10.08.2021 (as)
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Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen

  • Inhalt dieses Artikels
  • Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen
  • Amagno: Sichere Clients mit Verschlüsselung
  • Cloud Content Management mit Box
  • Compuköln mit kostenfreier Version für zwei Lizenzen
  • Smartdocs von Dmsfactory erfasst, bearbeitet und archiviert
  • Docuware: DMS am Desktop und mobil
  • Dvelop: Reine SaaS-Lösung und hybride Variante
  • Easy mit Business-Paketen für Archiv, DMS und Workflow
  • Dokumentenmanagement für jedermann von ecoDMS
  • ELO: DMS und elektronische Workflows
  • Fabasoft: Sichere Online-Teamarbeit
  • GSD Software: Dokumente und Kontakte managen
  • Kendox: Skalierbare DMS-Lösung versteht sich gut mit Drittsystemen
  • Dokumentenmanagement mit Kyocera Workflow Manager
  • M-Files: Effektive Metadaten getriebene Architektur
  • Optimal Systems: Arbeiten mit digitalen Akten
  • Akzentum und Habel vereinen sich unter Proxess

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen steht auch im Mittelstand hoch im Kurs, da sie Flexibilität, Effizienz und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht. DMS- und ECM-Lösungen bieten die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung. Um mittelständischen Unternehmen einen Überblick zu bieten, welche Lösungen für sie zur Verfügung stehen, hat ECMguide diese Übersicht gestartet, die ständig aktualisiert wird.

Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) beziehungsweise den im Mittelstand noch stärker verbreiteten Begriff Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bilden die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. Durch sie erhalten Unternehmen etwa Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben.

Um einen schnellen Überblick für mittelständische Unternehmen zu bieten, hat ECMguide.de Systeme zusammengefasst, die im deutschsprachigen Raum den Mittelstandsmarkt adressieren. Je nach Prozesstiefe und -Komplexität sowie dem zu verarbeitenden Dokumenten- und Informationsvolumen umfasst dabei der Mittelstand bereits Unternehmen ab zehn Mitarbeitenden und solche bis 500.

Die meisten der Lösungen decken die DMS-Grundfunktionalitäten ab wie das Ein- und Auschecken (Check-In/-Out) der Dokumente in das elektronische Archiv sowie Freigabe- und Ablage-Funktionen. Inzwischen bieten viele Mittelstandsprodukte elektronische Aktenverwaltung, Unterstützung von digitalen Geschäftsprozessen und erweiterte Recherche- beziehungsweise Such-Möglichkeiten. Einige Lösungen stellen spezielle Funktionen zur Verfügung, um die Team-Zusammenarbeit (Collaboration) auch über Unternehmensgrenzen hinweg zu ermöglichen.

Zusätzlich werden häufig spezielle Fachmodule wie für die Rechnungsbearbeitung, das Vertrags- oder das Personalmanagement angeboten. Ohne in eine neue (Insel-)Lösung investieren zu müssen, lassen sich diese mit relativ geringem Aufwand in die Grundpakete integrieren und bieten den Nutzern eine bereits bekannte Oberfläche. Auch wenn beim aktuellen Auswahlprozess jene Themen noch gar nicht anstehen, lohnt es sich für Kaufinteressenten solche Module in die Auswahlkriterien einzubeziehen. Eventuell lassen sie sich später dann einfach hinzufügen.

Weitere Unterschiede der dargestellten Lösungen bestehen vor allem in den Möglichkeiten der Hersteller, eine über den DACH-Bereich reichende geographische Abdeckung zu gewähren und den möglichen Bereitstellungsvarianten: Cloud-, Hybrid-, Appliance- und Vor-Ort- (On Premises-) Betrieb.

Amagno: Sichere Clients mit Verschlüsselung

Der Solution Store von Amagno mit Workflow-Lösungen (Bild: Amagno)Der Solution Store von Amagno mit Workflow-Lösungen (Bild: Amagno)Das niedersächsische Unternehmen amagno bietet Lösungen für Dokumentenmanagement und digitale Geschäftsprozesse als Cloud- und On-Premises-Varianten. Zu den Referenzkunden zählen beispielsweise das norddeutsche Mineralölunternehmen Köhn & Plambeck, der Hersteller für Fenster, Türen, Tore und Sonnenschutzsysteme LÖWE Fenster Löffler und Kinobetreiber Thomas Filmtheater. Amagno konzentriert sich laut eigenen Angaben speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands und bietet hierfür ein modulloses Lösungspaket, das verschiedene Funktionsbereiche umfasst. Sie enthalten beispielsweise klassische DMS/ECM-Funktionen wie Checkin/Out, Versionierung, Versionsvergleich und Aufbewahrungsfristen.

Bei Amagno geschieht der Dateiimport per Drag and Drop, die Anbindung an Scanningsysteme per TWAIN oder per FTPS, der manuelle oder automatische E-Mail-Import inklusive Anhänge per IMAP- Protokoll und die Ablage als PDF während eines Druckvorgangs durch den mitgelieferten Druckertreiber. Amagno organisiert die Inhalte in Gruppen mit einem Rollenrechtekonzept.

Um die Bedienung zu erleichtern, entwickelte Amagno einen eigenen, vollintegrierten Mechanismus, um verschiedenste Dokumente aus allen Quellen (Dateien, Emails, gescannte Belege) für eine automatisierte Erkennung zu trainieren. Gleichzeitig erkennt die Lösung wiederkehrende Daten aus Dokumenten und kann diese an Drittanwendungen (Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, etc) übergeben.

Version 6 der im Juni 2021 vorgestellten »Amagno Business Cloud« bietet erstmals Standard-Workflows, die im ersten Schritt für Rechnungs- und Personalwesen sowie für Ein- und Verkauf kostenlos im neu geschaffenen Solution Store zur Verfügung stehen. Mit der Workflow-Lösung für das Rechnungswesen lassen sich Eingangsrechnungen digital verarbeiten und verwalten. Über das Personalwesen-Tool können beispielsweise digitale Personalakten geführt und Urlaubsanträge elektronisch gestellt werden. Um Dokumente in einem vorgefertigten Beschaffungsprozess zu steuern, lässt sich die Einkaufslösung verwenden. Die Verkaufslösung sorgt dafür, dass Verkaufsunterlagen personenunabhängig zur Verfügung stehen. Alle Anwendenden der Amagno Business Cloud können entsprechend vorgegebenen Richtlinien auch eigene Lösungen im Solution Store für die Allgemeinheit veröffentlichen. Sobald eine Lösung installiert ist, kann sie an individuelle Bedürfnisse angepasst werden.

Neben den vorgefertigten Workflow-Lösungen legte Amagno bei der Entwicklung der Version 6 ein besonderes Augenmerk auf eine verbesserte Skalierung und stärkere Performance der Amagno Business Cloud. Neu sind auch Mehrfachoperationen, die das gleichzeitige Stempeln von Inhalten ermöglichen, ein ausgebauter Funktionsumfang der Rest API sowie die Integration eines neuen Druckertreibers für den Druckimport in Amagno. Als besonderes Highlight bezeichnet der Hersteller das neue Amagno-Design, das mit dem Softwareupdate der Version 6 nun auch die Clients der Amagno Business Cloud erreicht.

