive einer Administrationsanwendung, die rund 3.000 Euro kosten. Erhältlich ist die Lösung direkt über Windream und über die auf der Homepage gelisteten Partner.


Kommentare (2)
23.04.2020 - as

Die Übersicht beruht auf Herstellerangaben und von uns recherchierten Informationen. Dass manche Lösungen von weiteren Herstellern noch nicht aufgeführt sind, liegt meist daran, dass die verfügbaren Informationen nicht ausreichen, um sie in die Übersicht aufzunehmen. Allerdings sprechen wir relevante Unternehmen regelmäßig an, uns entsprechende Informationen zur Verfügung zu stellen und freuen uns auch, wenn Anbieter mit uns in Kontakt treten!

23.04.2019 - UKampffmeyer

Unser Kommentar [bit.ly/ecm-kmu]:
Die Online-Publikation ECMguide.de (www.ECMguide.de) hat aus Hersteller-Informationen eine "Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen" zusammengestellt. Die meisten der bekannten Anbieter für Dokumentenmanagement-Lösungen in Deutschland sind dabei (in alphabetischer Reihenfolge, unterschiedlich lange Einzelartikel): Alfresco, Amagno, Docuware, D.velop, ecoDMS, ELO Office, Fabasoft, GSD, Kendox, M-Files, Optimal Systems, SER und Windream (bit.ly/kmu-dms).
Sozusagen eine klassische Auswahl. Obwohl eine ganze Reihe durchaus relevanter Anbieter wie z.B. LoboDMS, COI, Kyocera/Ceyoniq, Canon, EASY Software, Hyland, XEROX etc. ausgelassen wurden.

Und natürlich fehlt das Wichtigste. Die Definition! Was ist ein DMS-Mittelstandspaket? Welche Funktionalität kann ein KMU erwarten? In welchem Preis-Range bewegt man sich (denn die genannten Anbieter haben auch deutlich Größeres zu deutlich höheren Preisen)? Gibt es eine passende vorkonfigurierte Lösung?
Das Wichtigste im Mittelstand sind die Branchen-Pakete. "Wer bietet welche KMU-Lösung für welche Branche in welcher Skalierung an?" - das wäre die eigentlich wichtige Frage gewesen. So bleibt die Zusammenstellung leider nur Werbung auf Basis der Herstellerangaben.