Bei einem Datenvolumen von 2,5 GB kostet die Amagno Business Cloud 39 Euro monatlich. Fünf Nutzende zahlen bei 12,5 GB gemeinsamen Datenvolumen 32 Euro und 100 Nutzende bei 250 GB beispielsweise 17 Euro pro Kopf und Monat. Amagno bietet auch eine kostenlose Einstiegsversion für Nutzende, die ein Datenvolumen von 10 MB zulässt.


    Cloud Content Management mit Box

    Box versteht sich als Enabler, der Unternehmen gemäß dem Ansatz »Anywhere-Anytime-Any Device« dabei unterstützt, ihren kompletten Content in die Cloud zu bringen. Dabei deckt das US-Unternehmen von Archivierungsregeln, Governance, Compliance, Security und Verschlüsselung bis hin zu Search-Funktionalitäten unterschiedliche Disziplinen ab. 2019 kam die Workflow-Komponente »Box Relay« hinzu, die es erlaubt, jedes Dokument in Workflows zu integrieren. So können beispielsweise einfache Workflows erstellt werden, wie die Freigabe von Dokumenten, die das Unternehmen verlassen sollen, bis hin zu komplexen Workflows wie Bewerbungsprozesse, die hohe Compliance-Anforderungen abdecken müssen.

    Als wichtigstes Merkmal betrachtet Box die Fähigkeit, Cloud-Applikationen von Drittanbietern integrieren zu können. Insgesamt gibt es über 1.500 Integrationsmöglichkeiten zu Cloud-Partnerlösungen – darunter  »Office365«, »Salesforce«, »Workday« und »Slack«. Eigenentwickelte Lösungen können ebenfalls angebunden werden. Der jeweilige Zugriff auf diese wird gezählt und ist paketweise in den Preiskategorien in unterschiedlichen Höhen enthalten.

    Box fungiert über alle Anwendungen hinweg für die gesamte Firma als zentraler Content-Layer, in dem die Dokumente abgespeichert sind. Anwender haben so aus sämtlichen Anwendungen wie »SAP«, Slack oder »Adobe« heraus Zugriff auf die gleichen Inhalte. Das verhindert zum einen Datensilos und zum anderen mehrere Kopien des gleichen Dokuments.

    Mittelständler greifen in der Regel zu den Produkten »Business Plus« oder »Enterprise«, die bei jährlicher Zahlungsweise monatlich 22,50 Euro und 31,50 Euro pro Benutzer kosten und die cloudbasierte Verwaltung der Dokumente abdecken. Zusätzliche Funktionen für mehr Sicherheit oder Workflows können als Einzellösungen – beispielsweise »Box Shield« oder »Box Relay« sowie in Paketen mit den »Enterprise Suites« hinzugebucht werden. Die Preise hierfür richten sich nach den Projektanforderungen und werden auf den monatlichen Benutzerpreis umgerechnet. In welcher Cloud – ob »AWS«, »Microsoft Azure« oder sonstige - die Daten letztlich physikalisch im Hintergrund gespeichert werden, kann der Kunde selbst entscheiden. Entsprechende Kosten sind in den Business- und Enterprise-Tarifen bei unbegrenztem Speicherplatz bereits inbegriffen.

    Zu den mehr als 3.000 Enterprise-Kunden im deutschsprachigen Raum zählen unter anderem Deka-Immobilien, Apleona, Zürich Versicherung und verschiedene Architektur- und Ingenieurbüros.

    Compuköln mit kostenfreier Version für zwei Lizenzen

    Workflow-Lösungen können CompuDMS erweitern (Bild: CompuKöln)Workflow-Lösungen können CompuDMS erweitern (Bild: CompuKöln)Das Dokumentenmanagement-System von CompuKöln ist unter der Bezeichnung »CompuDMS Cloud« sowohl als Cloudlösung als auch für den Betrieb auf eigener Hardware »CompuDMS Professional« verfügbar. Bei beiden Varianten ist es erforderlich, eine windows-basierte lokale Client-Software zu installieren. Bis zu zwei Nutzende können die Lösung kostenfrei verwenden. Ein Lösungspaket mit fünf Lizenzen kostet 1980 Euro.  

    »CompuDMS« bietet in einer Windows-Oberfläche die einheitliche Verwaltung von Dateien.  Eine direkte Integration in Microsoft Office ist ab Version 2007 möglich. Insbesondere gestattet das System die Verwaltung von unterschiedlichen Versionen einer Datei durch optische Hervorhebungen und eigens für diesen Zweck entwickelte Funktionen. Es besteht zudem die Möglichkeit, nicht nur automatisch aus Office-Dateien PDF-Dateien zu generieren, sondern diese auch gemeinsam zu verwalten.

    Nutzende können Dateien mit zusätzlichen Informationen, sogenannte Metadaten, versehen. Hierunter fallen beispielsweise Bearbeitungsvermerke, Freigaben oder auch Informationen zum Dokumententyp. Welche Informationen zu einer Datei obligatorisch angegeben werden müssen oder optional sind, entscheiden Anwendende selbst. Metadaten lassen sich ebenso wie Dateinamen für die Suche nutzen. Für die Suche in Dateiinhalten - auch von beispielsweise PDF-Dateien - stehen Volltextsuche und Texterkennung (OCR) zur Verfügung.

    In Compudms legen Verantwortliche fest, wer in welchem Umfang Zugriff auf Daten hat. Durch die Archivierungsfunktion lässt sich verhindern, dass wichtige Informationen versehentlich gelöscht oder verändert werden. Es ist nachvollziehbar, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Unternehmensdaten werden so geschützt und die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften wie GoBD gewahrt.

    Den mobilen Zugriff per Smartphone oder Tablet ermöglicht die App »CompuDMS Mobile«. Als optionale Ergänzung bietet der Hersteller eine automatische E-Mail-Archivierung und verschiedene Unternehmensanwendungen wie Rechnungseingang, Rechnungsstellung und Vertragsmanagement.  Im Einsatz ist Compudms beispielsweise bei REC Partners - einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen im Immobilienbereich.


    Smartdocs von Dmsfactory erfasst, bearbeitet und archiviert

    Anhand des Dokumentenprotokolls erkennt man jede Veränderung (Bild: Dmsfactory)Anhand des Dokumentenprotokolls erkennt man jede Veränderung (Bild: Dmsfactory)Das Dokumentenmanagement- und Archivsystem »DMSFACTORY SmartDocs« von DMSFACTORY ist für die Verwaltung elektronischer Dokumente an die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen angepasst. Die Anwendungsschwerpunkte liegen auf effizienter Übernahme, revisionssicherer Archivierung, intuitiver Nutzung archivierter Dokumente und flexibler Weiterleitung von Dokumenten an Benutzer und Gruppen. In Verbindung mit weiteren Produkten von Dmsfactory wie dem »DMSFACTORY EmailStore« oder dem »DMSFACTORY DokStore«, gewinnt Smartdocs an Funktionalität und unterstützt Geschäftsprozesse umfangreicher.

    Smartdocs kann beliebig viele elektronische Akten-Lösungen in einer Instanz verwalten, zwischen denen Anwender mit einem Klick wechseln können. Mit Hilfe des Archiv-Assistenten lassen sich Archivbereiche erstellen und Zugriffsberechtigungen für Anwender verteilen. Sobald etwas in den überwachten Archivbereichen geschieht, zum Beispiel ein Dokument hinzugefügt oder geändert wurde, informiert darüber der »SmartDocs TrayTool«. Auch nach der Archivierung stehen alle Dokumente zur Verfügung und lassen sich über die Volltextsuche auffinden.

    Das Scannen von Dokumenten und Importieren von Dateien in Smartdocs kann sowohl als ad-hoc-Verarbeitung als auch als Stapelverarbeitung- auf Wunsch mit Barcode-Trennung - durchgeführt werden. Mit Hilfe von Scan- und Importprofilen können Benutzer Voreinstellungen vornehmen und den Prozess der Datenerfassung vereinfachen und automatisieren. Bei dem Scannen und dem Import von Dokumenten lässt sich bei Bedarf automatisch eine Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) durchführen.

    Sobald ein Dokument einmal in Smartdocs aufgenommen ist, werden sämtliche Änderungen im Dokumentenprotokoll erfasst. So ist zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar, wann ein Dokument hinzugefügt, entfernt oder editiert wurde. Über Annotationen lassen sich Markierungen und Kennzeichnungen (z. B. Stempel oder Symbole) einzelnen Dokumenten hinzufügen. Dabei wird das originale Dokument nie verändert, sondern bleibt im Original vorhanden. Mit der Nachverfolgungs-Funktion weiß man jederzeit, wo sich ein Dokument beziehungsweise eine Akte befindet und über die Wiedervorlage-Option geraten keine Dokumente, keine elektronischen Akten und keine Fristen in Vergessenheit.

    Smartdocs kann als Standalone-Installation auf einem PC genutzt oder als Netzwerk-Installation mit einem zentralen Server und mehreren Arbeitsplätzen betrieben werden. Um sensible Daten besser schützen zu können, bietet die Lösung neben dem Zugriffsschutz des DMS auch die Möglichkeit der Private Encryption an. Verschlüsseln Unternehmen hiermit einzelne Archivbereiche zusätzlich, haben nur Personen mit Kenntnis des Passworts Zugriff.

    Eine Beschränkung auf eine bestimmte Nutzeranzahl gibt es nicht. Smartdocs kostet 299 Euro (netto) pro Arbeitsplatz und ist direkt über Dmsfactory erhältlich.

    Docuware: DMS am Desktop und mobil

    Auf das DMS von Docuware können Kunden via, PC, Tablet und Smartphone zugreifen (Bild: Docuware)»DocuWare« vom gleichnamigen Unternehmen DocuWare ist eine Komplettlösung, um Geschäftsunterlagen jeder Art – ob in Papierform oder digital vorliegend – zu archivieren, bereitzustellen und effizient zu nutzen. Unabhängig von Format und Quelle automatisiert das Dokumentenmanagement-System Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt. Basis hierfür ist die strukturierte Ablage der Unterlagen in einem zentralen Dokumenten-Pool. Jeder Mitarbeiter, der dazu berechtigt ist, hat Zugriff auf alle Informationen, die er für seine Arbeit benötigt. Alle Unterlagen zu einem Kunden, einem Projekt oder einem Geschäftsvorgang liegen zusammenhängend vor. Ein flexibles Lizenzmodell und verschiedene Module ermöglichen es, die Software an die Arbeitsweise und Anforderungen eines Unternehmens anzupassen.

    Für die Nutzung von unterwegs aus bietet Docuware die »DocuWare-App« für iOS und Android, um verschiedene digitale Prozesse wie Rechnungs-, Vertrags- und Spesenbearbeitung abzuwickeln. Eine separate kostenlose Scan-App ermöglicht Papierdokumente mit dem Apple- oder Android-Smartphone einzuscannen und in Dropbox, Google Drive oder Docuware hochzuladen.

    Docuware ist als Cloud- oder On-Premise-Lösung verfügbar. Die Cloud-Lösung mit Multitenant-Architektur basiert auf der Infrastruktur von Microsoft Azure. Docuware hat mehr als 15.000 Kunden in 100 Ländern, zu denen alfred rexroth aus der Metallindustrie, der Spielehersteller LUDO FACT und das Bauunternehmen HARFID zählen. Neben den Hauptstandorten in Germering und New Windsor/New York unterhält Docuware Tochtergesellschaften in Großbritannien, Spanien und Frankreich. Seit 2019 ist Docuware ein hundertprozentiges Tochterunternehmen von Ricoh.


    Dvelop: Reine SaaS-Lösung und hybride Variante

    d.velop documents ist direkt im cloud store von d.velop nutzbar (Bild: d.velop)d.velop documents ist direkt im cloud store von d.velop nutzbar (Bild: d.velop)Einen deutlichen Schub in Richtung Cloud hat der ECM-Hersteller d.velop aus Gescher 2019 seiner Produktpalette verpasst. So gibt es mit »d.velop documents« eine direkt buchbare DMS-Lösung aus dem »d.velop store«, die sich gut für den Mittelstand und kleine Betriebe eignet. Je nach Funktionsumfang und Cloud-Speicher kostet sie monatlich zwischen 20 und 45 Euro pro Benutzer. Das DMS kann als zentrale Drehscheibe für Dokumente im Unternehmen dienen und Dokumente strukturiert im jeweiligen Kontext ablegen.

    Zum Funktionsumfang gehören unter anderem die Nutzung vorgefertigter Aktenpläne, Task-Manager für Aufgaben zu Dokumenten und Akten sowie die Versionierung von Dokumenten und die Dokumentensuche über Metadaten und Volltext. Einfache Prozesse lassen sich durch das Auswählen von Aufgaben-Aktivitäten digitalisieren und mithilfe von Formularen und verschiedenen Bedienelementen individuell gestalten. Konkret können damit zum Beispiel Freigabeprozesse eingerichtet werden. Weitere SaaS-Lösungen wie digitale Signatur, Enterprise Search und zusätzliche Erfassungsmöglichkeiten können Nutzer per Knopfdruck hinzubuchen.

    Anwendern, die beispielsweise Wert auf eine höhere Integrationstiefe mit weiteren Applikationen wie ERP-Systemen legen, steht das Flaggschiff-Produkt »d3.ecm« zur Verfügung. Für die Implementierung stehen zahlreiche Dvelop-Partner zur Verfügung. Es ist nicht direkt über die Cloud buchbar, lässt sich aber auch in der Cloud und stationär On Premises betreiben. Die bereits erwähnten SaaS-Lösungen können unabhängig von der Betriebsart auch hier hinzugebucht werden.

    d.3ecm dient zur Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Informationen über digitale Akten. Daneben gestaltet die Lösung auch digitale Workflows. Mittels HTML5-Technologie und mobiler Apps für diverse Betriebssysteme haben Anwender durchgängige Zugriffsmöglichkeiten auf diese Informationen und Prozesse. Es bestehen Standard-Schnittstellen zu verschiedenen Drittsystemen wie SAP, Microsoft CRM, Navision und Sage. d.3ecm ist beispielsweise beim österreichischen Bauunternehmen Wimberger Haus im Einsatz. Neben verschiedenen Standorten in Deutschland ist Dvelop auch in Österreich und der Schweiz vertreten..

    Easy mit Business-Paketen für Archiv, DMS und Workflow

    Web-Client-Ansicht von Easy Archive 7 (Bild: Easy Software)Web-Client-Ansicht von Easy Archive 7 (Bild: Easy Software)Für Mittelstandskunden sind im Portfolio von EASY SOFTWARE fünf »EASY Business Packages« interessant, die zwischen drei und 200 namentlich eingetragene Nutzende vorsehen und preislich im unteren bis mittleren vierstelligen Euro-Bereich angesiedelt sind. Alle Pakete enthalten den »EASY Archive Basic Server«, der die Archivierung von Dokumenten regelt, sowie eine entsprechende Anzahl an »EASY Clients«.

    Im März 2020 stellte das Unternehmen mit »EASY Archive 7« eine neue Hauptversion vor. Zu den wesentlichen Neuerungen zählt die Möglichkeit, das Archiv über unterschiedlichste Cloud Services nutzen zu können. Möglich wird dies auch durch die Unterstützung von »Docker«, was zudem die Skalierungsmöglichkeiten verbessert. Durch die Nutzung von Programm-Containern (Docker-Konzept) können Kunden beispielsweise mögliche Ausfallzeiten eines Servers, die durch Wartungsarbeiten entstehen, durch einen anderen Server abfangen. Um die kundenspezifische Einrichtung der Lösung zu vereinfachen, hat Easy die Einrichtung von Ablageorten, Rechtevergabe und Datenbankanbindungen vorkonfiguriert und vereinfacht.

    Neben der Archivfunktion enthalten alle Business-Pakete eine Capture-Komponente, die die Archivierung gescannter Dokumente ermöglicht. Je nach Preisklasse sind monatlich 1.000, 5.000, 25.000 und unbegrenzt viele Seiten per Scan digitalisierbar.

    Abgesehen vom »EASY Business Package - just archive«, das lediglich die Funktionen für die einfache Belegerfassung und die revisionssichere Archivierung samt Benutzer-Lizenzen umfasst, enthalten die anderen Business-Pakete auch »EASY DMS«. Mit Easy DMS lassen sich unter anderem erweiterte Suchen in den archivierten Dokumenten auch mittels OCR-Technologie durchführen, elektronische Akten anlegen und Office356-Integrationen vornehmen.

    Drei Business-Pakete enthalten zudem die Möglichkeit, Workflows zu integrieren, um unterschiedliche regelbasierte und ad-hoc-Workflows wie Reklamations- und QS-Workflows selbst zu generieren. Zusätzlich zu den Paketen können Kunden weitere Produkte für die Rechnungseingangsverarbeitung und das Vertragsmanagement hinzubuchen.

    Zu den mittelständischen Kunden im deutschsprachigen Raum zählen beispielsweise der Unterhaltungselektronikanbieter hama und der Schienenfahrzeughersteller Talgo. Erhältlich sind die Lösungen direkt über Easy oder einen der rund 100 Partner.



    Dokumentenmanagement für jedermann von ecoDMS

    Anwender sehen Dokumente in Karten zusammen mit einer direkten Vorschau und allen verfügbaren Dokumenten-Informationen (Bild: ecoDMS)Anwender sehen Dokumente in Karten zusammen mit einer direkten Vorschau und allen verfügbaren Dokumenten-Informationen (Bild: ecoDMS)Trotz des günstigen Verkaufspreises von 89 Euro pro User und Lizenz steckt hinter »ecoDMS« keineswegs eine Billiglösung, sondern eine Software, in die die Erfahrung aus vielen Großprojekten wie aus dem Versicherungsbereich eingeflossen ist. Für solche Unternehmen entwickelt das gleichnamige Unternehmen ecoDMS bis heute Individualsoftware für dokumentenbasierte Prozesse und andere Zwecke und leistet entsprechenden Support. Im Laufe der Zeit hat die Firmenleitung die Idee aufgegriffen, eine Art »Archivsystem für jedermann« zu entwickeln. 2011 kam dies erstmals für 29 Euro im reinen Online-Vertrieb auf den Markt. Als zwei Jahre später rund 2.000 Kunden erreicht waren, entschloss sich das Unternehmen, die Schnittstellen freizugeben, damit Anwender eigenständig die Lösung weiterentwickeln können. 2015 begann Ecodms, die ohne eigenen Vertrieb arbeitet, Reseller einzuführen.

    Anfang 2021 hat Ecodms das Lizenzmodell überarbeitet: Kunden können mit einer Lizenz alle in einem Zeitraum von 48 Monaten folgenden Updates für 159 Euro gleich mitbeziehen. Eine Erstlizenz mit einem Update-Zeitraum von 24 Monaten kostet wie bisher pro gleichzeitiger Verbindung einmalig  89 Euro. Der Update-Zeitraum ist beim Lizenzkauf frei wählbar. Das neue Lizenzmodell soll Kunden langfristige Planungssicherheit bieten. Zudem profitieren sie durch die nun kontinuierlich ausgelieferten Aktualisierungen regelmäßig von Funktionserweiterungen und Verbesserungen. Wie bisher kann die einmal erworbene Softwarelizenz auch weiterhin unabhängig vom gewählten Update-Zeitraum zeitlich unbegrenzt genutzt werden. Die Lizenz läuft zwar nie ab, allerdings ist das Einspielen von Updates nach Ablauf des bezahlten Update-Zeitraums eingeschränkt.

    Die Anfang 2021 vorgestellte Version besitzt eine erweiterte Funktionalität und eine neue Oberfläche, die die Anwendung maßgeblich simplifizieren sollen. Dazu trägt unter anderem eine einfachere Suchfunktion und Ergebnisdarstellung bei. Zudem können Suchanfragen nun als Favoriten gespeichert werden und lassen sich so schnell wieder aufrufen. Standardmäßig speichert die Software Favoriten für die persönliche Nutzung, Administratoren können aber auch globale Suchanfragen erstellen und speichern und diese mit bestimmten Benutzern oder Gruppen teilen.

    Auch die Volltextsuche, die Dokumenteninhalte, Metadaten, Klassifizierungen und Notizen erfasst, hat der Hersteller verbessert. Über die »Erweiterte Suchfunktion« greifen Benutzer nun auf alle verfügbaren Klassifizierungsattribute und die Volltextsuche zurück.

    In der neuen Kachelansicht enthält jede Dokumentenkarte eine direkt sichtbare Dokumentenvorschau (PDF), die wesentlichen Klassifizierungsinformationen, eine historische Übersicht der durchgeführten Aktivitäten, sowie eine Auswahl von ausführbaren Funktionen, darunter Ansehen, Bearbeiten und Erstellen von Notizen sowie die Versionsverwaltung.

    Ein Clipboard-Tab als virtuelle Sammelmappe erlaubt es, Dokumente zu einem Vorgang oder Projekt zusammenfassen und so gesammelt Kollegen zur Verfügung stellen oder zu versenden. Außerdem werden alle Aktivitäten zu Dokumenten übersichtlich mit Datum, Uhrzeit und Benutzernamen dargestellt.

    Änderungen innerhalb der Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten dokumentiert die Software ebenso wie Benutzeraktionen - etwa Öffnen, Versenden oder Exportieren von Dokumenten. So sind alle Verarbeitungs- und Archivierungsschritte anhand von Datum, Uhrzeit und Benutzernamen jederzeit nachvollziehbar. Die neue Aktivitätenübersicht fasst die wesentlichen Informationen dazu zusammen.

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    ELO: DMS und elektronische Workflows

    Dokumente und Ordner lassen sich aus einem ELO System mit einem Microsoft Teams Channel teilen (Bild: ELO Digital Office)Dokumente und Ordner lassen sich aus einem ELO System mit einem Microsoft Teams Channel teilen (Bild: ELO Digital Office)Mit dem seit Juni 2021 verfügbaren »ELO ECM 21« von ELO Digital Office lassen sich Geschäftsprozesse digitalisieren und Informationen zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung stellen. Trotzdem werden unternehmensrelevante Informationen an einer Stelle zentral abgelegt. Zu den Grundfunktionalitäten der ELO ECM Suite zählen die digitale Archivierung von Dokumenten und die Versionierung, die Änderungen transparent macht.

    Zudem bietet die Lösung Werkzeuge zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an Datenschutz und –sicherheit wie eine AES-256-Bit-Verschlüsselungstechnologie. Wenn ein Dokument besonders geschützt werden muss, sorgen Zugriffskontrollen, Protokollierung und ein mehrstufiges Berechtigungssystem für zusätzlichen Schutz.

    ELO ECM 21 ist das erste Feature-Release, dem weitere, themenorientierte Feature-Releases folgen sollen. Alle zwei Jahre sind Long-Term-Support-Releases (LTS-Releases) geplant. Neben der technischen Basis für diese Vorgehensweise liefert ELO ECM 21 Verbesserungen bei der Automatisierung von Aufgaben und der Integration in gängige Kollaborations-Tools. Mit einer Schnittstelle zu DocuSign bietet sie die Möglichkeit, alle abgelegten Dokumente mit einer digitalen Signatur zu versehen.

    Verschiedene Möglichkeiten für anstehende Digitalisierungsaufgaben bietet »ELO Flows«. Dabei handelt es sich um ein Konfigurations-Tool, mit dem Administratoren Automatisierungsaufgaben auf Client- und Serverebene ohne Scripting umsetzen können. Die Konfiguration der Automatisierungen erfolgt in einer webbasierten Konfigurationsoberfläche und erlaubt laut Hersteller eine weitgehendere Anpassung als bisher möglich.

    Ohne zusätzliche Anpassungen lassen sich zudem viele ELO-Anwendungen in Microsoft Teams integrieren. Beispielsweise können Mitarbeiter Dokumente und Ordner aus dem ELO-System mit einem Microsoft Teams-Channel teilen. Die Daten liegen dabei weiterhin sicher im lokalen ELO Repository.

    Ebenso ist die Einbindung des »ELO Web Client« in Microsoft Teams möglich. Damit können Anwenderinnen und Anwender aus Microsoft Teams direkt auf das ELO Repository zugreifen. Auch die Wissensmanagement-Lösung »ELO Knowledge« lässt sich als App in Microsoft Teams integrieren und bietet dann direkt aus Teams Zugriff auf die unternehmensweite Wissensdatenbank sowie die Möglichkeit, dort vorhandene Inhalte mit einem Teams-Channel zu teilen.

    Zusätzlich stehen zahlreiche weitere Module zur Verfügung, um die ELO ECM Suite mit Systemen wie SAP, Sharepoint und Datev-Software zu verbinden. Funktionale Erweiterungen wie eine automatisierte Metadatenvergabe via Barcode und Langzeitspeicherung sind ebenfalls verfügbar. Zudem gibt es Lösungen für transaktionale Prozesse wie Rechnungs-, Vertrags- und Besuchermanagement.

    Mit den »ELO Business Solutions« stellt ELO gerade für Mittelständler aufgabenspezifische Out-of-the-Box-Geschäftslösungen zur Verfügung, die sich schnell implementieren und nutzen lassen, da Standardprozesse hinterlegt sind. Individuelle Anpassungen können ohne zusätzliche Programmierarbeit über Einstellungsfunktionen vorgenommen werden. Die prozessbezogenen Dokumentenmanagementlösungen gibt es für das Management von Rechnungen, Besuchern, Verträgen und die öffentliche Verwaltung.

    Zu den mittelständischen ELO-Kunden zählen beispielsweise Achat Hotels, BeCo Matratzen und Braun Aufzüge.


    Fabasoft: Sichere Online-Teamarbeit

    Fabasoft Business Process Cloud; stark bei digitaler Zusammenarbeit und Workflows (Bild: Fabasoft/ (c) shapecharge E+ via Getty Image)Fabasoft Business Process Cloud; stark bei digitaler Zusammenarbeit und Workflows (Bild: Fabasoft/ (c) shapecharge E+ via Getty Image)Die Stärken des aus Österreich stammenden Unternehmens Fabasoft liegen in den Bereichen der sicheren Online-Zusammenarbeit und bei unternehmensübergreifenden Geschäftsprozessen über Unternehmensgrenzen hinweg. In der »Fabasoft Business Process Cloud« tauschen Unternehmen Geschäftsdaten aus und arbeiten ortsunabhängig zusammen. In puncto Sicherheit kann der Kunde für die Datenspeicherung eine Cloud-Lokation in Deutschland, Österreich und der Schweiz wählen. An dieser Lokation speichert Fabasoft die Daten synchron in zwei geographisch getrennten Rechenzentren. Die Zusammenarbeit in der Fabasoft Business Process Cloud erfolgt in »Teamrooms«. Ein Teamroom ist ein Online-Arbeitsbereich, zu dem nur explizit berechtigte Personen mit entsprechender Einladung und sicherer Authentifizierung Zugang haben. Dafür stehen unter anderem die Zwei-Faktor-Authentifizierung oder die Anmeldung mit digitaler Identität zur Auswahl.

    Zusätzlich bietet das Produkt Business-Features wie Auditing, dynamische Wasserzeichen für Dokumente, Vorlagenmanagement, Textbausteinsammlungen, kontextsensitive Volltextsuche, PDF-Dokumentenvorschau direkt in der Benutzeroberfläche und zahlreiche standardisierte Schnittstellen zu Anbindung von Drittprodukten (z.B. SAP). Durch die Zeitreise-Funktion haben Benutzerinnen und Benutzer die Möglichkeit, Dokumente und Metadaten zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit zu betrachten. Ein fertiges Set an Prozessvorlagen (beispielsweise zur Freigabe) sowie ein grafischer Editor zur Modellierung von Geschäftsprozessen gemäß dem Standard BPMN 2.0 unterstützen bei der digitalen Transformation von Geschäftsprozessen. Die Lösung erlaubt die unternehmensweite Administration von Sicherheitseinstellungen sowie der firmenspezifischen Organisationsstruktur in der Cloud. Die Fabasoft Business Process Cloud kann um das Produkt »Fabasoft Contracts« erweitert werden, wodurch Funktionalitäten rund um das Thema Vertragsmanagement wie das Fristenmanagement und Prozesse für die Einhaltung von Vertragsrechten und -pflichten zur Verfügung stehen.

    Für Kunden, die ihre Daten in ihrem eigenen Rechenzentrum speichern wollen, bietet Fabasoft die Fabasoft Business Process Cloud auch als Appliance an. Zu den Kunden zählen beispielsweise Gynial aus dem Gesundheitsbereich sowie GF Casting Solutions aus dem Fertigungssektor.


    GSD Software: Dokumente und Kontakte managen

    Die Lösung »DOCUframe« unterstützt laut GSD Software betriebswirtschaftliche Prozesse im Mittelstand über Abteilungen hinweg. Sie trägt dazu bei, dass eingehende Dokumente revisionssicher erfasst und archiviert werden können. Dokumente wie Fax oder E-Mail lassen sich automatisch entsprechenden Kunden zuordnen. Das Dokumentenmanagement dient somit auch als Grundlage eines Kundenbeziehungsmanagements. Über die Kundenbeziehung hinaus lassen sich auch die Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern managen. Ferner deckt Docuframe unter anderem Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Kampagnenmanagement, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung ab.

    Für bestimmte Themen wie Dokumentenlenkung und –versionierung, Projekt- und Kampagnenmanagement sowie grafisches Workflowmanagement bietet die Lösung dedizierte Module. Außerdem verspricht der Hersteller, dass aufgrund der integrierten, um betriebswirtschaftliche Funktionen erweiterten Programmiersprache »DOCUcontrol« nichts bleiben muss wie es ist. Nach entsprechender Schulung sei es bei Bedarf für den Anwender selbst möglich, innerbetriebliche Prozesse abzubilden und flexibel an unterschiedliche Anforderungen anzupassen.

    Zum Kundenkreis von GSD Software zählt Maier Haushaltspflege, die Reinigungs- und Pflegeprodukte im Haushaltsbereich vertreibt und mit Docuframe Dokumenten- und Kundenbeziehungsmanagement abdeckt.

    Kendox: Skalierbare DMS-Lösung versteht sich gut mit Drittsystemen

    Neben Windows Client und Web Client verfügt Kendox Infoshare über einen Mobile Web Client (Bild: Kendox)Neben Windows Client und Web Client verfügt Kendox Infoshare über einen Mobile Web Client (Bild: Kendox)Die »Kendox InfoShare« Produktfamilie vom Schweizer Anbieter Kendox ist sowohl für die Installation beim Kunden als auch für den Einsatz als Cloud Service ausgelegt, um elektronische Dokumenten, Informationen, Akten und Prozesse zu managen. Dabei kann die skalierbare Lösung kleinere Teams und Arbeitsgruppen sowie unternehmensweite Anwendungen unterstützen. Für die Bedienung stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Nutzer können per Windows Client, einem Web Client im Browser oder über eine führende Anwendung wie ein ERP-System zugreifen. Außerdem existiert ein auf »HTML5« und »JavaScript« basierender »Mobile Web Client«, der für mobile Geräte und Cloud-Anwendungen entwickelt wurde.

    Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügt über verschiedene Unterfunktionen. Dokumente werden erfasst, im DMS unter Compliance-Gesichtspunkten archiviert und mit bestehenden Geschäftsprozessen verbunden. Zusätzlich werden Dokumente mit vorhandenen Standard- und Fachanwendungen integriert.

    Mit dem »InfoShare Process Manager« können Abläufe vordefiniert werden, so dass wiederkehrende Prozesse immer identisch ablaufen. Es entsteht Transparenz, an welcher Stelle sich der Gesamtprozess aktuell befindet und wer gerade verantwortlich ist. Zusätzlich können individuelle Abläufe auch ad-hoc definiert werden – der Benutzer kann bei Bedarf also festlegen, welchen Weg beispielsweise ein Dokument durchlaufen muss, um letztendlich freigegeben zu werden.

    Alle Dokumente werden im »Kendox InfoShare Server« abgelegt und verwaltet, um eine gesetzeskonforme Aufbewahrung zu ermöglichen. Dabei ist es unerheblich, wie die Dokumente ins System kommen. Das Einscannen von Dokumenten wird ebenso unterstützt wie die manuelle Archivierung von Dokumenten und E-Mails aus den Standard-Anwendungen wie »Microsoft Office«, »Outlook« und das automatische Ablegen von Inhalten aus Fachanwendungen.

    Zu den Anwenderunternehmen von Kendox Infoshare zählt beispielsweise Vöhringer, ein international aufgestelltes Familienunternehmen mit über 300 Mitarbeitern, das sich vor allem auf Leichtbauprodukte für die Caravan- und Wohnmobilindustrie spezialisiert hat. Zusätzlich zur Archivierung von Ausgangsbelegen wie Rechnungen und Lieferscheinen werden eingehende Rechnungen in Kendox Infoshare einem Freigabeprozess zugeführt, der sowohl mit der hauseigenen Branchenlösung »VOS« als auch mit der Finanzbuchhaltung integriert ist. Neben verschiedenen Workflows nutzt das Unternehmen eine digitale Personalakte, die mit der Lohnbuchhaltung kombiniert ist und Mitarbeitern per Self-Service zur Verfügung steht.

    Dokumentenmanagement mit Kyocera Workflow Manager

    Managen von Dokumenten mit Kyocera Workflow Manager (Bild: Kyocera)Managen von Dokumenten mit Kyocera Workflow Manager (Bild: Kyocera) Mit dem »KYOCERA Workflow Manager« bietet KYOCERA eine Lösung, mit der sich geschäftskritische Dokumentenprozesse aus Bereichen wie Personal, Einkauf, Vertrieb und allgemeiner Verwaltung verbessern lassen. Laut Kyocera kommt die Lösung ohne aufwändiges Customizing aus, das bei DMS-Projekten viel Zeit in Anspruch nehmen kann, von kleineren und mittleren Unternehmen aber oftmals gar nicht benötigt wird. So geht es den meisten Unternehmen zunächst darum, die täglichen Prozesse wie den Rechnungslauf oder die Personalverwaltung zu optimieren. Hierzu bietet der Kyocera Workflow Manager vorkonfigurierte Prozesse und fertige elektronische Akten für die Bereiche Einkauf, Verkauf, Personal sowie Vertrags- und Rechnungswesen, die sowohl einzeln als auch kombiniert genutzt werden können. Überdies lassen sich Prozesse definieren, um etwa eine Umlaufmappe zu starten. Erweiterungen für zusätzlich benötigte Funktionen sind ebenfalls möglich.

    Nutzer erhalten auch aus dem Home Office Zugriff auf gerade benötigte Dokumente. Durch eine selbsterklärende Bedienung ist laut Kyocera kein besonderer Schulungsaufwand erforderlich. Das Einbinden von Dokumenten und E-Mails geschieht per Drag and Drop. Der Informationszugriff erfolgt über eine übersichtliche Ablagestruktur und mittels Suchmaske oder Volltextsuche.

    Zur Einhaltung der DSGVO bietet der Kyocera Workflow Manager Werkzeuge, die es ermöglichen Korrekturen personenbezogener Daten durchzuführen. Personendaten können zum Beispiel als Visitenkarte, als Klartext in Datensätzen oder auch in Dokumenten vorkommen. Im Administrationsbereich lassen sich diese Daten zentral systemweit anonymisieren oder löschen. Die Vorgänge werden protokolliert und alle Änderungen sind jederzeit einsehbar. Zudem können die im Kyocera Workflow Manager erfassten personenbezogenen Daten in eine Exportdatei ausgegeben und zur Verfügung gestellt werden.

    Übliche Projektvolumen mit dem Kyocera Workflow Manager liegen zwischen 15.000 und 30.000 Euro und beinhalten Dienstleistungen sowie ein Jahr Wartung und Support. Zu den Referenzkunden zählen unter anderem das Dienstleistungsunternehmen Gluth und der Abfallentsorgungsverband Schwarze Elster. Die Vermarktung geschieht über die Kyocera eigene DMS Business Unit und über zertifizierte DMS Platin Partner.


    M-Files: Effektive Metadaten getriebene Architektur

    Dokumentenmanagement mit M-Files im Windows-Explorer-Look (Bild: M-Files)Die Lösungen des finnischen Softwareherstellers M-Files sind sowohl in Europa als auch den USA verbreitet. Sie adressieren reines Dokumentenmanagement mit Funktionen zur Versionierung und Suche sowie Workflow-Funktionen und agieren als zentrale Plattform für die Verwaltung von Front-Office- und Back-Office-Geschäftstätigkeiten. Das Marktforschungsunternehmen Gartner hebt in Bezug auf M-Files die skalierbare und effektive Metadaten-getriebene Architektur hervor. Der M-Files-Ansatz beinhaltet, Informationen danach zu verwalten, um »was« es sich handelt, und nicht danach, »wo« sie gespeichert sind.

    Mittelständischen Unternehmen dürfte eine dem Microsoft Windows Explorer ähnliche Benutzeroberfläche entgegenkommen. Serverseitig arbeitet M-Files mit verschiedenen Microsoft-Windows-Betriebssystemen. Clientseitig lassen sich neben Microsoft-Windows-Systemen unter anderem auch Mac-User einbinden. M-Files unterstützt alle Microsoft Office-Dateiformate und ermöglicht die Integration mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Dynamische Ansichten erlauben, eigene Filter auf spezifische Informationen zu erstellen. So lassen sich in der Vertragsverwaltung nur Verträge und deren Workflowstatus anzeigen, die in den nächsten sechs Monaten auslaufen. Anwender können auch E-Mails übersichtlich, beispielsweise projektbasiert, verwalten und archivieren.

    Ebenfalls hervorzuheben sind die flexiblen lokalen, cloudbasierten und hybriden Bereitstellungsmöglichkeiten. Im Zusammenhang mit dem Offline-Betrieb ist die Check-Out- und Check-in-Funktion für Dokumente und ganze Projektordner anwendbar.

    Alle Standardanwendungen inklusive Workflows mit grafischen Workfloweditor, mobilem Zugriff per Apple, Android und Windows Phone sowie beliebig viele Mandanten sind in einer »Named User Lizenz« für 495 Euro enthalten. Daneben können auch »Concurrent-« und »Read Only-« Lizenzen erworben werden. Zur Scanerfassung und Klassifizierung sind Zusatzlizenzen erforderlich. Der Funktionsumfang im mobilen Bereich umfasst unter anderem den Start von Ad-hoc-Workflows über mobile Clients, die Verwendung bereits erstellter Workflows und die archivweite Suche und Zugriff auf alle Inhalte. Ebenso können Anwender von unterwegs aus Dokumente wie Spesenbelege direkt in M-Files einscannen und der Reisekostenabrechnung hinzufügen.

    Die Workflows verfügen über eine unbegrenzte Archivgröße und eine unbegrenzte Anzahl an getrennten Archiven beispielsweise für die Geschäftsleitung, Holdings und Schwestergesellschaften. Der grafische Workflow Editor begleitet die Implementierung jedes beliebigen Geschäftsvorgangs mit allen erforderlichen Schritten, Aufgaben sowie Vor- und Nachbedingungen. Die Beteiligten des  Vorgangs können per E-Mail über ihre Aufgaben informiert werden und es besteht die Möglichkeit, Dokumente und weitere Objekte ihrer elektronischen To-Do-Liste in M-Files hinzuzufügen. Alle Schritte des Workflows können im Versionenverlauf nachverfolgt werden. Die Berichterstellungsfunktionen von M-Files erleichtern die visuelle Überwachung von Vorgängen und die Identifizierung von Problemen mit dem Ziel der Vorgangsverbesserung und -optimierung.

    In der Ende 2017 vorgestellten Version »M-Files 2018« ermöglicht der Hersteller zahlreiche Konnektoren zu Drittanbietern. So kann der Nutzer auf Dokumente und Informationen aus anderen ECM- und Business-Anwendungen zugreifen. Verschiedene Konnektoren wie zu »SharePoint Online«, »OpenText«, »Box«, »Documentum«, »DocuWare« und »Filenet« sind bereits verfügbar. Darüber hinaus können auch Partnerunternehmen und Kunden von M-Files Konnektoren eigenständig entwickeln.

    M-Files-Software wird über Partnerunternehmen vertrieben. In Deutschland zählen hierzu fido, DMSFACTORY und Electric Paper, in der Schweiz agiert unter anderem graphax als Vertriebs- und Lösungspartner.


    Optimal Systems: Arbeiten mit digitalen Akten

    Mit enaio den richtigen Überblick am digitalen Arbeitsplatz bekommen (Bild: Optimal Systems)Das Berliner Softwarehaus Optimal Systems bietet mit »enaio« eine ECM-Software für unternehmensweit einsetzbares digitales Informationsmanagement für Mittelstand und Konzernbereiche. Im Wesentlichen geht es dabei um umfassendes Informationsmanagement sowie die Digitalisierung und effiziente Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, Informationen schnell zu finden, transparent zu verwalten, sicher zu archivieren und das Konzept des Digital-Workplace zu realisieren. Enaio eignet sich zur Darstellung aller digitalen Akten, von Beschaffungs- und Lieferantenakten, Projekt- und Vertragsakten über Kunden- und Personal-, Immobilien- und Bauakten bis zu Schiffs- und Patientenakten. Die ECM-Software ist universell in allen Bereichen und Abteilungen einsetzbar. Mitarbeiter, die es nutzen, erhalten jeweils ihre passende, individuelle Sichtweise auf die Information, die für die eigene Arbeit benötigt wird. 

    Mit den in der Version 10.0 enthaltenen Neuerungen will der ECM-Spezialist seine Kunden bei der anstehenden Migration auf »S/4 HANA« und der pandemiebedingten Verlagerung vieler Arbeitsplätze ins Homeoffice inklusive der damit stark gestiegenen Nutzung von Microsoft 365 unterstützen. Die Integration des SaaS-Angebots von Microsoft in Enaio 10.0 hilft auch bei der Cloud-Nutzung Transparenz und geregelte Prozesse aufrecht zu erhalten. International tätige Kunden werden die neu hinzugekommene Unicode-Unterstützung schätzen – gerade, wenn sie in Osteuropa, Asien oder generell Ländern mit abweichenden Zeichensätzen tätig sind.

    Neben Enaio vertreibt Optimal Systems auch Software unter der Marke  »yuuvis«. Während die seit mehreren Jahren etablierte ECM Suite Enaio über 100 Lösungen für Industrie, Verwaltung und Kliniken bietet, eignet sich »yuuvis« insbesondere für Lösungsentwickler, die auf offenen Standards basierende Fachanwendungen erstellen wollen.

    Unternehmen aus verschiedenen Branchen setzen die ECM-Software auch europaweit ein. Hierzu zählen der Radiosender Antenne Bayern, der Farbenhersteller Schulz und der Hersteller von Küchengeräten Ritter.


    Akzentum und Habel vereinen sich unter Proxess

    Moderne Oberfläche von Proxess 10 (Bild: Proxess)Moderne Oberfläche von Proxess 10 (Bild: Proxess)Das 2019 aus den Unternehmen Akzentum und HABEL entstandene Softwareunternehmen PROXESS will auch seine bis zum Zusammenschluss unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Systeme »HABEL DMS« und »PROXESS« vereinen. Schrittweise sollen sie in ein gemeinsames überführt werden, das den Namen »PROXESS« trägt. Die aktuellste Version nennt sich »PROXESS 10 2020R2« und unterstützt nun auch die kostenfreie Datenbank »MySQL Server« von Oracle.

    Proxess will seine 40.000 Anwender auf dem Weg der digitalen Transformation begleiten und ihnen keinen harten Wechsel aufgrund der Fusionierung bereiten. Dabei stehen dem Unternehmen zufolge ein automatisierter Prozessablauf zur Schaffung von zeitlichen Ressourcen und die rechtssichere, digitale Archivierung nach GoBD bei einfachem Handling im Fokus.

    Proxess 10 bietet Schnittstellen zu verschiedenen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen sowie Integrationen in Office-Anwendungen und E-Mailsysteme. Zusatzmodule wie Belegleser, digitaler Rechnungsworkflow und E-Rechnung runden das Gesamtpaket zur Automatisierung von Standardprozessen ebenso ab wie Tools für das Vertrags- und Personalmanagement und die E-Mail-Archivierung.

    Zu den Basisfunktionen zählt eine Check In-/Check Out-Funktion, die es ermöglicht, Dateien zur lokalen Bearbeitung auf dem Desktop aus dem Archiv auszuchecken, um diese zu bearbeiten. Währenddessen sind sie weiterhin von allen Anwendern recherchier- und sichtbar, können aber nicht verändert werden. Anschließend wird die geänderte Datei beim Einchecken automatisch als neue Version archiviert.

    Mit »Apache Solr« lässt sich ein separater Stand-Alone-Volltextserver für Proxess betreiben. Aufgrund serverseitiger OCR-Texterkennung werden TIFF- und PDF-Dateien beim Archivieren vom System automatisch volltextausgelesen. Somit sind sie sogar rückwirkend für bereits archivierte Dokumente über die Volltextsuchfunktionen in Proxess recherchierbar.

    Zudem ist der Import von externen Stammdaten, zum Beispiel aus ERP-Systemen, und deren Nutzung für die Indexierung von Dokumenten möglich.

    Kommentare (3)
    18.06.2021 - Gerry

    @UKampffmeyer:

    Ich denke dass LoboDMS ausgelassen wurde im Vergleich ist eine gute Sache. Die Entwicklung von LoboDMS scheint mir ziemlich (oder ganz?) eingestellt worden zu sein, Programm ist auch in 2021 noch 32bit-only was
    - Serverseitig ein Problem ist (weil sie ihre Memory Leaks nicht im Griff haben, und ganz allgemein weil es einfach keine gute Idee ist eine Datenbank im Terabyte-Bereich mit einem Programm zu verwalten was auf 2GB Arbeitsspeicher begrenzt ist)
    - Clientseitig kein 64Bit Office unterstützt wird

    Neben der grundsätzlich fehlenden Weiterentwicklung werden jetzt Stand 2021 auch grobe Bugs nicht mehr behoben (Outlook Abstürze durch LoboDMS Plugin sind mehrfach am Tag völlig normal).

    Vielleicht wacht der Hersteller von LoboDMS ja nochmal aus seinem Tiefschlaf auf, ich befürchte aber da steht bald eine komplette Einstellung des Produktes an, bzw. wohl eher ein langsames sterben-lassen. Natürlich für ein Dokumentensystem in dem man seine ganze Ablage hat wirklich eine Hiobsbotschaft...

    23.04.2020 - as

    Die Übersicht beruht auf Herstellerangaben und von uns recherchierten Informationen. Dass manche Lösungen von weiteren Herstellern noch nicht aufgeführt sind, liegt meist daran, dass die verfügbaren Informationen nicht ausreichen, um sie in die Übersicht aufzunehmen. Allerdings sprechen wir relevante Unternehmen regelmäßig an, uns entsprechende Informationen zur Verfügung zu stellen und freuen uns auch, wenn Anbieter mit uns in Kontakt treten!

    23.04.2019 - UKampffmeyer

    Unser Kommentar [bit.ly/ecm-kmu]:
    Die Online-Publikation ECMguide.de (www.ECMguide.de) hat aus Hersteller-Informationen eine "Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen" zusammengestellt. Die meisten der bekannten Anbieter für Dokumentenmanagement-Lösungen in Deutschland sind dabei (in alphabetischer Reihenfolge, unterschiedlich lange Einzelartikel): Alfresco, Amagno, Docuware, D.velop, ecoDMS, ELO Office, Fabasoft, GSD, Kendox, M-Files, Optimal Systems, SER und Windream (bit.ly/kmu-dms).
    Sozusagen eine klassische Auswahl. Obwohl eine ganze Reihe durchaus relevanter Anbieter wie z.B. LoboDMS, COI, Kyocera/Ceyoniq, Canon, EASY Software, Hyland, XEROX etc. ausgelassen wurden.

    Und natürlich fehlt das Wichtigste. Die Definition! Was ist ein DMS-Mittelstandspaket? Welche Funktionalität kann ein KMU erwarten? In welchem Preis-Range bewegt man sich (denn die genannten Anbieter haben auch deutlich Größeres zu deutlich höheren Preisen)? Gibt es eine passende vorkonfigurierte Lösung?
    Das Wichtigste im Mittelstand sind die Branchen-Pakete. "Wer bietet welche KMU-Lösung für welche Branche in welcher Skalierung an?" - das wäre die eigentlich wichtige Frage gewesen. So bleibt die Zusammenstellung leider nur Werbung auf Basis der Herstellerangaben.